СКАЧАТЬ РАБОТУ БЕСПЛАТНО -
Таким образом, под электронным документом следует понимать любую информацию, записанную на перфокарту, перфоленту, магнитный, магнитооптический накопитель, карту флэш-памяти и иной подобный носитель, которую можно аутентифицировать и/ или идентифицировать.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.
Необходимость эффективного документооборота в организации обусловлено наличием большого количества входящих и исходящих, внутренних документов, которые необходимо систематизировать. Вручную это сделать крайне проблематично: это займет большое количество времени делопроизводителя; такая трудоемкая работа требует большой концентрации внимания, а допущенная ошибка в регистрации или отправке на исполнение может привести к возникновению административной ответственности. Правильно выстроенная система документооборота организации позволяет ускорить процедуру обработки исполнителями поручений, ускорить процедуры обработки исполнителями заявлений от граждан, ведении актуальной информации о ситуации в городе и обмене данной информацией, как между структурными подразделениями администрации, так и с внешними источниками.
Средством повышения оптимизации процессов управления потоком документов является система электронных документов (далее СЭД). Главное назначение СЭД - организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации организаций.
В СЭД надлежит автоматически отслеживать изменения в документах, сроки их исполнения, движение документов, а также контролировать все их версии. СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе сложных композиционных документов. СЭД объединяют разрозненные потоки документов территориально удаленных подразделений делопроизводства и режима в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов.
В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД надлежит настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства, а также интегрироваться с существующими системами.
В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления документами» и «системы управления деловыми процессами» .
Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:
регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
централизованный контроль исполнения документов;
списание документов в дело;
ведение информационно-справочной работы;
формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.
Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.
Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.
Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:
1. регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
2. электронный архив документов;
3. согласование и утверждение организационно-распорядительных документов;
4. контроль исполнения документов и поручений;
5. автоматизация договорного процесса;
6. управление библиотекой книг;
7. библиотека регламентов управленческих процедур;
8. оформление командировок;
9. организация внутреннего информационного портала организации и его подразделений;
10. система контроля выполнения должностных инструкций.
Электронный документооборот в российском законодательстве позиционируется как совокупность технологических, экономических, финансовых, организационных и в значительной степени юридических взаимоотношений . Базовые юридические конструкции, регулирующие составление и обращение электронных документов, содержатся в Гражданском, Налоговом, Арбитражном процессуальном и Гражданском процессуальном кодексах РФ, федеральных законах «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О персональных данных», «О бухгалтерском учете», «О техническом регулировании» и ряде других. К основным требованиям, которым должен отвечать электронный документооборот, относятся следующие:
- соблюдение письменной формы юридических действий, совершаемых с использованием электронных документов;
- соответствие электронных документов или сообщений процессуальным требованиям к доказательствам и средствам доказывания (при рассмотрении спора в суде);
- правовое признание электронных документов или сообщений, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи;
- соответствие электронных документов по содержанию документам, составленным на бумажном носителе, требования к которым установлены законодательством (например, ст. 160 ГК РФ) и которые подписаны ЭЦП или иными аналогами собственноручной подписи;
- соответствие юридических действий, оформляемых электронными документами, не только специальным требованиям нормативных правовых актов РФ, предъявляемым к электронным процедурам, но и общим нормам законодательства;
- обработка персональных данных в системах электронного документооборота на основе принципов, закрепленных Федеральным законом «О персональных данных»;
- закрепление положений, регламентирующих применение электронных подписей, в качестве приоритетных; предусматривание юридических функций электронной подписи: указывать, кем подписан электронный документ или электронное сообщение; подтверждать, что электронный документ подписан уполномоченным лицом; обеспечивать подлинность и неизменность подписанного документа; обозначать выражение воли подписывающего лица; символизировать необходимую письменную форму документа.
В новых законодательных нормах преобладают «технологически нейтральные» требования к электронному документообороту, включая применение электронных подписей. В первую очередь речь идет о Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», закрепившем ряд принципиальных положений: возможность использования электронных сообщений, подписанных как ЭЦП, так и иными аналогами собственноручной подписи; признание электронного сообщения, подписанного аналогом собственноручной подписи, в качестве электронного документа, равнозначного документу, подписанному собственноручной подписью (если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе). Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано аналогом собственноручной подписи в порядке, установленном соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Основными пользователями СЭД являются крупные организации, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
1.2. Исторический экскурс в развитие системы электронного документооборота
Быстрота обмена информацией напрямую влияет на экономику отдельных государств и мирового сообщества в целом, что особенно остро ощущается в области торговых отношений, где стремительно развивается новая отрасль - электронная коммерция. В связи с этим встает насущный вопрос о юридическом статусе передаваемых данных, и эта проблема требует решения не только на национальном, но и на международном уровне. Поэтому проблемами законодательного регулирования использования электронных документов, в первую очередь, начинают заниматься международные организации и комиссии в области экономики. Деятельность подобных организаций в последнее время направлена в основном на развитие электронной коммерции путем создания единообразных международных законодательных и нормативно-методических актов по данной тематике.
Ведущая роль в работе по правовой унификации в области электронного обмена данными (ЭОЛ) и электронной коммерции исторически принадлежит ЮНСИТРАЛ - Комиссии ООН по международному торговому праву, Международной торговой палате и Европейской экономической комиссии.
Одним из первых законодательных актов в этой области является Типовой закон ЮНСИТРАЛ «Об электронной коммерции» - и «UNCITRAL Model Law on Electronik Commerct», принятый в 1996 году.
История Типового закона «Об электронной коммерции» берет свое начало еще с середины 80-х годов с рассмотрения на семнадцатой сессии ЮНСИТРАЛ доклада Генерального секретаря на тему «Правовые аспекты автоматической обработки данных» и доклада Секретариата на тему «Правовая ценность компьютерных записей» (1985 г.). В последнем докладе было отмечено, что одной из самых серьезных проблем для широкого внедрения компьютерных технологи и обработки и передачи данных является требование национальных законодательств о бумажной форме документов. На основании этих замечаний был выработан ряд рекомендаций правительствам стран - членов, касающихся использования компьютерных записей как доказательства в судебном процессе и требований к письменной форме документов, к собственноручной подписи и других основанных на бумажной форме методах идентификации с точки зрения допуска электронных средств идентификации.
Рекомендации ЮНСИТРАЛ 1985 г. были приняты к сведению государствами-членами, но возникла необходимость в разработке комплекса норм, которые регламентировали бы и электронный обмен данными, и использование электронных документов для заключения коммерческих сделок. Проведение работ в этой области было поручено Рабочей группе по международным платежам, которая решила, что наиболее целесообразно оформить нормы в рамках Типового закона (хотя сначала предлагалось использовать иное название – «типовые законодательные положения». Это позволило бы, с одной стороны, сохранить гибкость в регулировании, а с другой - дало возможность включать выработанные положения в качестве договорных условий и оговорок в международные контракты. Комиссия согласилась с мнением Рабочей группы, которая получила в связи с этим новое наименование - Рабочая группа по электронному обмену данными.
Подготовка Типового закона осуществлялась с участием представителей всех государств - членов ЮНИСИТРАЛ, а также таких организаций, как ЮНИАО, Гаагской конференции по международному частному праву, Федерации латиноамериканских банков, Банковской федерации Европейского Сообщества, Международной торговой палаты, и ряда других, что обеспечило широкое представительство и всестороннее изучение вопросов. Вт 1995 г. был одобрен текст Типового закона «О правовых аспектах электронного обмена данными и связанных средствах коммуникации». Данный закон был рекомендован государствам для включения в национальное законодательство. В июне 1996 г. была утверждена новая редакция закона, который получил название «Об электронной коммерции».
Если обратиться непосредственно к положениям закона, то в ст. 2 можно найти определение понятия «сообщение данных», которое понимается как «...информация, создаваемая, хранимая или передаваемая с использованием электронных, оптических или аналоговых средств, включая, но не ограничиваясь, электронный обмен данными, электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс». Таким образом, вместо понятия «электронный документ» используется понятие «сообщение данных», которое в определенной степени покрывает недостаток терминологии.
Но помимо закрепления самого понятия «сообщение данных», необходимо, чтобы право признавало и юридический статус передаваемой информации (электронного документа), поскольку только так можно обеспечить возможность предоставления доказательств в электронной форме при возникновении споров.
Поэтому Типовым законом устанавливается, что «...информация не признается не имеюшей юридической силы, недействительной или не подлежащей принудительному исполнению только на основании того, что она составлена в форме сообщения данных в электронной форме».
Более того, в ст. 6 уточняется, что «...при необходимости предоставления информации в письменной форме в качестве письменного источника могут использоваться данные в электронной форме при условии их доступности для последующих ссылок».
Для создания электронной подписи могут использоваться различные технологии. В связи с этим было необходимо решить вопрос о критериях, соответствие которым разрешало бы или рекомендовало использовать тот или иной вид электронной подписи. Типовым законом не предлагается единое определение электронной подписи, но устанавливается, что используемый метод должен по своим техническим характеристикам обеспечить разумный уровень безопасности с учетом условий соглашения между сторонами и цели использования. В качестве дополнительных при принятии национальных законов может быть использован и ряд других критериев.
В третьей главе Типового закона рассматриваются вопросы, связанные с использованием электронных документов и осуществлением электронного обмена данными при заключении контрактов, которые признаются действительными, если стороны не договорились об ином. Рассматриваются процедуры создания, передачи, определения и подтверждения места и времени создания сообщения данных, а также критерии признания сторонами их юридической силы.
Таким образом, разработчики попытались установить общие правила и принципы работы с электронными документами в определенной области деятельности - коммерции, наметив примерные положения, которые могут быть использованы при разработке соответствующих национальных законов.
Вновь к исследуемым проблемам на международном уровне обратились уже через несколько лет - в 1999 году, когда была принята Директива Европейского Союза «Об электронных подписях». Безусловно, при подготовке этого документа создателями учитывался уже накопленный опыт Соединенных Штатов Америки, стран Западной Европы и Азии. И, если закон 1996 года касался вопросов обмена электронными сообщениями в целях осуществления электронных сделок и развития электронной коммерции, то закон 1999 года посвящен регламентации лишь одного аспекта - электронной подписи как доказательства подлинности и целостности электронного сообщения.
Принятая 13 декабря 1999 года Директива была призвана установить юридический статус и общие правила использования электронных подписей на территории стран Европейского Союза. К июлю 2001 года все государства - члены Европейского Союза были обязаны принять соответствующие национальные законы, основываясь на положениях Директивы.
Центральным понятием в рассматриваемом международном законодательном акте является «электронная подпись», которая определяется как «...данные в электронной форме, присоединенные или логически связанные с другими данными в электронной форме, используемые для аутентификации». Кроме этого, вводится понятие «усовершенствованная электронная подпись», определяемое как «...электронная подпись, удовлетворяющая следующим условиям: уникальным образом связанная с подписывающим лицом; позволяющая идентифицировать создателя; связанная с данными таким образом, что все последующие изменения данных после процедуры подписания определяемы».
Таким образом. Директивой предлагается двойственное определение электронной подписи: «простая электронная подпись», соответствующая первому определению, и «усовершенствованная электронная подпись».
В 2001 году Комиссией по международному торговому праву был разработан еще один типовой (модельный) закон - Модельный закон ЮНСИТРАЛ «Об электронных подписях», который позволил уточнить ряд существенных вопросов, касающихся координации и унификации разобщенного национального законодательства в области использования электронных подписей в электронной коммерции.
Законом вводится термин «сообщение данных», который определяется также как и в законе «Об электронной коммерции» 1996 года и выступает в какой-то степени в роли заместителя понятия «электронный документ».
Но основное внимание создателей закона сосредоточено на понятии «электронная подпись», которая определяется как «...данные в электронной форме, присоединенные или логически связанные с сообщением данных, которые могут быть использованы для идентификации создателя подписи и подтверждения принадлежности электронной подписи определенному лицу».
В статье 6 определяется юридическая сила электронной подписи. При подписании электронного сообщения или документа может использоваться электронная подпись, которая признается юридически значимой при выполнении следующих условий: если данные, используемые для создания электронной подписи, непосредственно связаны с лицом, подписавшим документ и в момент ее создания находились под личным контролем подписывающего лица; любое изменение электронной подписи, сделанное после подписания, может быть выявлено, кроме того, любое изменение, сделанное в самом документе после подписания, также может быть выявлено. Очевидно, что большую часть перечисленных условий мы уже встречали в Директиве Европейского Союза «Об электронных подписях» в определении понятия «усовершенствованная электронная подпись».
В то же время закон не предписывает использование какой-либо определенной технологии создания электронных подписей, а выносит этот вопрос на усмотрение национальных законодательств при обеспечении надежности выбранной технологии.
В статье 12 рассматриваемого модельного закона положительно решается вопрос о признании юридической силы иностранных электронных подписей, которые могут считаться законными при схожести методов их создания. На тех же условиях могут признаваться и иностранные сертификаты.
Таким образом, мы видим, что уже начиная с середины 90-х годов 20 века, такими международными организациями как Комиссия по международному торговому праву и Европейский Союз были подготовлены и приняты первые типовые (модельные) законы «Об электронной коммерции» и «Об электронных подписях», которые в дальнейшем активно использовались при разработке законов на эту тему в отдельных государствах.
Основным нормативным документом, регламентирующим вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 1-ФЗ). В Законе № 1-ФЗ провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Закон № 1-ФЗ принят в соответствии с модельным законом «Об электронной цифровой подписи», принятым в г.Санкт-Петербурге 9 декабря 2000 г. постановлением на 16-м пленарном заседании Межпарламентской ассамблеи государств - участников СНГ. Следует отметить, что, несмотря на добровольный порядок принятия соответствующих законодательных актов на внутригосударственном уровне, авторитет данного модельного закона чрезвычайно высок - помимо России уже многие страны СНГ (например, Украина) приняли соответствующую стратегию за базовую. Резкая критика Закона № 1-ФЗ некоторыми представителями российского рынка представляется не совсем обоснованной, поскольку концепция принятия документов общего характера, регулирующих вопросы электронного документооборота, принята во многих других государствах.
Технологии ЭЦП использовались задолго до принятия Закона N 1-ФЗ. В частности, приказом Банка России от 21.09.93 г. N 02-159 был введен в действие государственный стандарт «Подпись цифровая электронная» (в настоящее время этот приказ утратил силу, вместо него действует приказ Банка России от 31.01.95 г. N 02-13, вводящий в действие новые стандарты в сфере применения ЭЦП). Кроме того, в 1993 г. известен пример судебного разбирательства, связанного с использованием ЭЦП, одной из существенных особенностей которого является тот факт, что дело изначально было передано для рассмотрения не в арбитражный суд, где могли возникнуть сложности с допустимостью доказательств, а в суд третейский.
В письме Банка России от 3.02.04 г. № 16-Т содержатся рекомендации по информационному содержанию и организации WEB-сайтов кредитных организаций, в частности в п. 3.8 указывается, что электронный документооборот между кредитными организациями и клиентами через операционный WEB-сайт целесообразно осуществлять с использованием средств аутентификации электронных сообщений (в том числе средств электронной цифровой подписи).
В постановлении ФКЦБ России от 31.10.02 г. N 43/пс указываются основные особенности, связанные с предоставлением электронных документов в ФКЦБ. В частности, предусматривается использование ЭЦП в случаях передачи документов, раскрывающих информацию в соответствии с Федеральным законом от 22.04.96 г. N 39-ФЗ.
Согласно постановлению ФКЦБ России от 31.05.02 г. № 17/пс (в ред. от 7.02.03 г.) информация о проведении общего собрания акционеров может быть направлена электрической связью, включая средства факсимильной и телеграфной связи, электронной почтой с использованием ЭЦП, но только в том случае, если это предусмотрено уставом или иным внутренним документом общества, регулирующим деятельность общего собрания.
В постановлении ФКЦБ России от 1.04.03 г. N 03-19/пс предусматривается возможность предоставления информации об аффилированных лицах открытых акционерных обществ посредством документов в форме электронного документооборота, подписанного ЭЦП. В данном случае "дублирование" передаваемых документов на бумажном и магнитном носителе не требуется.
Законодательство об ЭЦП является правовой основой использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», что закреплено в ст. 3 Федерального закона от 10.01.03 г. N 20-ФЗ. В частности, в ст. 12 данного Закона предусмотрено, что электронные документы, подготовленные с использованием ГАС «Выборы», приобретают юридическую силу после его подписания ЭЦП соответствующих должностных лиц. Протокол, сводная таблица о голосовании и иные сводные документы, подготовленные в электронном виде, приобретают юридическую силу только после обязательной проверки с помощью открытых ключей ЭЦП подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
Вопросы, касающиеся создания системы электронного документооборота, поднимаются и в ряде концептуальных российских документов, в которых определены основные тенденции социально-экономического развития. Например, Основные направления единой государственной денежно-кредитной политики на 2003 год, одобренные советом директоров Банка России 16 ноября 2002 г., содержат положения о дальнейшем расширении сферы применения электронных платежных документов, используемых при осуществлении безналичных расчетов, унификации правил электронного документооборота, стандартизации форматов электронных сообщений, совместимых с соответствующими форматами, применяемыми в международной практике.
1.3. Критерии выбора системы электронного документооборота
Внедрение электронного документооборота в организации - задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих организационных процессов.
В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний – независимо от уровня своих реальных возможностей - позиционируются как разработчики систем электронного документооборота. Сейчас таких компаний уже много десятков, хотя большинство из них имеет лишь единичные внедрения.
При выборе исполнителя системы электронного документооборота необходимо предъявлять следующие требования:
наличие у фирмы-разработчика сертификатов и лицензий;
количество успешных установок системы;
наличие качественного сопровождения;
деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнёрского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.);
проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг);
услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе.
предоставление разработчиков постоянно действующей оперативной технической поддержки.
Рассмотрим наиболее значимые критерии выбора системы электронного документооборота (СЭД).
Поддержка полного жизненного цикла документа. Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.
Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов.
Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий. Оптимальная система корпоративного документооборота должна сочетать в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Таким образом, повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия, а также снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов.
«Пилотный» проект. После выбора компании-поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решения в работе, выявить все недостатки и т.д. «Пилотный» проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам.
Обучение персонала. Вопросам обучения сотрудников при развертывании СЭД также должно уделяться самое пристальное внимание. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.
Все системы электронного документооборота можно условно разделить на 3 большие группы:
1. Системы организации архива (хранилища) документов.
2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
3. Комплексные системы автоматизации документооборота.
Большинство современных СЭД содержит элементы каждой из трех групп, но «полноценные универсалы» встречаются редко. Как правило, каждая система ориентирована на автоматизацию какой-то определенной группы процессов.
1. Системы организации архива документов
У термина «архив (хранилище) документов» есть два значения. Под такими системами понимают:
– Специализированные системы хранения и обработки сверхбольших объемов документов. Такие системы необходимы узкому кругу компаний, например, организациям массового обслуживания (коммунальные услуги, госсектор, страхование, кредитно-банковский сектор).
– «Облегченные» системы документооборота, обеспечивающие только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним.
Если говорить об архиве документов как об «облегченной» системе документооборота, то в данном подходе к автоматизации документооборота наиболее популярны следующие решения (таблица 1):
Таблица 1.1 – Подходы к системе электронного документооборота
Подход Типовое решение Плюсы Минусы
Файл-сервер+электронная почта
Наиболее характерно для небольших организаций Функциональное, но относительно дорогое решение Минимальная стоимость
Простое и быстрое внедрение
Нет необходимости в обучении пользователей Для качественного управления архивом необходимо участие ИТ-специалиста
Высокие риски потери и искажения информации
Делопроизводство не автоматизировано
Усложнен поиск и работа с документами
Веб-системы организации групповой работы с документами Локальное хранение документов
Создание и хранение документов в сети Интернет Минимальная стоимость
Наличие элементов делопроизводства и документооборота
Возможность организации работы в территориально-распределенной организации
В повседневное работе участие ИТ-специалистов не требуется Для первоначальной настройки и внедрения нужно участие ИТ-специалиста;
Высокие риски потери и искажения информации;
Делопроизводство не автоматизировано;
Усложнен поиск и работа с документами
В целом организация документооборота в виде «архива документов» имеет смысл либо для малых подразделений (с управленческим штатом менее 10 человек), либо для предприятий с небольшим объемом документооборота (до 10–20 документов в месяц). Основным бонусом таких систем является лишь их дешевизна и простота использования.
2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота
Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота составляют сейчас большинство предлагаемых на российском рынке СЭД. Типовые функции систем этой группы:
– Архив документов:
– хранение и архивирование документов,
– поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
– сканирование и распознавание документов;
– Делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит):
– регистрация документов,
– организация номенклатуры дел,
– разграничение прав доступа.
– Документооборот:
– маршрутизация документов,
– выдача поручений,
– визуализация бизнес-процессов.
Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества.
3. Комплексные системы автоматизации документооборота
Эта группа систем наиболее «сильна» в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия, – выдача и контроль исполнения поручений, маршрутизация документов и пр.
Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а, следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.
После определения СЭД необходимо учесть следующие аспекты, которые обязательно скажутся на успешности проекта внедрения СЭД:
– необходимо выяснить, какие у системы возможности «на вырост», чтобы не пришлось с ростом масштаба работы тратить деньги на внедрение новой СЭД.
– При сравнении стоимости систем оценивать полную стоимость проекта. Очень часто значительная часть стоимости скрыта в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
– Перед покупкой посмотеть на систему «вживую», а еще лучше – у клиентов поставщика решения. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней.
– Некоторые из представленных на рынке систем относятся к так называемым «коробочным» СЭД. Под этим подразумевается возможность установить и настроить систему собственными силами.
– Необходимо убедиться в том, что сотрудники «потянут» систему – любая автоматизация обычно приводит к увеличению объема работы, особенно на этапе внедрения. Если в организации нехватка персонала – надо или увеличить его количество, или выбрать СЭД с более простыми функциями.
– Процедура внедрения системы – важный элемент успешности проекта. Перед покупкой системы необходимо обязательно заранее спланировать этот этап и обговорить его особенности с поставщиком решения.
Итак, основными факторами, влияющими на выбор системы электронного документооборота являются:
1. Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение. Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
2. Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
3. Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
4. Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
5. Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
6. Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
7. Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ. Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
8. Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
9. Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
10. Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
11. Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
12. Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
13. Требования по соответствию опр еделенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.
Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.
Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
Фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
Итак, система электронного документооборота – это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере. Эффективность системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. СЭД должна обладать средствами, позволяющими реализовать основные деловые процессы учреждения и гибко под них подстраиваться.
|
