1.2 Экономическая сущность комплекса задач

Перед тем как начать проектирование системы следует произвести полный анализ работы компании и выявить комплекс задач, которые решаются на этом предприятии.

В процессе работы фирмы ООО «Строй-Сервис» образуются различные информационные потоки и бизнес-процессы. На основе этих процессов выявлены задачи, которые можно будет решить с помощью средств автоматизации.

Основной проблемой деятельности фирмы является обработка заказов от клиентов, она не автоматизирована, вследствие чего уходит много времени на поиск цен на услуги, оказываемые техникой на прием и оформление заказа.

Исходя из этих проблем, можно выделить основную задачу автоматизации. Основной задачей внедрения ИС является автоматизация работы администратора по обработке и планированию заказов от клиентов.

На рисунке 1.2 показана схема информационных связей между администратором и другими участниками требующего автоматизации бизнес-процесса.

Движение информации между фирмой ООО «Строй-Сервис» и внешней средой (клиентами, поставщиками) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к АРМ администратора различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию).

От рациональной организации потоков информации фирмы, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, состава информации и своевременного ее получения зависят оперативность и эффективность управления внутренними  процессами.

Рис. 1.2 Схема информационных связей фирмы ООО «Строй-Сервис»

К администратору салона из внешней среды поступает заявка от клиента.

Заявки могут быть следующего рода:

1.Предварительный заказ, на определенное число;

2.Непосредственное оказание услуг;

Если поступила заявка на предварительный заказ, то администратор просматривает график работы техники на желаемую дату и время, и если техника не задействована на это нужное клиенту число и дату, то администратор заносит запись в журнал «Предварительная запись».

В другом случае, если клиент приходит непосредственно в офис без предварительной записи и хочет заказать какую-либо технику для оказания услуг, на сегодняшнюю дату, то администратор просматривает график работы техники на сегодняшнюю дату, и если техника не задействована на другом заказе, то администратор оформляет заявку на желаемый вид услуги и заносит запись в журнал «Аренда». Если нужной техники нет в наличии, то администратор оформляет заявку в журнал «Предварительная запись».

В журнал администратор вносит следующую информацию:

·                   Номер записи;

·                   Дата;

·                   ФИО Клиента;

·                   Вид техники;

·                   ФИО Водителя;

·                   Вид оказываемой услуги;

·                   Цена каждой услуги.

·                   Общая сумма.

Выполнение услуг связано с использованием услуг техники, такими как доставка строительных материалов, погрузка разгрузка привезенных материалов манипулятором и пр.

После приема различных видов заявок из внешней среды от клиента, администратор  сообщает директору о поступлении заказа на оказании услуг.