1.       Введение

В настоящее время для процветания фирмы необходимо не только предоставлять качественные товары и услуги, отвечающие потребностям покупателя, быстро адаптироваться к изменению их потребностей и предпочтений, но разрабатывать новые технологии и бизнес-процессы.

Для конкурентоспособности фирме необходимо внедрение систем автоматизации процессов для оптимизации производственной деятельности.

В данном курсовом проекте рассматривается автоматизация работы сотрудника работающего в отделе сбыта в ООО "Beta”.

В проекте вырабатываются проектные решения на основе сбора и анализа материалов обследования организации, разрабатывается реализация информационного, технического и программного обеспечения, учитывая специфику данной области.

В работе описываются основные положения по созданию системы: назначение, подробное описание, состав подсистем, а также поэтапно разрабатываются проектные решения.

Предполагается создание системы многопользовательского режима, что подразумевает создание защиты данных, а именно разграничение прав доступа.

2.       Теоретическая часть

Проект разрабатывается для предприятия ООО "Beta”, которое занимается производством и продажей офисной мебели.

Задачей данного курсового проекта является автоматизация планирования работ по выполнению заказов клиентов в отделе сбыта.

На предпроектном этапе курсового проекта будут рассматриваться  два основных этапа: сбор материалов обследования и анализ материалов обследования, результатом выполнения которого является  разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ).

Для реализации проекта выбирается технология оригинального проектирования, для которого характерно создание уникального проектного решения при невысокой стоимости разработки, понятности и доступности получаемого решения.

Методом организации проведения обследования выбирается метод локального проведения обследования, используемый для разработки проекта отдельной задачи. Будет проводиться индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком. Подразумевается выборочное обследование предметной области параллельно с выполнением работ, то есть одновременно со сбором будет происходить изучение полученных материалов.

Методом сбора материалов обследования выбирается метод, выполняемый силами проектировщика-исполнителя, который подразумевает анализ операций, беседы и консультации с руководителями, опрос исполнителей на рабочих местах.

Основываясь на вышеизложенном, в ходе сбора материалов обследования для последовательности в проведении анализа была составлена программа обследования (табл.1). В программе содержится перечень вопросов, ответы на которые дадут полное представление о деятельности ООО "Beta” и должны будут учтены при автоматизации.

Также для организации труда во время сбора материалов обследования и его последующего анализа разработан план график проведения работ, который представлен в табл. 2. План-график хорошо показывает планирование и оперативное управление работ на предпроектной стадии.

В ходе проведения обследования организации делаются выводы.

ООО "Beta” - одна из крупнейших фирм Москвы, занимающихся производством и продажей мебели для офиса.

Целями организации является получение прибыли. ООО "Beta” сотрудничает в основном с 3 предприятиями, в основном это поставщики материалов: ЗАО "Мебель Про”, ООО "Европа”, ООО "NewLine”.

Аппарат управления организации состоит из генерального директора, заместителя по маркетингу, заместителя по финансам, заместителя по персоналу.

В организации имеются следующие технические и экономические отделы: бухгалтерия, клиентский, производственный, планово-экономический, отдел автоматизации и механизации работ, отдел материально-технического снабжения, отдел комплектации оборудования, отдел сбыта, склад, отдел маркетинга, архив и отдел технико-экономического планирования. Количество персонала насчитывает 54 человек. Наглядно основные параметры предприятия указаны в таблице 3.

После составления заявки на заказ подсчитывает окончательную сумму. После окончательно сформированного требования заказ передается в отдел технико-экономического планирования, где формируется укрупненный план производства. После, основываясь на данных плана, формируется расчет потребности в материалах и расчет плана загрузки производственных мощностей. На фирме существуют нормативы на изделия (комплектующие) и установленная нормативная мощность рабочих центров. Учитывая технологическую схему изготовления, в итоге рассчитывается план-график производства, где отражается дата выполнения заказа. Все вопросы по материальному обеспечению работы накладываются на отдел материально-технического снабжения. После формирования всех план-графиков и наряд-заказов, начинается работа производственного отдела (изготовление полуфабрикатов из изделий), после чего все готовые части исходного продукта передаются в отдел комплектации оборудования, где получается готовая мебель. Затем все укомплектованные заказы передаются в отдел сбыта.

В курсовом проекте рассматривается автоматизация  отдела сбыта.

Функции, которые реализует данный отдел:

1. Продвигает продукцию на рынки
2. Обеспечивает качество сервисного обслуживания
3. Готовит информацию для отдела маркетинга о продажах и предпочтениях потребителей

Основываясь на вышеизложенном на рис. 2 приводится описание потоков информации. Также на рис. 3.1 и рис. 3.2 приводится диаграмма потоков данных, построенные с использованием Case-средства IDEF в методологии IDEF 0. На контекстной диаграмме (рис 3.1) - самом верхнем процессе декомпозиции системы - показываются самые общие представления о системе. Далее на рис 3.2 показана декомпозиция на основные процессы: формирование укрупненного плана производства, расчет потребности в материалах, расчет плана загрузки производственных мощностей и расчет план-графика производства. Целью построения иерархически взаимосвязанных потоков информации является необходимость сделать требования к системе ясными на каждом уровне детализации.

В организации предполагается по модульная полная автоматизация, на первом этапе принято решение автоматизации отдела технико-экономического планирования на основании того, что от работы данного отдела во многом зависит производительность и эффективность работы всей организации. От планирования зависит весь контроль деятельности, эффективность работы с клиентами.

Важность показывает и взаимодействие со многими отделами: клиентский, отдел сбыта, склад, производственный отдел, планово-экономический отдел, отдел материально-технического снабжения, отдел комплектации оборудования.

Принято решение автоматизации следующих задач:

• формирование плана производства
• расчет плана-графика выполнения работ
• расчет потребности в материалах
• расчет плана загрузки мощностей работы

Далее в работе предлагается рассмотреть основные моменты информационного, технического и программного обеспечения решения задачи.

Рассматривая детально информационное обеспечение (т.е. все формы представления информации, необходимые для решения задачи, для выполнения функций управления в экономической системе и реализации бизнес-процессов) организации данного проекта, предлагается начать с анализа информационных потоков в организации. Как показывалось раннее, для реализации задачи автоматизации отдела сбыта в ООО "Beta” исходные данные поступают из клиентского отдела (это заказ), также необходимыми являются технологическая схема изготовления/сборки и документы по нормативной мощности рабочих центров и норм на производство.

Помимо выполнения такой работы требуется выдавать оперативную информацию по запросам для принятия оперативных решений. Количество таких запросов не много, но все они являются глобальными и определяющими в работе отдела сбыта. Большая часть результатных документов носит постоянный характер.

Запросы в организации составляются на бумажных носителях или сообщаются устно в другие отделы. Время выполнения работы затягивается, что непозволительно в нынешних условиях, организация теряет свою конкурентоспособность.

На первом этапе предполагается, что для эффективного поиска информации, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи необходимо представить всю имеющуюся информацию в цифровом виде. С этой целью в курсовом проекте ставится задача упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки для дальнейшего установления соответствия между значениями справочных и описательных признаков.