1. Теоретические основы управления хозяйственным обеспечением деятельности муниципальных органов власти

1.1. Понятие хозяйственного обеспечения деятельности. Роль хозяйственного обеспечения в деятельности муниципальных органов

Современная работа органов муниципального управления представляет сложный процесс, функционирующий при постоянном и своевременном его обеспечении средствами производства (материалами, топливом, электро- и теплоэнергией, машинами и оборудованием), необходимыми для оказания услуг или выполнения других работ.

В условиях рынка важное значение имеет закупка наиболее экономичных видов сырья и материалов, ресурсосберегающей техники, обеспечение сохранности материальных ценностей, вовлечение в оборот промышленных отходов и вторичного сырья. Все организационные и технические операции по приобретению необходимых материально-технических ресурсов представляют деятельность ответственных органов муниципального управления. Такая деятельность учитывает соотношение между спросом и предложением, виды и уровень рыночных цен, размеры наценок на услуги снабженческо-сбытовых организаций.

Хозяйственное обеспечение деятельности организации: техническое обслуживание зданий, помещений, оборудования (лифтов, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, электросетей и т.д.), планирование, организация и контроль проведения их текущих и капитальных ремонтов, снабжение мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, организация транспортного обеспечения и охраны.

Все хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

·        обеспечение канцтоварами

·        обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами

·        обеспечение хозяйственными товарами

·        поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)

·        обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)

·        осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)

2) Документооборот:

·        ведение документооборота

·        ведение архива

·        ведение библиотек, баз данных

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

·        уборка помещений

·        эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)

·        оформление помещений

·        ремонт помещений

·        обустройство прилегающих территорий

·        озеленение

4) Организационная работа:

·        организация рабочих мест

·        организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)

·        организация работы переговорных

·        организация питания сотрудников

·        транспортное обслуживание

·        курьерское обслуживание

·        организация страхования сотрудников и компании

·        организация переездов

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

·        взаимодействие с органами государственной власти и местного самоуправления (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)

·        взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)

·        взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.

6) Внутреннее информирование персонала:

·        организация оповещения о новых документах

·        контроль исполнения поручений

·        выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений

·        организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений

·        организация внутрифирменных музеев и выставок

Часть хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз.