1.2 Экономическая сущность комплекса задач
В ФГУП Краснозаводском химическим заводе деятельность отдела снабжения организована по следующей схеме.
От подразделений предприятия в отдел снабжения поступают заявки на необходимое сырье и материалы. С учетом текущих запасов сырья и результатов анализа расходования сырья специалисты отдела снабжения определяют необходимый объем поставки.
Далее осуществляется выбор поставщика сырья, исходя из сроков поставок, качества и цен. Решаются оперативные вопросы общения с поставщиками, соблюдения сроков поставки и номенклатуры, а также комплектности.
По мимо указанных функций, на отдел снабжения возложена задача организации складского учета сырья и материалов.
Рис. 1.2 –Структура отдела снабжения
Начальник отдела снабжения организует своевременное обеспечение предприятия необходимым количеством сырья и материалами.
Также задачи руководителя отдела включают использование в текущей деятельности отдела системных методов работы с поставщиками. Выделим наиболее важные задачи:
· контроль сертификации поставляемого сырья и материалов;
· эффективное взаимодействие с производственными подразделениям предприятия, своевременное выполнение заявок на закупку сырья и материалов;
· проведение исследований рынка, составление прогнозов цен на сырье;
· организация и внедрение в деятельность отдела современных приемов и методов исследования сырьевого рынка с целью нахождения наиболее выгодных поставщиков;
· организация процесса управление, выработка процедур формирования товарных запасов, анализ текущего состояния товарных запасов.
Каждую товарную группу курирует отдельный инженер отдела снабжения.
Цель работы инженера состоит в обеспечении поставок сырья и материалов по курируемой товарной группе. Инженер собирает информацию с производственных подразделений о необходимом количестве материалов, определяет поставщика сырья, оформляет договорные отношения с поставщиками. Инженер передает товароведу перечень необходимых материалов и сырья.
В данной работе автоматизации полежат задачи, которые выполняет товаровед.
В обязанности товароведа входят:
- мониторинг наличия сырья и материалов на складе;
- формирование заказов поставщикам;
- ведение оперативного учета поставок и отпуска ТМЦ;
- осуществление контроля за соблюдением правил хранения ТМЦ на складе, формирование необходимых документов, связанные с поставкой и расходованием сырья и материалов;
- подготовка отчетности для руководства.
Входной информацией в работе товароведа выступают следующие документы:
- приходные накладные, содержащие сведения о поступлении сырья и материалов;
- расходные накладные, содержащие сведения о расходования сырья и материалов;
Источником поступления документа «Приходная накладная» является поставщик сырья.
По расходной накладной оформляется отпуск сырья и материалов в производственные подразделения.
Выходная информация следующая:
- заявки поставщикам;
- отчеты.
Отчеты товаровед использует в своей деятельности для определения остатков сырья, анализа прихода и расхода товарных групп.
Запасы сырья и материалов закупленные «сверх нормы» могут привести к убыткам, препятствуют эффективному обороту средств и занимают значительные складские площади. При этом недостаточное количество запасов сырья может привести к перебою с сырьем и материалам, не позволить обеспечить производство необходимо количества продукции и в итоге отрицательно повлиять на отношение потребителей и доходы предприятия.
Поэтому работа товароведа имеет важную роль в деятельности предприятия.
Для описания работы предприятия используется стандарт IDEF0. IDEF0 позволяет построить и проанализировать деятельность предприятия в разных аспектах.
Модель деятельности предприятия содержит ряд функциональных блоков. Функциональный блок представляет собой прямоугольник и определяет некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой деятельности.
Каждый функциональный блок имеет уникальный идентификационный номер и 4 входа:
- слева «Входные потоки»;
- справа «Исходящие потоки»;
- сверху «Управление»;
- снизу «Механизм».
Функциональная модель работ, осуществляемых товароведов представлена на рисунках 1.2-1.3.
На контекстной диаграмме приведен один функциональный блок «Деятельность товароведа», который в дальнейшем декомпозируется на следующие работы:
- Выдача сырья и материалов;
- Анализ потребности в сырье, планирование;
- Прием сырья и материалов;
- Формирование заказа поставщику.
