Оглавление
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ 7
1.1. Понятие хозяйственного обеспечения деятельности. Роль хозяйственного обеспечения в деятельности муниципальных органов 7
1.2. Нормативно-правовая база управления хозяйственным обеспечением деятельности муниципальных органов власти 13
1.3. Формы и методы управления хозяйственным обеспечением органов власти 16
2. АНАЛИЗ ХОЗЯЙСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА Г. ЧЕЛЯБИНСКА 30
2.1. Общая характеристика Администрации Ленинского района г. Челябинска как органа муниципального управления 30
2.2. Порядок хозяйственного обеспечения деятельности администрации Ленинского района г. Челябинска 34
2.3. Недостатки управления хозяйственным обеспечением органов местного самоуправления 42
3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 47
3.1. Мероприятия по совершенствованию хозяйственного обеспечения администрации Ленинского района 47
3.2. Эффективность предложенных мероприятий 55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
ПРИЛОЖЕНИЯ 63
ВВЕДЕНИЕ
В целях обеспечения устойчивого и комплексного социально-экономического развития муниципальных образований необходимо решение проблемы финансового снабжения муниципальных образований, причем в основном на основе повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления.
Актуальность данной задачи определяется, в частности, окончанием переходного периода реализации Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». С 1 января 2009г. органы местного самоуправления более 24 тыс. муниципальных образований обязаны начать исполнять все полномочия по решению вопросов местного значения, а также самостоятельно исполнять возложенные на них бюджетные и налоговые полномочия, в том числе формировать и исполнять собственные местные бюджеты.
Правовая основа для осуществления оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления и их материально-технического состояния, заложена в статье 18.1 Федерального закона и Указе Президента Российской Федерации от 28 апреля 2008г. №607 «Об оценке эффективности деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов», в котором установлена система показателей для оценки комплексного решения вышеназванных задач муниципальными образованиями. При этом данными показателями охвачены все основные отрасли экономики и социальной сферы муниципальных образований (образование, здравоохранение, жилищно-коммунальное хозяйство, транспорт, коммунальная инфраструктура, малый бизнес, территориальное планирование).
В связи с этим, очевидно, что поставлена глобальная цель - оценка повышения социально-экономической эффективности деятельности органов местного самоуправления и их материально-технического состояния, для стимулирования реформ в отраслях социальной сферы муниципальных образований и внедрения прогрессивных методов управления по всем направлениям деятельности органов местного самоуправления.
Эффективность деятельности органов местного самоуправления в области материально-технического снабжения, в значительной степени зависит от применения ими принципов и процедур управления, ориентированных на достижение конечного результата, разработки и внедрения административных регламентов в органах местного самоуправления и стандартов предоставления муниципальных услуг, оптимизацию функций органов местного самоуправления, в том числе контрольно-надзорных, формирование в муниципальных образованиях необходимого организационного, информационного, ресурсного и кадрового снабжения для развития местного самоуправления.
Несмотря на значимость и актуальность вопросов связанных с материально-техническим снабжением, определенные подвижки в теоретическом и практическом разрешении обозначенной проблемы, до окончательного завершения работы в данной области еще довольно далеко. Среди недостаточно освещенных направлений работы материально-технического снабжения муниципальных органов, остаются новые подходы к формированию системы снабжения государственной и муниципальной службы, не систематизирован в полной мере опыт оценки и продвижения систем материально-технического снабжения региональных и муниципальных структур управления. Все это обусловливает потребность в проведении дополнительных теоретических исследований в области материально-технического снабжения государственной и муниципальной службы, в поиске новых прогрессивных технологий материально-технической службы в органах государственной власти и муниципального управления.
Цель выпускной квалификационной работы – анализ хозяйственного обеспечения органов местного самоуправления и разработка рекомендаций по его совершенствованию.
Объектом исследования является Администрация Ленинского района города Челябинска.
Предметом исследования выступают – деятельность Администрации Ленинского района г. Челябинска по хозяйственному обеспечению.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие и роль хозяйственного обеспечения в деятельности органов местного самоуправления;
2. Изучить нормативно-правовые основы управления хозяйственным обеспечением органов местного самоуправления;
3. Перечислить формы и методы управления хозяйственным обеспечением муниципальной власти;
4. Проанализировать порядок хозяйственного обеспечения деятельности администрации Ленинского района г. Челябинска;
5. Сформулировать предложения по совершенствованию хозяйственного обеспечения органов местного самоуправления и оценить их эффективность.
Гипотеза данной работы заключена в следующем: Повышение самостоятельности районных органов муниципального образования в области материально-технического снабжения должно привести к улучшению работы районных органов власти.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.
Во введении обоснована актуальность исследования, определен объект, предмет, цели и задачи исследования.
Основная часть состоит из трех глав. Первая глава – теоретико-методологическая и включает в себя вопросы понятия хозяйственного обеспечения, его нормативно-правового регулирования, а также методы управления хозяйственным обеспечением в органах местного самоуправления.
Вторая глава носит аналитический характер. В ней представлена общая характеристика администрации Ленинского района. Проведен анализ организации хозяйственного обеспечения в администрации, а также сформулированы основные недостатки.
Третья глава – проектная. На основе выявленных недостатков сформулированы рекомендации по совершенствованию хозяйственного обеспечения и оценена их социальная эффективность.
Заключение содержит выводы и результаты исследования.
Список литературы включает 47 источников.
Работа дополнена приложениями.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ
1.1. Понятие хозяйственного обеспечения деятельности. Роль хозяйственного обеспечения в деятельности муниципальных органов
Современная работа органов муниципального управления представляет сложный процесс, функционирующий при постоянном и своевременном его обеспечении средствами производства (материалами, топливом, электро- и теплоэнергией, машинами и оборудованием), необходимыми для оказания услуг или выполнения других работ.
В условиях рынка важное значение имеет закупка наиболее экономичных видов сырья и материалов, ресурсосберегающей техники, обеспечение сохранности материальных ценностей, вовлечение в оборот промышленных отходов и вторичного сырья. Все организационные и технические операции по приобретению необходимых материально-технических ресурсов представляют деятельность ответственных органов муниципального управления. Такая деятельность учитывает соотношение между спросом и предложением, виды и уровень рыночных цен, размеры наценок на услуги снабженческо-сбытовых организаций.
Хозяйственное обеспечение деятельности организации: техническое обслуживание зданий, помещений, оборудования (лифтов, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, электросетей и т.д.), планирование, организация и контроль проведения их текущих и капитальных ремонтов, снабжение мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, организация транспортного обеспечения и охраны.
Все хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:
1) Текущее обеспечение деятельности:
• обеспечение канцтоварами
• обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
• обеспечение хозяйственными товарами
• поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
• обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)
• осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)
2) Документооборот:
• ведение документооборота
• ведение архива
• ведение библиотек, баз данных
3) Эксплуатация здания, помещения, территории:
• уборка помещений
• эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
• оформление помещений
• ремонт помещений
• обустройство прилегающих территорий
• озеленение
4) Организационная работа:
• организация рабочих мест
• организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
• организация работы переговорных
• организация питания сотрудников
• транспортное обслуживание
• курьерское обслуживание
• организация страхования сотрудников и компании
• организация переездов
5) Взаимоотношения со сторонними организациями:
• взаимодействие с органами государственной власти и местного самоуправления (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
• взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
• взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.
6) Внутреннее информирование персонала:
• организация оповещения о новых документах
• контроль исполнения поручений
• выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
• организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
• организация внутрифирменных музеев и выставок
Часть хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз.
Хозяйственное обеспечение деятельности органов местного самоуправления предназначено для осуществления функционирования органов местного самоуправления в целях выполнения ими полномочий, установленных действующим законодательством, муниципальными правовыми актами.
Хозяйственное обеспечение деятельности органов местного самоуправления включает в себя:
1) материально-техническое обеспечение – снабжение органов местного самоуправления муниципального образования материальными средствами, необходимыми им для решения вопросов местного значения;
2) организационное обеспечение – комплекс мер по организации деятельности органов местного самоуправления муниципального образования по решению вопросов местного значения и переданных государственных полномочий.
Основанием для исполнения функции материально-технического обеспечения деятельности органов местного самоуправления является потребность в материально-технических средствах: основных фондах, производственном инвентаре, хозяйственных предметах, канцелярских принадлежностях и услугах, обеспечивающих необходимые условия работы лица, занимающего муниципальную должность, работников администрации и депутатов представительного органа власти.
К средствам материально-технического обеспечения относятся:
- основные средства, со сроком службы более одного года, независимо от стоимости их приобретения (здания, сооружения и передаточные устройства, оборудование и оргтехника, мебель, средства связи, транспортные средства и прочие основные фонды),
- материальные запасы, со сроком полезного использования менее одного года независимо от их стоимости, и, не относящиеся к основным средствам в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (канцелярские принадлежности, запасные части к оргтехнике, хозяйственные товары и т.д.)
- работы и услуги, выполняемые сторонними организациями и направленные на создание нормальных условий труда главы муниципального образования, работников администрации и депутатов представительного органа (транспортные услуги, услуги телефонной и почтовой связи, коммунальные услуги, услуги по содержанию имущества администрации и представительного органа местного самоуправления, включая его ремонт, консультационные услуги, услуги по программному обеспечению, услуги привлекаемых лиц по выполнению договоров подряда и другие непредвиденные работы и услуги.)
Минимальная количественная потребность в перечисленных материально-технических средствах определяется экспертным путем с использованием статистических данных за истекшие периоды с учетом поправочных коэффициентов, связанных с изменением условий, численности персонала и поставленными задачами, по имеющимся нормативам или на основе утвержденных лимитов потребления. Расчеты минимальной потребности являются обоснованием для формирования сметы расходов на содержание органов местного самоуправления.
Материально-техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления включает следующий комплекс мероприятий:
- безвозмездное пользование имуществом, предназначенным для обеспечения деятельности органов местного самоуправления;
- приобретение и содержание транспортных средств органов местного самоуправления;
- содержание административных зданий и иных имущественных объектов органов местного самоуправления, служебных и иных рабочих помещений в состоянии, соответствующем противопожарным, санитарным, экологическим и иным требованиям, установленным действующим законодательством;
- хозяйственное обслуживание административных зданий органов местного самоуправления, в том числе охрана помещений;
- транспортные расходы, в том числе возмещение фактически понесенных расходов, в целях исполнения должностных обязанностей за пределами муниципального образования;
- расходы на обучение (в том числе участие в семинарах), повышение квалификации муниципальных служащих, главы муниципального образования, депутатов представительного органа местного самоуправления;
- обеспечение компьютерной техникой и иной оргтехникой, комплектующими и расходными материалами и ее обслуживание;
- иные мероприятия, направленные на снабжение органов местного самоуправления материально-техническими средствами, необходимыми для решения вопросов местного значения.
Организационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления - осуществляемый на постоянной основе комплекс мероприятий, включающий:
- кадровое обеспечение;
- организацию и ведение бухгалтерского учета;
- программно-информационное, информационное обеспечение, в том числе освещение деятельности органов местного самоуправления, депутатов представительного органа местного самоуправления в средствах массовой информации;
- организацию делопроизводства, в том числе машинописные и множительно-копировальные работы, обеспечение режима секретности в делопроизводстве в соответствии с инструкциями о делопроизводстве и соответствующими инструкциями;
- правовое обеспечение;
- обеспечение деятельности коллегиальных и совещательных органов (комиссий) и осуществление личного приема граждан должностными лицами органов местного самоуправления;
- методическое обеспечение;
- архивное обеспечение;
- иные мероприятия, направленные на организацию деятельности органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения.
Таким образом, хозяйственное обеспечение деятельности органов местного самоуправления представляет собой процесс обеспечения материально-техническими средствами органы местного самоуправления, а также организационное обеспечение деятельности местных органов власти.
1.2. Нормативно-правовая база управления хозяйственным обеспечением деятельности муниципальных органов власти
Порядок хозяйственного обеспечения деятельности органов местного самоуправления разрабатывается в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [2], Бюджетным кодексом Российской Федерации [1] и Уставом муниципального образования.
В соответствии со ст. 35 131-ФЗ определение порядка материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления осуществляет представительный орган местного самоуправления.
Хозяйственное обеспечение деятельности органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с утвержденными бюджетными ассигнованиями на содержание органов местного самоуправления.
В соответствии со ст. 26 Устава Челябинского городского округа [11] Челябинская городская дума определяет порядок материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Челябинска. Несмотря на правовое закрепление данной компетенции представительного органа, Челябинской городской думой до настоящего времени не принято специальное положение о материально-техническом обеспечении.
Для целей хозяйственного обеспечения деятельности органов местного самоуправления может размещаться муниципальный заказ. Основные положения, касаемые муниципального заказа, регламентированы ст. 54 131-ФЗ.
Муниципальный заказ - это совокупность заключенных муниципальных контрактов на поставку товаров, производство работ, оказание услуг за счет средств местного бюджета. В части хозяйственного обеспечения органов местного самоуправления предметом муниципального заказа может быть благоустройству территории органа местного самоуправления, строительство, реконструкция и капитальный ремонт здания органа местного самоуправления, поставка горюче-смазочных материалов для муниципальных нужд, переработка и утилизация отходов, содержание, обслуживание, текущий и капитальный ремонт инженерных сетей и т.д.
Исполнительный орган местного самоуправления, в частности администрация Челябинского городского округа в соответствии со ст. 36 Устава города осуществляет формирование и размещение муниципального заказа, а также заключает муниципальные контракты на поставку товаров, производство работ, оказание услуг.
Размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд осуществляется в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 21 июля 2005 года № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» [4].
Муниципальный заказ на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг оплачивается за счет средств местного бюджета.
Порядок формирования, обеспечения размещения, исполнения и контроля за исполнением муниципального заказа устанавливается уставом муниципального образования и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Конкурсное размещение муниципального заказа является способом экономии и снижения расходов местного бюджета на хозяйственные нужны органов местного самоуправления [22, c. 143].
В большинстве муниципальных образований размещение муниципального заказа производится децентрализованно, т.е. каждое структурное подразделение администрации самостоятельно изыскивает поставщиков необходимой продукции (в пределах выделенных бюджетных средств) и заключает муниципальные контракты. Однако в администрациях ряда городов для организации работ по муниципальному заказу созданы специальные структурные подразделения. Создание такой службы позволяет экономически грамотно рассматривать и сопоставлять предложения, поступающие от потенциальных исполнителей и отраслевых структурных подразделений администрации, проводить единую политику в сфере муниципального заказа, организовывать конкурсы, подписывать контракты на весь объем муниципального заказа, осуществлять контроль их выполнения.
Так, на территории Челябинского городского округа Орган, уполномоченный на размещение муниципального заказа г.Челябинска - Управление муниципального заказа Администрации г.Челябинска [10].
На территории Челябинска приняты муниципальные правовые акты, регламентирующие размещение муниципального заказа. К ним относятся:
Постановление Главы города Челябинска № 85-п от 21.02.2006г. «О мерах по совершенствованию системы муниципального заказа»
Постановление Главы города Челябинска №2-П от 14.01.2009 «Об утверждении Положения о порядке проведения плановых и внеплановых проверок при осуществлении контроля в сфере формирования, размещения и исполнения муниципального заказа города Челябинска».
В разных муниципальных образованиях могут использоваться разные схемы формирования и исполнения муниципального заказа. Этот процесс чаще всего включает четыре этапа.
Первый этап. Одновременно с разработкой проекта бюджета на следующий финансовый год происходит сбор заявок о потребности бюджетных организаций в различных видах продукции и услугах в пределах плановых цифр бюджетных ассигнований на следующий финансовый год.
Второй этап. Разрабатывается сводный план муниципального заказа.
Третий этап. Определяются заказчики по отдельным позициям, т.е. определяется, кто именно и в какой сфере муниципальной деятельности наделяется функциями «заказчика» (кто имеет право заключать с поставщиками продукции и исполнителями услуг муниципальные контракты).
Четвертый этап. Размещение муниципального заказа, учет муниципальных контрактов и контроль их исполнения.
В ходе исполнения муниципального заказа текущего года осуществляется сбор заявок на следующий финансовый год. К его началу сводный план муниципального заказа должен быть готов к утверждению.
В последнее время активно развивается система организации муниципальных закупок через Интернет, что позволяет расширять географию поставщиков и экономить бюджетные средства.
Таким образом, анализ нормативно-правовой базы управления хозяйственным обеспечением деятельности муниципальных органов власти показал наличие отдельных нормативных актов, устанавливающих общие основы финансовой и хозяйственной деятельности. В то же время специальный правовой акт, который бы определял порядок хозяйственного обеспечения органов местного самоуправления, отсутствует.
1.3. Формы и методы управления хозяйственным обеспечением органов власти
Организация хозяйственного обеспечения деятельности органов местного самоуправления осуществляется структурными подразделениями и (или) лицами органов местного самоуправления, уполномоченными руководителями соответствующих органов местного самоуправления.
Основной задачей службы хозяйственного обеспечения является своевременное и бесперебойное обеспечение органов муниципального управления сырьем и материалами, комплектующими и сопутствующими изделиями, разнообразными средствами работы при использовании эффективной и рациональной схемы их закупки.
Служба (отдел) хозяйственного обеспечения представляет собой организационно-структурное подразделение органа муниципального управления, в обязанности которого входят поставка основных и вспомогательных материалов, топлива, покупных полуфабрикатов, инструментов и технологической оснастки, оборудования, станков, аппаратов и агрегатов.
Уполномоченное на организацию хозяйственного обеспечения деятельности органа местного самоуправления структурное подразделение или лицо определяет потребность органа местного самоуправления и составляет проект сметы содержания органа на следующий финансовый год (с расшифровкой суммы), который утверждается руководителем соответствующего органа. Расходы на хозяйственное обеспечение деятельности органов местного самоуправления предусматриваются в бюджете муниципального образования отдельной строкой в соответствии с классификацией расходов бюджетов Российской Федерации.
Обычно хозяйственными службы представлены несколькими структурными подразделениями:
1. отдел материально-технического обеспечения;
2. организационный отдел;
3. общий отдел
Характерными видами деятельности служб материально-технического снабжения являются: классификация и индексация материалов, нормирование расходов и запасов материалов, определение потребности предприятия в материалах, организация складского хозяйства и системы обеспечения цехов средствами производства.
Решая эту задачу, работники органов снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые органами муниципального управления материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму товародвижения, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы.
Содержание функций органов снабжения включает три направления.
1. Планирование, которое предполагает:
• изучение внешней и внутренней среды предприятия, а также рынка отдельных товаров;
• прогнозирование и определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование оптимальных хозяйственных связей;
• оптимизацию производственных запасов;
• планирование потребности материалов и установление их лимита на отпуск цехам;
• оперативное планирование снабжения.
2. Организация, которая включает:
• сбор информации о потребной продукции, участие в ярмарках, выставках-продажах, аукционах и т. п;
• анализ всех источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах с целью выбора наиболее оптимального;
• заключение с поставщиками хозяйственных договоров на поставку продукции;
• получение и организацию завоза реальных ресурсов;
• организацию складского хозяйства, входящего в состав органов снабжения;
• обеспечение цехов, участков, рабочих мест необходимыми материальными ресурсами;
3. Контроль и координация работы, в состав которых входят:
• контроль за выполнением договорных обязательств поставщиков, выполнение ими сроков поставки продукции;
• контроль за расходованием материальных ресурсов в про-изводстве;
• входной контроль за качеством и комплектностью поступающих материальных ресурсов;
• контроль за производственными запасами;
• выдвижение претензий поставщикам и транспортным орга-низациям;
• анализ действенности снабженческой службы, разработка мероприятий по координации снабженческой деятельностью и повышение ее эффективности [12, c. 462].
Одной из форм управления хозяйственным обеспечением является ее регламентация в нормативно-правовых актах. Так в муниципальном образовании принято принимать специальный муниципальный правовой акт, который бы регламентировал порядок управления материально-техническим обесеспечением. Опыт разработки и действия таких положений в муниципальных образованиях Российской Федерации достаточно большой. Они приняты в различных муниципальных образованиях:
- Нижнем Тагиле (Решение Нижнетагильской городской думы «О Положении о порядке материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Нижний Тагил» от 26.10.2006 № 121);
- г. Сергиев Посад (Муниципальный правовой акт 51/2007-МЗ «Положение «О порядке материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления городского поселения Сергиев Посад»)
- г. Нижневартовск (Решение городской думы №649 от 23 октября 2009 г. «Об утверждении Положения о порядке материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Нижневартовска) и др.
В Челябинской области подобные положения приняты в Озерском городском округе (Решение Собрания депутатов Озерского городского округа Челябинской области от 11 июля 2007 г. N 78 «О Положении о порядке материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления Озерского городского округа Челябинской области») и Катав-Ивановском городском поселении (Решение Совета депутатов Катав-Ивановского городского поселения Катав-Ивановского муниципального района Челябинской области от 31 января 2007 г. N 4 «Об утверждении Положения о порядке материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления Катав-Ивановского городского поселения»).
Снабжение органов муниципального управления материально-техническими ресурсами включает: определение текущей и перспективной потребности во всех видах материальных ресурсов; поиск наиболее выгодных поставщиков и заключение с ними договоров; организацию доставки сырья и материалов на предприятие; входной контроль их качества; приемку и хранение на складах; подготовку материалов к производственному потреблению, учет и контроль за экономным расходованием материально-технических ресурсов. Выполнением отдельных функций по расчету потребности в материалах и закупке некоторых из них занимаются подразделения: инструментальный отдел, отдел главного механика, транспортный.
Расширилась самостоятельность органов муниципального управления в выборе формы материально-технического снабжения и в заключении договоров с поставщиками. Новый смысл получает понятие экономической ответственности сторон, заключивших договор: предприятие-поставщик несет экономическую ответственность за несвоевременность поставок; при поставке предприятию продукции с отступлением по качеству оно имеет право расторгнуть в одностороннем порядке договор с поставщиком и потребовать возмещения убытков, возникающих в результате расторжения договора; за несвоевременные расчеты по обязательствам предприятие уплачивает штрафы и неустойки; суммы санкций, взимаемые в бесспорном порядке, списываются банком с расчетного счета предприятия.
В рыночных условиях материально-техническое обеспечение органов муниципального управления осуществляется преимущественно на основе свободной купли-продажи материальных ресурсов с использованием механизма оптовой торговли.
Существуют общие правила управления хозяйственным обеспечением, как для органов местного самоуправления, так и для коммерческих структур.
Для определения функций и задач хозяйственного блока в организации необходимо:
провести анализ текущего состояния организации, определить недостающие функции;
определить цели направления, исходя из целей организации;
обозначить специфику организации и ее влияние на цели направления;
выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели;
просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков;
определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба);
решить вопрос подчиненности данной должности.
По опыту органов местного самоуправления различных муниципальных образований, нарекания к хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам:
• организация рабочих мест сотрудников
• выполнение заявок на мелкий ремонт
Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действия различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. А так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то, очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании. Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач.
Так как новые рабочие места в организациях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать.
Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).
В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.
Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника (табл.1).
Таблица 1 – Пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника
Показатель Значение показателя Примечание
1 2 3
Площадь рабочего места Минимум 4 кв.м. Исходя их этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем помещении
Освещенность
Достаточно общего освещения Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение
Необходимая мебель Стол
Стул – 2 шт. Один стул для посетителей
Тумба подвижная
Шкаф для документов
Необходимое оборудование Компьютер
Принтер
Телефон
Продолжение табл. 1
Ксерокс Общего пользования для нескольких помещений
Инвентарь Калькулятор
Бокс для хранения дискет
Съемный диск
Ножницы
Канцелярский набор (в том числе, скрепки, линейка, кнопки, ручки, карандаши, ластик)
Степлер
Дырокол
Папки
Таким образом, если заранее понятно, что именно нужно для организации рабочего места, то проще продумать, как организовать весь процесс.
Основной принцип в данном случае - определить, что лучше иметь в запасе постоянно (на случай приема нового сотрудника), а что закупать уже после получения информации о выходе нового человека. Так, например, по инвентарю лучше иметь небольшой запас, тем более что он может понадобиться и работающим сотрудникам. Если позволяют площади можно иметь в запасе и столы со стульями. А вот хранить про запас компьютер вряд ли стоит – это и дорого, и, что самое главное, такая техника быстро морально устаревает и хранить ее без работы неэффективно.
Для сокращения времени организации рабочего места, в АХО должна иметься актуальная информация о поставщиках мебели и оборудования. Если же такая информация не учитывается и не хранится, то административному работнику придется потратить сначала довольно много времени на то, чтобы найти необходимых поставщиков и выбрать среди них тех, которые подходят в данной ситуации.
Вообще, лучше всего составить матрицу всего бизнес-процесса организации рабочего места и указать в ней все отделы, участвующие в процессе, а также какой отдел, что и в какие сроки должен делать. Это тем более важно, так как проколы очень часто происходят именно из-за сбоев в передаче информации.
Приведем упрощенный пример бизнес-процесса организации нового рабочего места (табл. 2).
Таблица 2 – Пример бизнес-процесса организации нового рабочего места.
Действие Примечание
Решение о приеме нового сотрудника Решение принимает директор и согласует дату с отделом кадров
Отдел кадров информирует АХО о дате выхода нового сотрудника, предоставляет заявку с указанием особых требований В тот же день, что принято решение
Составление Плана подготовки нового рабочего места на основе типового плана и текущей ситуации. Ревизия того, что есть в наличие, а что необходимо закупить. АХО составляет в день получения заявки и утверждает у директора (в том числе и смету)
Решение о размещении нового рабочего места (в каком помещении, каким образом) Вопрос обсуждается отделом кадров и АХО при обсуждении заявки. Согласованное решение утверждается у директора
АХО проводит обсуждение с IT -специалистом требований к оборудованию и ставит ему задачи по срокам
Сроки согласно плана
Продолжение табл. 2
АХО осуществляет заказ всего необходимого у поставщиков По плану
АХО получает от поставщиков счета и передает их бухгалтерию для оплаты Сразу после получения счетов
АХО контролирует осуществление оплаты и доставки По плану
АХО организует процесс установки мебели и оборудования, проверяет готовность рабочего места Накануне выхода нового сотрудника
Нарекания по вопросу выполнение заявок на мелкий ремонт возникают чаще всего потому, что внимание ему уделяется по остаточному принципу. Информация от сотрудников не учитывается, не планируется ее выполнение и как следствие – поручения забываются и не выполняются. Решается данная проблема относительно просто.
Прежде всего, необходимо завести журнал заявок и назначить сотрудника, ответственного за постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю. Эту функцию может выполнять и сам руководитель АХО. Он должен установить периодичность просмотра журнала и далее ставить задачу исполнителям и контролировать выполнение. Еще лучше организовать подачу заявок в электронном виде.
Форма заявки может быть следующая:
Таблица 3 – Форма заявки
Дата обращения Подразделение сотрудник, подающий заявку Суть заявки, что необходимо сделать Срок исполнения Ответственный Срок выполнения Качество выполнения
1 2 3 4 5 6 7
01.06.05 бухгалтер Отремонтировать аппарат по счету денег 08.06.05 Техник АХО 07.06.05 Хорошее, претензий нет
Процедура работы с такой заявкой может быть следующая:
Столбцы 1 – 4 заполняются заявителем при подаче заявки.
Столбец 4 (срок выполнения заявки) может быть скорректирован руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после согласования с заявителем.
Столбец 5 заполняется руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после чего заявка передается исполнителю.
После выполнения заявки исполнитель заполняет столбец 6 (срок выполнения) и подписывает заявку у заявителя, который должен поставить свою подпись в столбце 7 и указать качество выполнения заявки с его точки зрения, а также указать претензии, если они есть.
После этого оформленная заявка передается руководителю АХО для контроля и подшивается в папку, а ее данные учитываются при стимулировании.
Для повышения эффективности работы по выполнению мелкого ремонта немаловажно привязать стимулирование административных работников к качеству и скорости отработки заявок. Обоснованное нарекание кого-то из сотрудников должно приводить к наказанию исполнителя.
Чтобы обеспечить справедливость, лучше всего установить нормы выполнения заявок. Для этого составляется полный перечень возможных заявок (который можно пополнять по прецеденту) и устанавливаются нормы выполнения по каждому пункту.
По данному вопросу типовых норм не существует, поэтому каждая организация устанавливает свои собственные нормы, исходя из своей специфики и текущих задач. Например (табл. 4),
Таблица 4 – Типовые нормы на исполнение заявок хозяйственного обеспечения
Тип заявки Норма
Починка замка В день обращения, не позднее окончания рабочего дня
Замена лампочки верхнего освещения 1 день
|
