2170. Совершенствование системы документационного обеспечения управления, оценка и повышение ее эффективности ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ    3
ГЛАВА 1. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: СОСТАВ И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ    10
1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления    10
1.2. Регламентация документационного обеспечения управления    14
1.3. Цель, задачи и направления совершенствования деятельности службы документационного обеспечения управления современной организации    22
ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ    32
2.1. Технология работы с документами    32
2.2. Показатели эффективности системы документационного обеспечения управления    43
2.3. Оценка эффективности работы с документами в организации    49
ГЛАВА 3. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОАО «ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЕТЕВАЯ КОМПАНИЯ ЕДИНОЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ»    57
3.1. Характеристика ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»    57
3.2. Анализ системы документационного обеспечения управления ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»    68
3.3. Повышение эффективности документационного обеспечения управления в ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»    86
ЗАКЛЮЧЕНИЕ    94
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ    99
ПРИЛОЖЕНИЯ    105

 
ВВЕДЕНИЕ

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. 
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Можно говорить о качественном уровне систем делопроизводства, которого можно достичь на базе существующих сегодня средств, и о перспективных прогностических моделях делопроизводства, реализация которых станет возможной в будущем как результат прогресса в области информационных технологий, развития законодательства, совершенствования структуры управления. 
Что является главным в оценке системы делопроизводства? На этот вопрос можно дать достаточно простой ответ: эта система должна выполнять те функции, для которых она задумана. Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки.  К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. Хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются средства и технологии – это уже другой вопрос. 
Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота – трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов.
В качестве объекта исследования выступают процессы документационного обеспечения управления.
Предмет исследования представляет собой анализ современного состояния системы документационного обеспечения управления организации и оценку ее эффективности.
Цель исследования – оценка и повышение эффективности системы документационного обеспечения управления.
Достичь поставленной цели помогут следующие задачи:
- рассмотрение основных понятий документационного обеспечения управления;
- характеристика нормативно-правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления;
- выявление цели, задач и направлений совершенствования работы служб документационного обеспечения управления;
- описание технологии работы с документами;
- представление показателей эффективности системы документационного обеспечения управления;
- анализ методов оценки эффективности ДОУ;
- оценка системы документационного обеспечения управления на примере ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы».
В процессе написания выпускной квалификационной работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства. Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.) определяет, процессы функционирования информации и документации в обществе, в системе государственного и хозяйственного управления.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991 г.), является одним из основополагающих федеральных методических документов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией – информационному менеджменту. В ГСДОУ также содержаться и критерии эффективности ДОУ.
Совершенствованию системы документационного обеспечения управления посвящен ряд публикаций различных авторов. Так, Ларин М. (42) рассматривает проблемы нормативно-правового характера и необходимость принятия ряда законодательных актов. Демидов М. (33) представляет критерии оценки системы документационного обеспечения управления. 
Следует отметить практически отсутствие публикаций посвященных методике оценки эффективности документооборота в современных организация. Такие авторы, как Кирсанова М.В. (37), Назаров А.Н. (43), Кузнецов Л.Н. (34) представляют отдельные количественные и качественные показатели эффективности делопроизводства.
Научная новизна работы состоит в обобщении исследований перечисленных авторов и представление комплексной методики оценки эффективности системы документационного обеспечения управления организации.
Практическая значимость исследования определяется оценкой эффективности системы документационного обеспечения управления конкретной организации и разработкой практических рекомендаций по ее совершенствованию.
В ходе исследования были использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический. 
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.
Во введении обосновывается актуальность исследования, ставятся цель, задачи, методы, после критического анализа источников и литературы определяется научная новизна и практическая значимость работы.
Первая глава носит теоретический характер и раскрывает основные понятия документационного обеспечения управления. В ней проводиться анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводство в организации, а также определяются цели, задачи и основные направления совершенствования деятельности службы документационного обеспечения управления.
Во второй главе представлена технология организации работы с документами, проанализированы показатели ее эффективности, а также приводится методика оценки эффективности системы документационного обеспечения управления в современной организации. 
Третья глава – аналитическая. В ней проведен анализ организации работы с документами в конкретной организации, выявлены основные проблемы и предложения рекомендации по их совершенствованию.
Заключение подводит итог проведенному исследованию. В нем резюмируется результаты изучения темы, дается авторская оценка работы с точки зрения решения задач, поставленных во введении.
Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу, которыми пользовался автор при изучении темы и состоит из 52 наименований.
Приложения включают материалы, дополняющие текст выпускной квалификационной работы.
 
ГЛАВА 1. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: СОСТАВ И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления

В соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами» (7). Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
•    документирование;
•    организация работы с документами.
 Документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е. записанную и оформленную надлежащим образом) "на материальном носителе информацию с реквизитами - совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать" (7).
 В свою очередь, управление документацией предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация - это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия (18, с. 63).
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
«Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами… осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления» — таковы функции службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418 (12).
Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.
Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.
Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.
Средства механизации подразделяются на:
•    технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);
•    технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование – ксерокс, а также средства оперативной полиграфии – гектографы, ротапринты, ротаторы);
•    технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);
•    средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки) (22, с. 113).
При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию» документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации.
От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.
В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.
Вид документа следует отличать от его разновидности.
Вид документа – это обозначение наименования документа. Например, протокол – вид документа. Разновидность его – протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др (24, с. 235). 
Или: акт – вид документа, его разновидность – акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:
•    организационные документы;
•    распорядительные документы;
•    справочно-информационные документы (23, с. 30).
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего, это – организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и др.
В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.
Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др (30, с. 12).
Все перечисленные выше документы относятся к управленческим, или ОРД. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.
Таким образом, документационное обеспечение управления представляет собой совокупность управленческих действий по учету, систематизации и анализу документов. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям унифицированным системам документации. Выделяют организационно-распорядительные документы и информационно-справочные. Для каждых существуют свои обязательные реквизиты и стандарты оформления.

1.2. Регламентация документационного обеспечения управления

Регламентация документационного обеспечения управления делить на общее и специальное делопроизводство, первое из которых является базовым и осуществляется в соответствии с установленными общими принципами документировании и документооборота для всех видов документов, а второе учитывает отраслевую специфику деятельности конкретной организации.
Нормативную базу делопроизводства составляют: 
•    Конституция Российской Федерации;
•    Кодексы (Трудовой, Гражданский);
•    законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; 
•    указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; 
•    законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории); 
•    нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; 
•    технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; 
•    общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 
•    унифицированные системы документации; 
•    нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий (19, с. 7). 
Документационное обеспечение управления регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации является Конституция РФ. 
Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами являются положения о работе с конфиденциальными сведениями. Статья 24 содержит запрет на Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица. Статья 33 предоставляет право гражданам обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.
Гражданский Кодекс Российской Федерации регламентирует порядок составления и оформления гражданско-правовых договоров.
Трудовой Кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения ряда локальных нормативно-правовых актов: коллективного трудового договора, соглашения, правил внутреннего трудового распорядка, положения о защите и использовании персональных данных и др.
В середине 2009 года вступил в силу ряд законодательных актов. Это, прежде всего, новая статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ужесточающая требования к организации хранения документов коммерческих организациях. Теперь организация может быть оштрафована на 200–300 тысяч рублей, например, за отсутствие номенклатуры дел. 
Требования новой статьи распространяются как на акционерные общества и участников рынка ценных бумаг, так и на общества с ограниченной ответственностью, государственные и муниципальные унитарные предприятия. Наказания для них установлены одинаковые. Разница заключается лишь в том, что с организациями, перечисленными в первой части статьи, будет разбираться Федеральная служба по финансовым рынкам, а с ООО и унитарными предприятиями – государственный орган, «уполномоченный в области управления архивным фондом», т.е. Росархив.
Кроме того, Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 28.04.2009 № 733-ФЗ также ужесточил требования к обеспечению сохранности документов. Соответствующие нормы внесены в 3 российских Федеральных закона: «О банках и банковской деятельности», «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» и «О несостоятельности (банкротстве)». Эти изменения уже вступили в силу – в начале июня 2009 г. 
Впервые в нашем законодательстве фактически введена персональная ответственность высшего руководства организации за сохранность документов.
В свете новых требований еще острее становится вопрос о правильном установлении и отслеживании сроков хранения документов и об уничтожении документов с истекшими сроками хранения в строгом соответствии с законодательством. В этой связи повышенный интерес вызывает разработка и введение в действие новых перечней документов с указанием сроков хранения (41, с. 13).
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при:
 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
 2) применении информационных технологий;
 3) обеспечении защиты информации.
Начиная с 1 января 2010 года в полной мере вступают в силу положения закона «О персональных данных», предусматривающие достаточно жесткие, очень трудоемкие и затратные требования к операторам персональных данных. Весьма нелегко придется операторам: им потребуется по полной программе выполнять многочисленные требования ФСБ и ФСТЭК, которые те разработали. Практика исполнения данного закона уже выявила несколько проблем, которые потенциально затрагивают и службы управления документами (39, с. 13). 
В организации возникает новый, весьма объемный пласт документации, связанный с исполнением требований законодательства о создании большого числа внутренних нормативных документов, регламентирующих порядок работы с персональными данными. Кроме того, контролирующие инстанции уже сейчас требуют регулярного создания документов, подтверждающих постоянный характер этой работы. Фактически речь идет о создании в организации системы менеджмента персональных данных, аналогичной по своим принципам системе менеджмента качества.
Существующая судебная практика показала также, что в ряде случаев при небрежном отношении организации к юридическим тонкостям положений закона «О персональных данных» некоторые требования законодательства о ПД начинают противоречить общепринятой практике делопроизводства и архивного дела. Например, когда процесс обработки ПД считается завершенным, эти данные должны быть уничтожены в течение 3 дней, несмотря на установленные сроки хранения (анализ сведений, содержащихся в реестре операторов ПД, показывает, что многие организации указывают в качестве условия завершения обработки ПД прекращение оперативной работы с этими данными в деловых подразделениях, забывая при этом, что в большинстве случаев содержащие ПД документы необходимо достаточно долго хранить во исполнение других законодательно-нормативных требований) (42, с. 9).
Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. 
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. 
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты (21, с. 326). 
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения. 
Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами: 
1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (8). 
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми. 
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий (12). 
3. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
Органы государственной власти не собираются останавливаться на  достигнутом и продолжают разрабатывать проекты законодательно-нормативных актов, затрагивающие вопросы управления документами, в том числе и использования электронных документов. 
Вот только наиболее значимые, с нашей точки зрения, проекты документов:
1. Подготовлен и внесен в Государственную Думу проект закона, разрешающего использование электронных счетов-фактур и первичных бухгалтерских документов. Своим решением Комитет Государственной Думы по бюджету и налогам (протокол от 13.10.2009 № 83) предложил Совету Государственной Думы направить его в органы государственной власти для подготовки заключения. Отзывы, предложения и замечания планируется собирать для того, чтобы с их учетом «подготовить указанный проект федерального закона к рассмотрению Государственной Думой в период осенней сессии 2009 года (декабрь)»
2. В Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации ведется разработка нового закона «Об электронной подписи». Проектом предусмотрена возможность использования нескольких вариантов электронных подписей, что, по идее, позволит гармонизировать положения нашего законодательства с законодательством Евросоюза и решить часть проблем трансграничного взаимодействия.
3. Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в сентябре 2009 года проведен конкурс на разработку «предложений в проект федерального закона об электронных документах, образующихся при осуществлении административных процедур органами государственной власти и органами местного самоуправления с использованием информационных технологий». Победитель конкурса должен был представить заказчику результаты своей работы уже 30 октября 2009 года.
4. Центральный банк в октябре 2009 выложил на своем сайте Проект Указаний Банка России «О внесении изменений в Положение Банка России от  26.03.2007 года № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в  кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» для проведения экспертизы в целях выявления положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции (экспертиза на коррупциогенность). Предложенные изменения дадут возможность кредитным организациям перейти на обработку основного массива бухгалтерских документов только в электронном виде (51, с. 25).
Перечисленные выше факторы будут оказывать давление на организации как государственного, так и частного сектора. В первую очередь это давление почувствуют на себе специалисты служб, обеспечивающие бумажный и электронный документооборот. Весьма вероятно, что объемы работы увеличатся, и в первую очередь это грозит сотрудникам государственных органов. 
С другой стороны, появляются и новые возможности в случае, если сотрудники, традиционно работающие с бумажными документами, сумеют найти свою нишу в новых направлениях работы, в первую очередь связанных с внедрением информационно-телекоммуникационных технологий. Это даст им шанс на повышение социального статуса в организации и, соответственно, уровня заработной платы.
Таким образом, регламентация документирования – технология организации документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям: 1) законодательное регулирование; 2) стандартизация; 3) разработка нормативных и нормативно-методических документов.

1.3. Цель, задачи и направления совершенствования деятельности службы документационного обеспечения управления современной организации

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации"(11). 
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы: 
    структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет); 
    требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось); 
    существующие делопроизводственные традиции (30, с. 26). 
Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования: 
    в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются: 
    секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); 
    инспекция при министре (руководителе ведомства); 
    канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.); 
    отдел писем (жалоб); 
    отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств; 
    центральный архив; 
    на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются: 
    подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб); 
    секретариат; 
    экспедиция; 
    копировально-множительное бюро; 
    архив (9, с. 6).
Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами). 
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. 
Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. 
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно (19, с. 45):
1.    обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации и ее системе в соответствии с действующими нормативами; 
2.    совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. 
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: 
1.    функции, связанные с документированием управленческой деятельности: 
    разработка бланков документов и обеспечение их изготовления; 
    обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов; 
    контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов; 
2.    функции, связанные с организацией работы с документами: 
    установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации); 
    обработка поступающих и отправляемых документов; 
    регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; 
    разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам; 
    предварительное рассмотрение документов; 
    контроль за исполнением документов; 
    систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов; 
    подготовка и передача дел в архив организации, организация работы архива организации; 
    обеспечение защиты документной информации; 
    организация работы с обращениям граждан; 
3.    функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: 
    разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству; 
    проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов; 
    методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях; 
    повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами; 
    разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизирование делопроизводства. 
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями (19, с. 49):
    секретариат; 
    экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.); 
    подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов; 
    подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов; 
    подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан; 
    подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро); 
    отдел совершенствования делопроизводства; 
    копировально-множительное бюро; 
    протокольная группа; 
    редакционная группа; 
    приемная; 
    архив. 
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления. 
В организациях меньшего масштаба не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких фу