Введение

 

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми.

Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения.

Актуальность настоящей работы вытекает из того, что возникает необходимость автоматизировать бизнес-процессы отдела продаж компании,  ускорить и повысить эффективность предоставления данных (формирование отчетов, документов). Все это улучшит качество работы сотрудников данной организации, что приведет к повышению производительности труда за счет быстроты и простоты работы.

Объектом исследования в дипломной работе выступает деятельность компании ООО «Ашан».

Цель работы – разработать информационную систему, позволяющую автоматизировать учет остатков товаров, автоматически формировать необходимые документы и аналитическую отчетность.

Для автоматизации бизнес-процессов отдела продаж, необходимо решить следующие задачи:

1. Собрать и изучить материал о предприятии;

2. Обосновать использование вычислительной техники для ведения учета;  

3. Формализовать расчеты показателей;

4. Построить инфологическую модель;

5. Спроектировать базу данных;

6. Разработать интерфейс информационной системы.

Задачи, которые должна решать автоматизированная система: 

- ведение ассортиментного перечня товаров;

- учет прихода товаров;

- учет расхода товаров;

- формирование отчетов;

 

1.1.2 Краткая характеристика отдела «Овощи-фрукты»

Объектом  автоматизации выступает отдел по реализации овощей и фруктов, основная задача которого – реализация товаров покупателям.

Руководит отделом «Овощи-фрукты» менеджер, в обязанности которого входит:

·        управление персоналом отдела;

·        определение востребованного ассортимента овощей и фруктов;

·        формирование заявок в отдел закупок;

·        учет реализации товаров;

·        учет поступления товаров;

·        мониторинг остатков товаров;

·        формирование отчетности.

Организационная структура отдела реализации фруктов и овощей представлена на рисунке 1.2.

Рис.1.2 Структура отдела

            .

Матрица распределения функций представлена в таблице 1.1.

Таблица  1.1

Матрица распределения функций

В ходе своей работы отдел взаимодействует с другими структурными подразделениями компании:

- группа обеспечения;

- складская группа.

В группу обеспечения из отдела передается заявка на необходимые товары с указанием требуемого количества. Со склада в отдел поступают товары с сопроводительной накладной. Весь учет, составление документов и формирование отчетов осуществляется вручную c использованием офисных программ Excel, Word. Для формирования выходных форм и отчетов приходится контролировать корректность большого количества параметров. Приходится вручную сверять правильность ввода данных. И только убедившись в отсутствии недопустимых нарушений, вручную создаются отчетные документы.

1.2 Экономическая сущность задачи

Важнейшим объектами учета торговли являются товарные запасы и связанные с ними экономические показатели: розничный товарооборот, выручка от реализации товаров, валовой доход и др. Экономическая сущность показателя «Товарные запасы» проявляется в том, что изменение этого показателя в ту или иную сторону оказывает влияние на формирование конечных финансовых результатов деятельности компании, в частности, на такие показатели как прибыль, рентабельность, выручка от реализации продукции, валовой доход и др. Товарные запасы являются основными денежными вложениями для предприятий торговой сферы, основным источником получения прибыли и выступают основной проблемой ежедневного контроля. В условиях жесткой конкуренции торговые предприятия вынуждены уменьшать процент устанавливаемой надбавки на товары. Поэтому, чтобы обеспечить необходимую отдачу от вложенных средств, а также необходимые темпы роста компании актуальным является контроль за величиной товарных запасов. Товарные запасы закупленные «сверх нормы» приводят к потерям и убыткам, мешают высвобождению оборотных средств и занимают полезную торговую и складскую площадь. В то же время недостаточное количество товарных запасов может привести к постоянным перебоям с теми или иными видами товаров, а также отрицательно повлиять на отношение потребителей и в итоге снизить прибыль компании.

Исходные данные для анализа товарных запасов, реализации  товаров могут быть получены из следующих документов:

- приходная накладная;

- расходная накладная.

Исходя из данных прихода и расхода рассчитывается необходимое количество товаров, которые нужно заказать.

Результатные документы:

- заявка в отдел снабжения;

- отчет прихода;

- отчет расхода;

- отчет остатков товаров.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования автоматизированной информационной системы для решения задач

При анализе бизнес-процессов, выполняемых менеджером отдела, при обработке экономической информации были выявлены следующие недостатки:

- высокая трудоемкость обработки информации;

-   низкая оперативность;

-   невысокая достоверность результатов решения задачи из-за дублирования потоков информации и сложности методик заполнения документов;