ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ    3
ГЛАВА 1. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ КАК ФАКТОР ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ    9
1.1. Направления совершенствования деятельности службы ДОУ современного учреждения    9
1.2. Критерии оценки эффективности работы с документами    18
ГЛАВА 2. СИСТЕМА ДОУ В МОУ «ДЕТСКИЙ ДОМ» Г. ТРЕХГОРНЫЙ    30
2.1. Постановка цели и задач анализа системы ДОУ МОУ «Детский дом»    30
2.2. Разработка рекомендаций по рационализации службы ДОУ    46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ    53
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ    55
ПРИЛОЖЕНИЯ    60

 
ВВЕДЕНИЕ

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. 
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Можно говорить о качественном уровне систем делопроизводства, которого можно достичь на базе существующих сегодня средств, и о перспективных прогностических моделях делопроизводства, реализация которых станет возможной в будущем как результат прогресса в области информационных технологий, развития законодательства, совершенствования структуры управления. 
Что является главным в оценке системы делопроизводства? На этот вопрос можно дать достаточно простой ответ: эта система должна выполнять те функции, для которых она задумана. Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки.  К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. Хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются средства и технологии – это уже другой вопрос. 
Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота – трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов.
В качестве объекта исследования выступает документационное обеспечение организации.
Предмет исследования представляет собой характеристику современного состояния системы документационного обеспечения управления оценку ее эффективности в Муниципальном образовательном учреждении для детей сирот, оставшихся без попечения родителей «Детский дом» г. Трехгорный.
Цель исследования – оценка и повышение эффективности системы документационного обеспечения управления.
Достичь поставленной цели помогут следующие задачи:
- сформулировать направления совершенствования службы документационного обеспечения управления в современных организациях;
- характеристика критериев оценки документационное обеспечение управления;
- оценка системы документационного обеспечения управления на примере МОУ «Детский дом» г. Трехгорный.
В процессе написания выпускной квалификационной работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства. Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.) определяет, процессы функционирования информации и документации в обществе, в системе государственного и хозяйственного управления.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991 г.), является одним из основополагающих федеральных методических документов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией – информационному менеджменту. В ГСДОУ также содержаться и критерии эффективности ДОУ.
Совершенствованию системы документационного обеспечения управления посвящен ряд публикаций различных авторов. Так, Ларин М. (42) рассматривает проблемы нормативно-правового характера и необходимость принятия ряда законодательных актов. Демидов М. (33) представляет критерии оценки системы документационного обеспечения управления. 
Следует отметить практически отсутствие публикаций посвященных методике оценки эффективности документооборота в современных организация. Такие авторы, как Кирсанова М.В. (37), Назаров А.Н. (43), Кузнецов Л.Н. (34) представляют отдельные количественные и качественные показатели эффективности делопроизводства.
Научная новизна работы состоит в обобщении исследований перечисленных авторов и представление комплексной методики оценки эффективности системы документационного обеспечения управления организации.
Практическая значимость исследования определяется оценкой эффективности системы документационного обеспечения управления конкретной организации и разработкой практических рекомендаций по ее совершенствованию.
В ходе исследования были использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический. 
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.
Во введении обосновывается актуальность исследования, ставятся цель, задачи, методы, после критического анализа источников и литературы определяется научная новизна и практическая значимость работы.
Первая глава носит теоретический характер и раскрывает основные понятия документационного обеспечения управления. В ней проводиться анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводство в организации, а также определяются цели, задачи и основные направления совершенствования деятельности службы документационного обеспечения управления.
Во второй главе проведен анализ организации работы с документами в конкретной организации, выявлены основные проблемы и предложения рекомендации по их совершенствованию.
Заключение подводит итог проведенному исследованию. В нем резюмируется результаты изучения темы, дается авторская оценка работы с точки зрения решения задач, поставленных во введении.
Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу, которыми пользовался автор при изучении темы и состоит из 52 шт.
Приложения включают материалы, дополняющие текст выпускной квалификационной работы.

 
ГЛАВА 1. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ КАК ФАКТОР ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Направления совершенствования деятельности службы ДОУ современного учреждения

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации"(11). 
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы: 
    структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет); 
    требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось); 
    существующие делопроизводственные традиции (30, с. 26). 
Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования: 
    в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются: 
    секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); 
    инспекция при министре (руководителе ведомства); 
    канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.); 
    отдел писем (жалоб); 
    отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств; 
    центральный архив; 
    на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются: 
    подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб); 
    секретариат; 
    экспедиция; 
    копировально-множительное бюро; 
    архив. (9, с. 6)
Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами). 
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. 
Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. 
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно: (19, с. 45)
1.    обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации и ее системе в соответствии с действующими нормативами; 
2.    совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. 
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: 
1.    функции, связанные с документированием управленческой деятельности: 
    разработка бланков документов и обеспечение их изготовления; 
    обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов; 
    контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов; 
2.    функции, связанные с организацией работы с документами: 
    установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации); 
    обработка поступающих и отправляемых документов; 
    регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; 
    разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам; 
    предварительное рассмотрение документов; 
    контроль за исполнением документов; 
    систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов; 
    подготовка и передача дел в архив организации, организация работы архива организации; 
    обеспечение защиты документной информации; 
    организация работы с обращениям граждан; 
3.    функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: 
    разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству; 
    проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; 
    методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях; 
    повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами; 
    разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизирование делопроизводства. 
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями: (19, с. 49)
    секретариат; 
    экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.); 
    подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов; 
    подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов; 
    подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан; 
    подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро); 
    отдел совершенствования делопроизводства; 
    копировально-множительное бюро; 
    протокольная группа; 
    редакционная группа; 
    приемная; 
    архив. 
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления. 
В организациях меньшего масштаба не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. 
Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории: 
1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год; 
2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год; 
3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год; 
4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год. 
Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. 
Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. табл. 1, с. 21). 
Таблица 1 
Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (23, с. 87)
Объем документооборота, тыс. документов в год    Организационные формы службы ДОУ
1    2
менее 10     обычно один-два секретаря руководителя организации 
от 10 до 25     служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников) 
от 25 до50     создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.) 
от 50 до 100     более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации 
свыше 100     сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем 
Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (см. приложение 1). 
Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами). 
Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов: (17, с. 42)
    положения о структурном подразделении; 
    должностных инструкций; 
    инструкции по делопроизводству. 
Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то что данный документ в значительной степени устарел).
Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей. 
Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: 
В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности" (17, с. 40).
В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения". 
В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения". 
При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. 
Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития. Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием.

1.2. Критерии оценки эффективности работы с документами

Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота – трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов. На практике его реализуют лишь в некоторых крупных организациях, так как стоимость подобного исследования для среднего и малого бизнеса (СМБ) часто сопоставима с общей стоимостью внедрения системы электронного документооборота.
Рассмотрим основные критерии оценки эффективности системы делопроизводства предприятия.
Значительным экономическим показателем системы делопроизводства и электронного документооборота является трудозатраты (экономия живого труда) на основные виды работ по информационному и документационному обеспечению управления. 
Если система эффективная, в первую очередь, снижаются трудозатраты и время на доставку документов адресату, на традиционные операции по обработке документов, справочно-информационную работу, поиск документов и т.п., а также непроизводительные затраты времени на поиск информации или документа (от нескольких часов до минут и секунд). За счет ускорения документопотоков повышаются оперативность и четкость работы сотрудников, улучшается качество работы с документами в организации в целом. В конечном счете, это позволяет более оперативно и обоснованно принимать управленческие решения, реагировать на изменения рынка и получать от этого материальную выгоду (43).
Таким образом, в условиях использования эффективной системы делопроизводства изменяется структура трудозатрат и происходит их перераспределение. Например, на стадии освоения новой технологии документооборота может несколько возрасти трудоемкость при внесении информации в регистрационные карточки документов (в частности, при вводе большого числа поисковых реквизитов), а также при их сканировании. Однако на других этапах работы с документами значительно (многократно) сокращается время на справочно-информационную работу (информация о ходе исполнения документа, ознакомление с его файлом, со связанными документами и т.п.), снижаются трудозатраты не только секретарского персонала, но и руководителей и специалистов.
При внедрении системы документооборота эффективность делиться на две части: прямой и косвенный (41, с. 17).
Прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает система документооборота (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).
Эффективная система делопроизводства позволяет на новой основе решать вопросы централизации и децентрализации выполнения конкретных видов работ. При этом возможно изменение организационных форм работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных. Например, может быть максимально децентрализована регистрация исходящих документов (по принципу «в каком подразделении документ подписан, там же он регистрируется и хранится»). Таким образом, может быть выстроен технологический процесс, обеспечивающий оптимальное перераспределение трудозатрат по работе с документами в организации и повышение эффективности работы. Поэтому суммарные трудозатраты в организации на работы по документационному обеспечению в условиях эффективной системы делопроизводства будут ниже, чем до внедрения нововведения.
Экономия овеществленного труда при внедрении эффективной системы делопроизводства проявляется в основном при использовании элементов электронного документооборота и выражается в снижении затрат на копирование документов (в том числе расхода бумаги), уменьшении избыточного хранения копий одних и тех же данных на различных серверах и освобождении части объема серверов и т.п.
В качестве аргумента эффективности перехода от традиционного документооборота к электронному часто высказывается мнение о том, что использование электронных документов должно приводить к физическому сокращению объема архивов бумажных документов (освобождению служебных площадей и полок для хранения документов). Важно учитывать, что этот параметр оценки в различных организациях может проявляться по-разному. В том случае, если в деятельности организации преобладают документы оперативного характера и не нужно их хранить в течение длительного времени на бумажном носителе, от использования бумажных документов можно отказаться (продумав при этом вопросы юридической значимости хранимых электронных документов) и в результате освободить часть площадей архива. Если в организации образуется значительный объем управленческих документов на бумажном носителе с нормативно установленными длительными сроками хранения их подлинников, то при использовании в работе электронных копий этих документов уменьшить физический объем бумажных документов в архиве пока не удастся. Однако, в случае если речь идет о копиях бумажных документов (например, нормативных актов, приказов и т.п.), тогда действительно нет необходимости их хранить в подразделениях и на рабочих местах сотрудников, а следует пользоваться их электронными версиями в созданной информационной системе (43).
Следует отметить, что использование единой технологии, охватывающей все подразделения, четкое определение и нормативное закрепление ответственности, освоение принципов документооборота и структуры управления способствуют формированию у сотрудников восприятия организации как целостной системы, что является неотъемлемым атрибутом корпоративной культуры. Это обстоятельство содействует и адаптации новых сотрудников. Существенное значение имеют также возрастание требований к квалификации персонала, увеличение числа работников, владеющих новыми информационными технологиями.
Контроль технологической дисциплины использования системы делопроизводства обеспечивает повышение ответственности пользователей за информационные ресурсы и соблюдение установленных требований к работе с информацией, устранение неэффективных процедур работы с документами, обусловленных «традициями» подразделений (32). 
Благодаря эффективному применению системы документооборота поддерживаются стабильные информационные взаимосвязи, существенно повышается оперативность обработки информации, доведения документов до исполнителей. В результате можно свести к минимуму случайные и досадные конфликтные ситуации, связанные с определением местонахождения документа, что создает у сотрудников ощущение уверенности в том, что они получают достоверную информацию. Оперативность и четкость в работе могут стать реальной чертой имиджа организации и ее корпоративной культуры, так как часто о работе организации судят именно по работе с документами.
Для объективной оценки эффективности делопроизводства в организации выделяются специальные показатели эффективности (см. табл. 2, с. 42).
Таблица 2
Показатели оценки эффективности системы делопроизводства
Показатель эффективности    Единица измерения
Процент выполненных поручений/резолюций руководства в срок    % от общего кол-ва
Процент невыполненных поручений/резолюций руководства в срок    % от общего кол-ва
Трудоемкость регистрации одного документа    Человеко-часы
Средняя длительность поиска документа по известным параметрам    Часы
Средняя длительность подготовки <Приказа по основной деятельности> по корпоративным шаблонам    Часы
Средняя длительность подготовки и согласования исходящего письма исходящего (от оформления до отправки контрагенту)    Часы
Количество случаев утраты документов (входящих/исходящих/ внутренних), конфиденциальной информации    Штуки
Количество подготовленных и отправленных исходящих документов    Штуки
Затраты на расходные материалы (бумага, картриджи и т.д.)    Рубли
Стоимость процесса работы с внутренними документами    Рубли

Социально-экономический эффект внедрения системы электронного документооборота может выражаться в следующем:
- увеличение скорости работы органов государственной власти и местного самоуправления с документами, в том числе с обращениями граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;
- выстроенное межведомственное взаимодействие снижает административные барьеры;
- повышение прозрачности и управляемости административной системы; 
- повышение качества индивидуального труда работников системы управления, оптимизация управленческих решений путем улучшения информационного обеспечения органов власти, 
- и как следствие всего перечисленного - повышение качества обслуживания населения.
Эффективность системы электронного документооборота можно оценить при помощи следующих показателей:
- Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;
- Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации; 
- Экономия времени на поиск документа (41, с. 12).
Таким образом, к основным показателям, характеризующим эффективность системы делопроизводства, относятся экономическая выгода, выражаемая в денежных величинах, а также экономия времени и трудозатрат, снижение объема обрабатываемой документации.
Cognitive Technologies (компания, которая является признанным лидером в области реализации проектов по разработке и внедрению Программного Обеспечения в России), Московская финансово-промышленная академия (МФПА) и Российская академия естественных наук (РАЕН) разработали методику оценки эффективности организации корпоративного документооборота. Ее использование позволяет получить качественную и что самое главное количественную оценку эффективности организации работы с документами. Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА. Процесс тестирования и оценки эффективности документооборота реализован с помощью технологии Flash (43).
Методика оценки эффективности организации документооборота на предприятии включает проведение тестирования предприятия (экспресс-обследование в режиме online) и последующую обработку собранной информации. Вывод о текущем уровне и эффективности организации работы с документами делается на основе качественной и количественной оценок. Полученные результаты могут быть использованы при реализации комплекса мероприятий по совершенствованию документооборота, а само тестирование – для проведения повторных оценок по итогам проведенных мероприятий.
Авторами методики предложены коэффициенты, позволяющие комплексно описать проблему организации документооборота, и смоделировано их влияние на общую эффективность документооборота. Ключевыми являются четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отраслевая принадлежность, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия. 
Целевой аудиторией тестирования являются руководители небольших организаций и руководители департаментов, отделов и других функциональных подразделений средних и крупных организаций. Оценка эффективности делается на основе работы одного управленческого звена (руководитель и его подчиненные), поэтому для получения наиболее объективной оценки рекомендуется выбрать в качестве обследуемого характерный для предприятия участок управления или протестировать несколько подобных участков и усреднить полученные показатели.
При прохождении тестирования необходимо отвечать на вопросы в Flash-программе, связанные с организацией работы с документами. В некоторых случаях количество возможных ответов ограничено. Это касается количества сотрудников, которые являются основными участниками бизнес-процессов в подразделении (организации) и количества поручений, выданных сотруднику. Эти ограничения введены намеренно, так как не влияют на общую картину, но позволяют не перегружать тестирование.
Так как тестирование имеет статус «экспресс», то при ответе на некоторые вопросы тестируемым будет необходимо дать не точный вариант ответа, а наиболее подходящий из предложенных. К примеру, если на вопрос «Как осуществляется контроль исполнения служебных заданий в Вашей организации?» тестируемый хочет ответить, что выполнение задания фиксируется секретарем в какой-либо программе (не из комплекта MS Office) или средствами электронной почты, то выбор ответа «Выполнение задания фиксируется секретарем средствами MS Office» будет в данном случае наиболее подходящим (43).
Также стоит отметить, что прохождение данного тестирования подразумевает некоторую честность от тестируемого. Ввод недостоверной информации приведет к получению результатов тестирования, не отражающих реального положения дел. Например, когда речь идёт о выполнении поручений сотрудником, тестируемому лучше удостовериться в выставляемых ответах, просмотрев свои записи или уточнив эти сведения у сотрудника, чем по памяти и с желанием быстрее пройти тестирование указывать то, что только кажется верным.
Честный подход особенно касается шага в тестировании, где необходимо найти документы (получить доступ к их бумажному или электронному виду), фиксируя необходимое время на поиск. Не стоит проводить эту процедуру «мысленно», а действительно заняться поиском необходимых документов. Если вы чувствуете, что не готовы к такому, а хотите просто быстрее пройти все шаги, то результат оценки вашей организации не будет объективным.
Результаты тестирования представляют собой комплексную оценку эффективности (в процентах), диаграммы со сравнительными характеристиками предприятия по ключевым показателям и графики, демонстрирующие количественную оценку затрат на работу с документами при использовании бумажных и электронных технологий документооборота. Необходимо отметить, что для построения диаграмм и графиков используются усредненные значения месячного документооборота. Эти данные были получены в ходе практического исследования предприятий малого и среднего бизнеса, использующих различные технологии работы с документами (32).
Итоговая оценка эффективности работы с документами на предприятии дается «Коэффициентом комплексной оценки эффективности документооборота». Сравнение значения этого коэффициента с показателями, соответствующими различным способам организации документооборота, позволяет сделать вывод о текущем уровне работы с документами.
Для расчета коэффициентов оценки используются наиболее распространенные методы измерения: метод балльной оценки и метод коэффициентов. Их применение считается целесообразным при проведении опросов сотрудников с помощью так называемых «вопросников» для выяснения «проблем» организации работы предприятия и разработки путей их решения. 
На диаграммах показываются сравнительные характеристики предприятия по ключевым показателям, характеризующим работу с документами (коэффициенты эффективности бизнес-процессов, исполнительской дисциплины, управления персоналом и информационной безопасности). Коэффициенты могут принимать значения от 0 до 1. Полученные в ходе оценки значения предприятия можно оперативно сравнить с показателями организаций: не ведущих учета документов; работающих в соответствии с нормами делопроизводства; использующих технологии электронного документооборота. По высоте столбца, относящегося к тестируемому предприятию, можно определить, насколько текущее положение соответствует тому или иному способу организации работы с документами, сильные и слабые стороны управления предприятием, и насколько эффективно используются возможности текущих методов организации документооборота.
График «Затраты рабочего времени на работу с документами в месяц» (рис. 1) демонстрирует, насколько затраты рабочего времени на предприятии соотносятся с затратами для организаций, работающих в соответствии с нормами делопроизводства и использующих в своей деятельности для работы с документами системы электронного документооборота. На графике присутствуют три области, попадание в которые и характеризует текущий уровень затрат. На примере значение предприятия попадает в область над зависимостью затрат для бумажных технологий. Чем выше значение по оси Затрат для предприятия, тем больше ресурсов оно тратит на работу с документами.