1.3 Постановка
задачи внедрения системы документооборота
Задача - внедрить ИС таким образом, чтобы повысить эффективность работы сотрудников управления кадров и делопроизводства, эффективность работы предприятия, повысить контроля
за работой персонала.
Прямым
эффектом от внедрения ИС
можно отметить[6,17]:
- повышение
производительности труда специалистов;
- обеспечение
прозрачности учета документов;
- повышение
достоверности получаемых результатных данных.
Назначением автоматизированного комплекса задач
является:
- автоматизация создания и
контроля документов;
-
автоматизированное заполнение и актуализация справочной информации;
-
составление отчетов/
Требования к программному продукту:
- совместимость с существующей структурой учета в
организации;
- простота в использовании;
- ведение учета «от документа»;
- легкий доступ к необходимой информации;
- «дружественный» интерфейс.
Для осуществления диалога пользователя с ЭВМ
необходима диалоговая система.
Диалоговая система программного продукта должна использовать язык «меню» и язык
«запросов», что обеспечит:
- управление процессом диалога;
- интерфейс пользователя;
- выполнение сервисных и справочных функций;
- анализ и обработку ошибочных ситуаций;
- вызов обрабатывающих программ.
Диалоговая
система будет разрабатываться как автономная. Это предполагает отделение
программных блоков, связанных с диалоговыми процедурами, от блоков, связанных с
обработкой данных.
Преимущества автономной диалоговой системы:
-
концептуальная целостность диалога и единство языка общения (сокращение времени
освоения диалоговой системы);
-
упрощение разработки, отладки и сопровождения диалоговых процедур (благодаря
проработке их узкоспециализированными специалистами, не знающих детали проблемных
программ);
-
независимость прикладных программ от диалоговых процедур, способа диалога с
пользователем и типа терминов (сокращение затрат на внедрение и сопровождение
прикладных программ);
-
предоставление широких сервисных средств диалога (выдача справок, подсказок,
документации);
-
хорошая приспособляемость к изменению функций управления и операций обработки.
Создание
(загрузка) и актуализация информационной базы может осуществляться в
интерактивном и пакетном режимах.
Интерактивный
режим предполагает
ввод или обновление отдельных записей файлов по мере необходимости. Применяется
при создании и ведении файлов оперативной информации. Предполагается работа с одной
и той же экранной формой.
Пакетный
режим предполагает
предварительный сбор пакета документов или подготовку входного файла первичной
информации, с которых осуществляется загрузка (наполнение) основного файла или
его обновление. Применяется для создания и актуализации файлов
условно-постоянной информации (одноразовый ввод большого объема данных и
массовый характер обновлений) и при актуализации этих файлов.
В качестве
режима решения задачи выбран интерактивный режим, т.к. он наибольшим образом
отвечает технологии обработки информации на изучаемом объекте.
| 
