Оглавление

С.
Введение    3
Глава 1. Бухгалтерский учет на предприятии    5
1.1. Понятие, сущность и нормативно-законодательное регулирование учета материалов    5
1.2 Документальное оформление и учет поступления, движения и хранения материалов    18
Глава 2. Экономический анализ ООО «Нагайбакское ДРСУ»    33
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия    33
2.2. Анализ структуры и использования материалов    36
2.3. Факторный анализ использования материалов    43
Глава 3. Аудит учета материалов ООО «Нагайбакское ДРСУ»    57
3.1. Планирование аудиторской проверки    57
3.2. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля    65
3.3. Аудит учетной политики    73
3.4. Аудиторская проверка в учете материалов    88
Заключение    98
Список используемых источников и литературы    102
Приложения………………………………………………………………………106

 
Введение

В настоящее время особенно актуальным становятся вопросы эффективной организации процессов управления и контроля за движением материалов. Это необходимо для оптимизации уровня запасов и эффективного их использования. 
 Материалы являются составной частью оборотных средств предприятия, от правильности использования которого во многом зависит рентабельность предприятия. 
Материалы предназначены для обеспечения непрерывности и планомерного процесса производства. Поэтому для бесперебойной работы предприятия необходимо создание правильной и реальной структуры движения материалов.
 Организация бухгалтерского учета материалов на предприятии является одним из наиболее сложных участков учетной работы на промышленном предприятии. 
Аналитическая информация о составе, количестве, стоимости, движения материалов, используемых в производстве, важна как для обеспечения контроля за сохранностью материалов, так и для принятия своевременных и правильных управленческих решений. Она включает в себя правильное определение потребности предприятия в материалах, обеспечение их сохранности и эффективного использования. 
Цель аудиторской проверки учета материалов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению материалов, в установлении правильности оформления операций в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации. 
В этой связи целью данной выпускной квалификационной работы является изучение организации бухгалтерского учета материалов, экономический анализ структуры и движения материальных ресурсов, а также проведение аудита и выработка рекомендаций по учету материалов в ООО «Нагайбакское ДРСУ».
Объектом для исследования вопросов по бухгалтерскому учету, анализу и аудиту материалов выбрано ООО «Нагайбакское ДРСУ». 
Предмет исследования – особенности бухгалтерского учета, анализа и аудита материалов ООО «Нагайбакское ДРСУ».
Для реализации поставленной цели в первой главе освещаются вопросы: понятие, сущность и нормативно-законодательное регулирование учета и документальное оформление и учет поступления, движения и хранения материалов.
Во второй главе выпускной квалификационной работы проведен экономический анализ структуры движения и эффективности использования материальных ресурсов. 
В третьей главе выпускной квалификационной работы отражена методика проведения аудита материальных ресурсов, дана оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Проведен аудит Учетной политики, разработаны рекомендации по учету материалов в ООО «Нагайбакское ДРСУ». 
 Информационной базой для выполнения дипломной работы явились:    
- научная и методическая литература по бухгалтерскому учету, анализу и аудиту;
- учебники и учебные пособия; 
- нормативные акты по организации и методологии бухгалтерского учета, анализа и аудита;
- стандарты бухгалтерского учета и отчетности и аудита; документы и регистры бухгалтерского учета предприятия.
При выполнении работы была изучены нормативно-законодательные акты по вопросам бухгалтерского учета материалов и аудиту.
 
Глава 1. Бухгалтерский учет на предприятии

1.1. Понятие, сущность и нормативно-законодательное регулирование учета материалов

Материалы являются составной частью оборотных средств предприятия, от правильности использования которых во многом зависит рентабельность предприятия. 
 Материалы предназначены для обеспечения непрерывности и планомерного процесса производства. Поэтому для бесперебойной работы предприятия необходимо создание правильной и реальной структуры движения материалов.
 Учет материалов на предприятиях Российской Федерации осуществляется согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет материалов» ПБУ 5/01, утвержденному приказом Минфина РФ от 9 июня 2006 г. № 44н. 
Основные законодательные и нормативные документы, регулирующие учет материалов: 
- О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21 ноября 1996 N 129 ФЗ (в ред. от 03 ноября 2006 г.) 
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34 н (в ред. от 18 сентября 2006г.). 
- «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99: Приказ Минфина РФ от 06 июля 1999 г. №43н. (в ред. от 18 сентября 2006 г.).
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина РФ от 28 июля 1998 г. (в ред. от 26 марта 2007г.).
- «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01: приказ Минфина РФ от 05 марта 2006г.№ 25 ПБУ № 5/01 ( в ред. от 26 марта 2007г.).
- Об утверждении положения по бухгалтерскому учету: приказ Минфина РФ от 09 июня 2006 г. № 44 н ( в ред. от 26 марта 2007г.).
- Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов: приказ Минфина РФ от 28 декабря 2006 г. № 119 н (в ред. от 26 марта 2007г.).
- Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению: приказ Минфина РФ от 31 октября 2007 г. № 94 н (в ред. от 18 сентября 2006г.).
- Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98: Приказ Минфина РФ от 09 сентября 1998 г. № 60 н ( в ред. от 30 декабря 1999г.).
- О формах бухгалтерской отчетности организаций: приказ Минфина РФ от 22 июля 2005 г. № 67 н (в ред. от 18 сентября 2006г.).
- Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.
- Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения: Положение Росстата от 09 августа 1999 г. № 66.
- Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации: Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 ( в ред. от 03 мая 2007 г.).
В соответствии с ПБУ 5/01 в бухгалтерском учёте в качестве материалов принимаются активы:
- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
- предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);
- используемые для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.).
 Общим для всех этих активов (за исключением товаров) является то, что период их использования в организации не может превышать 12 месяцев.
 Основная часть материалов используется в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.
В зависимости от той роли, которую играют разнообразные производственные запасы в процессе производства, их подразделяют на следующие группы:
- сырьё; 
- основные материалы;
- вспомогательные материалы; 
- покупные полуфабрикаты;
- отходы (возвратные);
- топливо ; 
- тара и тарные материалы;
- запасные части;
- инвентарь и хозяйственные принадлежности.
 В процессе производства материалы используются по-разному. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырьё и материалы), другие изменяют только свою форму (смазочные материалы), третьи входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвёртые только способствуют изготовлению изделий, не входя в их массу или химический состав (инструменты, хозяйственный инвентарь).
 Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учёта, а также составления статистического отчёта об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.
 Единицей учёта материалов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. Организация самостоятельно выбирает единицу учёта в зависимости от характера материалов, порядка их приобретения и использования.
 Счета материалов предназначены для обобщения информации о наличии и движении предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве, либо для хозяйственных нужд, средств труда, а также операций, связанных с их заготовлением (приобретением).
 Бухгалтерия каждого предприятия осуществляет учет материалов в денежном выражении с обязательной систематической инвентаризацией (проверкой) фактического их наличия по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск – по кредиту – в суммах фактической себестоимости. 
 Бухгалтерия должна вести систематический контроль за поступлением, расходом и перемещением материалов и за соответствием количества и ассортимента полученных ценностей текущим потребностям производства, соблюдением норм запаса на складах и отпуска материалов. 
Управление материалами предприятия играет большую роль в управлении предприятием в целом.
Совершенствование управления материально-производственными запасами осуществляется посредством:
- планирования закупок необходимых материалов;
- использования современных складов;
- быстротой доставки;
Основными задачами учета материалов являются:
- формирование фактической себестоимости материалов;
- правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;
- контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
- контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;
- своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;
- проведение анализа эффективности использования запасов.
Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материалов:
 - сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;
- учет количества и оценка запасов;
- оперативность (своевременность) учета запасов;
- достоверность;
- соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
- соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.
Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.
Формы первичных учетных документов утверждаются:
- Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации - унифицированные формы первичной учетной документации;
- соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы;
- организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.
Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.
Счёт 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).
Также для учёта материалов применяются счета: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». 
В зависимости от особенностей используемых материалов к счёту 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета, которые представлены в 
таблице 1.

Таблица 1

Субсчета к счету 10 «Материалы»

Счет     Субсчет         Наименование 

10.1 
10.2 

10.3 
10.4
10.5
10.6
10.7
10.8
10.9
10.10    Основные материалы
Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции
Топливо
Тара и тарные материалы
Запасные части
Прочие материалы
Материалы, переданные в переработку на сторону
Вспомогательные материалы
Материалы в пути
 Покупные сырьё и материалы

Синтетический учёт материалов должен быть дополнен их аналитическим учётом по номенклатурным номерам материалов. Перечень номенклатурных номеров разрабатывается самой организацией в разрезе наименований материалов и (или однородных групп (видов)). 
В текущем учёте материалы оцениваются по фактической себестоимости их приобретения (заготовления). При этом крупные предприятия ведут учет материалов, как правило, по фактической стоимости, так как номенклатура постоянно поступающих и списываемых в производство материалов очень велика.
При учёте материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.
Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счёта 10 с кредита счёта 91 «Прочие доходы и расходы».
Фактическая себестоимость материалов может формироваться следующими способами:
- путём отражения непосредственно на счёте 10 «Материалы»;
- с использованием дополнительных счетов: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей и 16 « Отклонение в стоимости материальных ценностей».
При использовании первого варианта материалы учитываются по фактической стоимости (в этом случае все затраты по приобретению (фактическую стоимость) материалов списываются в дебет счета 10, а по кредиту этого счета идет списание материалов, также по фактической стоимости. Также возможно разделение счета 10 на два субсчета:
- учетная стоимость материалов;
- транспортно-заготовительные расходы (ТЗР).
 В этом случае при списании материалов с кредита счета 10.субсчет «учетная стоимость материалов» необходимо списывать и сумму ТЗР с кредита счета 10.субсчет «ТЗР».
Возможен и следующий вариант учета движения материалов, когда все операции по приобретению (заготовлению) материалов учитываются на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». В дебет этого счета относятся покупная стоимость материала с кредита счетов 60,23,20,71,76 и др. (в зависимости от источника поступления) и расходы по заготовке и доставке материалов на предприятие. В кредите счета 15 в корреспонденции с дебетом счета 10 отражается стоимость фактически поступивших и оприходованных материальных ценностей по учетным ценам. При этом разница между фактической стоимостью приобретения (заготовления) и  стоимостью поступивших материалов по учетным ценам (плановая, договорная себестоимость, средне покупная цена и др.) списываются на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Суммы отклонений, накопленные в дебете этого счета, списываются в установленном порядке в дебет производственных счетов пропорционально стоимости израсходованных в производстве материалов по учетным ценам.
Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по операциям приобретения и заготовления материалов представлена в таблице 2.
Таблица 2

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по операциям приобретения и заготовления материалов

Содержание хозяйственной операции    Корреспонденция счетов
    Дебет    Кредит
    1-й вариант    2-ой вариант    
1    2    3    4
Акцептованы счета за информационные, консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей    
15
    
10, субсчет «Транспортно-заготовительные расходы»    
60
Акцептованы счета посредническим организациям    
15    10, субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    
60
Уплачены таможенные пошлины и сборы        10, субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    
76
(68)

Акцептованы счета за погрузку материалов в транспортные средства        10, субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    
60
Акцептованы счета ха хранение материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях, портах, на пристанях        10, субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    
60
Учтены расходы на командировки, связанные с непосредственным заготовлением материалов

    
15    10, субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    
71
Учтены расходы на содержание специальных заготовительных пунктов, складов, организованных в местах заготовок, и расходы на     
15    10, субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    
10,70,69,02,60,23 и т.д.
 
Продолжение таблицы 2
1    2    3    4
Содержание заготовительно-складского
аппарата организации (при отражении данных затрат непосредственно на счете учета материалов)             
Учтены расходы на содержание специальных заготовительных пунктов, складов, организованных в местах заготовок, и расходы на содержание заготовительно-складского аппарата 9при отражении данных затрат на счете учета затрат с последующим их отнесением на счет материалов или заготовления материалов)    

23

23
10, субсчет
«Транспортно-заготовительные расходы»    

10,70,
69,02,
60,23 и т.д.
Учтена стоимость потерь в пути
Поставленных материалов в пределах норм естественной убыли
    94    94    60
Отнесены потери в пределах естественной убыли на сумму ТЗР    
16    10,субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    
94
Начислены проценты по кредитам банков и займов, полученным на приобретение материалов    
60, субсчет 
«Проценты по кредитам банков»    
60, субсчет 
«Проценты по 
кредитам банков»    

66
(67)
Отнесены проценты по кредитам банков и займам на ТЗР    
15    10, субсчет «Транспортно-
заготовительные расходы»    60, субсчет 
«Проценты по кредитам банков»
 
Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении самой организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство
материалов осуществляется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.
При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией (кроме товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) одним из следующих методов:
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретения (ФИФО).
Применение одного из методов указывается в учетной политике и производится в течение отчетного года.
Материалы могут оцениваться организацией по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.
Оценка запасов методом ФИФО основана на допущении, что материальные ресурсы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т.е. ресурсы, первыми поступающие в производство (в торговле - в продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости реализации продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость ранних по времени приобретений. В таблице 3 приводится типовая корреспонденция счетов учета материалов. 

Таблица 3
Корреспонденция счетов по учёту материалов по фактической себестоимости приобретения

№ п/п    С    Содержание хозяйственной операции    Корреспонденция счетов
        Дебет    Кредит
1    2    3    4
1.    Оприходованы производственные
запасы, поступившие от поставщиков    
10    
60,76
2.    Отражена сумма НДС по поступившим
ценностям    
19    
60,76
3.    Оплачена задолженность поставщикам    60,76    51,52
 
Продолжение таблицы 3
1    2    3    4
4.    Списана сумма НДС по оплаченным ценностям    68    19
5.    Отражены расходы по заготовке материалов    10    70,69,67,68,71 и др.
6.    Оприходованы отходы от основного и
вспомогательного производств    
10    
20,23
7.    Оприходованы материалы, произведенные
вспомогательными цехами    10    23
8.    Оприходованы материалы, полученные от
ликвидации основных средств    10    91
9.    Поступили оплаченные из кассы, со 
специальных счетов и полученные ссудой 
материалы    
10    
50,55,66,67
10.    Получены безвозмездно от других организаций
материалы    
10    
98
11.    Списаны по плановой себестоимости
материалы, отпущенные на капитальные
вложения, основное и вспомогательное
производство, цеховые и общезаводские
нужды расходов будущих периодов,
осуществление накопительных работ,
коммерческие расходы    08,20,23,
25,26,44,
97    

10
12.    Принята к зачету сумма НДС по
материалам, отпущенным на капитальные
вложения     
68    
19
13.    Списаны материалы на непроизводственные
Нужды    
29,91    
10
14.    Списана сумма НДС по материалам,
использованным на непроизводственные
нужды    
29,91    
68
15.    Проданы материалы    91    10
16.    Списана сумма НДС, приходящаяся на
проданные материалы    
91    
68
17.    Переданы безвозмездно материалы    91    10
18.    Списан финансовый результат от 
безвозмездной передачи    
99    
91
19.    Списана сумма НДС по безвозмездно
Переданным материалам    
91    
68
20.    Произведена дооценка материалов    10    91
21.    Списаны по окончании месяца отклонения
фактической себестоимости материалов от
их плановой себестоимости    08,20,23
25,26,44
91,96    

10
22.    Акцептованы счета поставщиков за 
приобретенные производственные запасы    
15    
60,76
23.    Отражена сумма НДС по материалам    19    60,76
24.    Оплачена задолженность поставщикам    60,76    51,52
25.    Списана сумма НДС по оплаченным ценностям    68    19
26.    Отражены расходы по заготовке материалов    15    76,50,51,55
27.    Оприходованы производственные запасы по
учетным ценам    
10    
15
 
Окончание таблицы 3
1    2    3    4
28.    Поступление материалов:
- на стоимость возвратных отходов;
- на расходы по доставке материалов 
собственным транспортом и на фактическую    
10    
20

    себестоимость материалов собственного
производства;
- на стоимость поступивших материалов по 
ценам поставщиков со всеми наценками
сбытовых и снабженческих организаций
и транспортно-заготовительными расходами;
- на стоимость материалов, оплаченных
из подотчетных сумм;
- на стоимость услуг, оплачиваемых чеками
транспортным организациям    10

10

10

10    23

60

71

76
29.    Материалы, поступившие от поставщиков
находятся в пути    
10.9    
15
30.    Груз прибыл и в бухгалтерии есть накладные,
но нет счета    
10.1    
60.1
31.    Фактически внесенные вклады учредителей
отражают по дебету соответствующих материальных, денежных и других счетов    01,04,
10,51,
50    
75.1

Материалы могут быть приобретены организацией путем покупки у поставщиков за деньги, посредством внесения учредителями в уставный капитал, в результате безвозмездного получения от других лиц. Также возможно поступление материалов от ликвидации основных средств.
К фактическим затратам на приобретение материалов относятся:
 - суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;
- таможенные пошлины;
- не возмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов;
- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;
- затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке производственных запасов; затраты по 
содержанию заготовительно-складского подразделения организации, затраты за услуги транспорта по доставке материалов до места их использования, если они не включены в цену материалов, установленную договором; начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит); начисленные до принятия к бухгалтерскому учету материалов проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов;
- затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;
- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.
Не включаются в фактические затраты на приобретение материально - производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материалов.

1.2 Документальное оформление и учет поступления, движения и хранения материалов

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятия, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. 
С работниками, занимающими должности или выполняющими работы непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой материалов заключаются письменные договоры о материальной ответственности.
У материально-ответственных работников, осуществляющих приемку, хранение и отпуск материалов, должны быть: инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материалов, утвержденные главным бухгалтером предприятия; номенклатура-ценник материалов, находящихся в обращении на  данном складе; нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщатся отделу снабжения; список должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, и образцы их подписей; список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материалов; список материалов, которые принимаются при обязательном участии комиссий; график работы склада; сроки проверки весов и измерительных приборов.
Поступление материалов оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.
Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчётные и другие сопроводительные документы – платёжное требование, товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др.
Проверенные платёжные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад и сдаёт старшему кладовщику. Принятые материалы оформляют приходными ордерами. При оформлении одного номенклатурного номера составляется однострочный приходный ордер, если их несколько – многострочный.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляется штамп в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счёта поставщика, приёмку материалов производит комиссия и оформляет акт о приёмке материалов.
Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материалов без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительными документами поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя не заинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении ему платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.
В случае централизованной доставки материалов со склада поставщик в качестве первичного документа выписывает товарно-транспортную накладную в четырёх экземплярах:
- покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера;
- поставщику – для списания материалов;
- для начисления заработной платы;
- для предъявления в банк на оплату.
Материалы поступают на склад не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (хозяйственные и канцелярские товары), от основного и 
вспомогательных производств, изготавливающих для своих нужд (инструменты, специальные штампы, приспособления). Кроме того, приходуются на склад как поступления сэкономленное сырье, материалы, о отходы производства, от брака продукции, от ликвидации основных средств.
Поступление на склад материалов собственного изготовления оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах.
Приходные документы составляются в день поступления материалов. Особенно приходуются на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью любых видов собственности.
Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализация на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска. 
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами.
Лимитно-заборная карта выписывается на одну или несколько позиций