СКАЧАТЬ РАБОТУ БЕСПЛАТНО -
1. Теоретические основы документационного обеспечения управления экскурсионного бюро
1.1. Туристско-экскурсионное обслуживание: нормативно-правовое регулирование и требования к организации делопроизводства
Туристско-экскурсионное обслуживание – деятельность предприятий и организаций, направленная на удовлетворение потребностей населения и иностранных граждан в туристских и экскурсионных услугах.
Основным документом, регламентирующим деятельность экскурсионного бюро является Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. №132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 5 февраля 2007 г. № 12-ФЗ).
Названным законом устанавливаются особенности реализации туристского продукта. В частности установлен обязательный перечень документов, которые должны быть приняты в организации: договор на оказание туристических услуг; туристическая путевка.
Отношения между клиентом и туристской фирмой возникают с момента заключения между ними договора на предоставление туристских услуг или подачи заявки (листа бронирования) и регулируются ГК РФ, Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», Законом РФ «О защите прав потребителей), иными законодательными актами РФ и настоящими Правилами. Договор заключается в письменном виде в двух экземплярах.
Туристская путевка, свидетельствующая о наличии договора между турфирмой и клиентом и отражающая перечень услуг и их особенные условия, которые клиент должен получить по ее предъявлении в надлежащем месте и в надлежащее время, выдается клиенту после полной оплаты клиентом стоимости тура.
Еще один документ, не поименованный в законе, однако довольно часто применяемый на практике, – туристский ваучер. Он гарантирует, что турист имеет право получить во время поездки все услуги, указанные в нем. В ваучере обычно отражают:
наименование турфирмы и ее данные;
наименование документа (туристский ваучер);
дату и номер ваучера;
информацию об отеле, оплаченных туристом услугах, сроках поездки и т. д.
Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемые в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.
Например, ст. 51 и последующие части Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица, ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420-453 содержат общие положения о договоре, включая положения о форме, особенностям заключения, изменения и расторжения договора.
Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 года регулирует три группы отношений, достаточно емкие по содержанию:
1) отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
2) отношения, возникающие при применении информационных технологий и средств их обеспечения (например, правоотношения по созданию информационных сетей);
3) отношения, возникающие при защите информации (например, связаны с правом на защиту личной жизни, защиты информации от несанкционированного доступа).
Применительно к туристко-экскурсионным услугам используются требования, установленные государственным стандартом: Туристко-экскурсионное обслуживание (Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 21 февраля 1994 г. N 32 Дата введения 1 июня 1994 года ГОСТ Р 50644-94). Стандарт устанавливает требования к туристским и экскурсионным услугам, обеспечивающим безопасность жизни и здоровья туристов и экскурсантов, методы их контроля и предназначен для целей обязательной сертификации туристских услуг.
Следующие государственный стандарт – ГОСТ 28681.0-90 «Стандартизация в сфере туристско-экскурсионного обслуживания». Данным стандартом установлен перечень документов по стандартизации туристско-экскурсионной деятельности.
Таблица 1 – Структура фонда документов в стандартизации туристско-экскурсионного обслуживания населения
Вид стандарта Содержание стандарта Категория и вид документа
Стандарты основополагающие Требования к организации и проведению работ по:
Стандартизации
Маркетингу
Сертификации
Управлению качеством
Государственный стандарт (ГОСТ)
Рекомендации
Методические указания (МУ)
Словарь-справочник
Стандарты общетехнические Термины
Номенклатура показателей качества
Классификация услуг
Общие требования к услугам и условиям обслуживания
Унифицированная система документации Классификатор
ГОСТ
Инструкции
Стандарты на процессы туристско-экскурсионного обслуживания Требования к типовым техническим процессам оказания услуг
Процессам исполнения услуг и обслуживания
Стандарты предприятия и инструкции
Стандарты на экскурсионные услуги Требования к качеству услуг Техническая документация (описания, регламенты, карты и т.д.)
Данный стандарт устанавливает, что «туристское предприятие должно иметь комплект действующих нормативных документов по обеспечению безопасности туристов и руководствоваться ими в своей деятельности».
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552; Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 "О Федеральном архивном агентстве"; Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.); «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28), направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.
Статьями 5.27.; 6.3.; 13.11.; 13.19.; 13.20; 15.1.; 15.2.; 15.6.; 15.11.; 20.4.; 21.1.; 21.4. Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрено наложение существенных штрафных санкций за ненадлежащее ведение предприятиями внутренней (локальной) документации по тем или иным направлениям.
В середине 2009 года вступил в силу ряд законодательных актов. Это прежде всего новая статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ужесточающая требования к организации хранения документов коммерческих организациях. Теперь организация может быть оштрафована на 200–300 тысяч рублей, например, за отсутствие номенклатуры дел.
Основные требования к оформлению документации как организационно-распорядительной, так и справочно-информационной содержаться в ГОСТ Р 6.30-2003 . В нем установлены обязательные реквизиты документов, а также правила их оформления.
Должностные инструкции персонала экскурсионного бюро готовятся на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.1998г. № 37, в его последней редакции.
В экскурсионном бюро документация делиться по следующим разделам:
- Основная документация - Положения о структурных подразделениях; Должностные инструкции персонала; Приказы и Приложения к Приказам о создании на предприятии современной системы документации;
- Документация по кадрам;
- Документация по бухгалтерии;
- Правовая документация – Типовые формы хозяйственных договоров и формы правовых документов по туристской деятельности.
Перечень документов на осуществление туристических услуг представлен в Приложении 1. Данный перечень может применяться и по отношению к экскурсионному бюро.
1.2. Документооборот экскурсионного бюро
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Потоки информации в организациях можно классифицировать как вертикальные и горизонтальные. Вертикальные потоки информации обычно связаны с отчетностью.
Горизонтальные потоки существуют в равной мере внутри отдела или между отделами и не связаны с передачей информации вверх или вниз по служебной лестнице.
Между данными потоками существует значительное различие и это нечто большее, чем просто их направление.
Для горизонтальных потоков характерно совместное использование информации. В этих потоках может отсутствовать какое-либо преднамеренное изменение информации, хотя передача информации может быть и неполной. Может оказаться так, что лишь часть данных потоков используется в работе по установленным правилам. Остальная часть этих потоков может циркулировать свободно и использоваться при неформальных отношениях между сотрудниками, но в интересах дела (некоторые утверждают, что эта часть потоков информации способствует улучшению результатов деятельности организации).
Информация, содержащаяся в вертикальных потоках, изменяется при ее движении вверх или вниз по формальным организационным структурам. При прохождении вверх информация суммируется, обобщается. При движении вниз передается лишь ограниченная часть информации, которая считается необходимой.
Последнее замечание характеризует синдром, определяемый как "информация есть власть". Отдельная личность рассматривает обладание информацией как источник для получения персональных преимуществ. Сокрытие информации от конкурентов или ее специальное распространение, когда Вам это выгодно, является распространенным явлением организационной жизни.
Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.
Современный документооборот организации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.
Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:
1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. Рациональное движение документов внутри организации.
4. Обработка исполненных и отправляемых документов.
Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации.
График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков осуществления работ.
Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Поэтому на предприятии следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.
Схемы документооборота разрабатывают, исходя из принципиальных схем, приведенных в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), с учетом конкретных условий деятельности и специфики предприятия. При построении схем документооборота необходимо особо выделять прохождение таких групп документов, как правительственная документация; предложения, заявления и жалобы граждан; документы, адресуемые на имя руководства и в адрес структурных подразделений.
Рациональная организация документооборота возможна при следующих условиях:
виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации;
внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
сроки создания и обработки документации определены, исходя из целей и задачи оперативного управления производством.
Основными правилами организации документооборота являются:
оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.
2. Специфика документационного обеспечения управления экскурсионного бюро
2.1. Характеристика экскурсионного бюро «Вояж»
Рассмотрим особенности документационного обеспечения управления на примере туристической фирмы «Вояж», в составе которой присутствует экскурсионное бюро.
Туристическая фирма «Вояж» была основана в 1990 г. и стала первой негосударственной компанией на туристическом рынке Челябинской области.
Многолетний опыт работы компании, своевременное исполнение взятых на себя обязательств в полном объеме привели к созданию крепких партнерских отношений с туроператорами. авиа и круизными компаниями, отелями и другими участниками туристического рынка. Современные технологии поиска и отбора туров в сочетании с опытом профессиональных сотрудников помогают быстро и четко ориентироваться в потоке предложений и подобрать тур максимально соответствующий пожеланиям наших клиентов.
Качество, предоставляемых услуг подтверждается неоднократными победами в различных конкурсах и соревнованиях в сфере туризма и отзывами, рекомендациями наших постоянных клиентов.
Миссия компании – предоставить возможность людям получать наслаждение от жизни, познавать новое, расширять свое сознание путешествуя по России и зарубежом.
Принципы работы компании:
-внимание и детальный подход к организации Вашего отдыха;
-усовершенствование имеющихся и освоение новых туристических услуг;
-непрерывное повышение профессионализма сотрудников;
-сотрудничество только с надежными партнерами.
Экскурсионное бюро в составе туристической компании «Вояж» предлагает следующие экскурсионные туры:
Туры выходного дня (организованные группы из Челябинска)
– "История последнего императора. Ганина Яма"
– "Осень на Зюраткуле"
– "Золотая осень Тургояка. Загадки острова Веры"
– "Родина российского золота". г. Березовский
– "Природный парк Оленьи Ручьи"
– "Уфимские истории". г. Уфа-п. Красноусольский
– "Симеон Верхотурский". Свердловская область
– "Кунгурская ледяная пещера". Пермский край
– "Жар зимы: горячие источники Тюмени". г. Тюмень
– "Тобольский кремль". г. Тобольск
– "Казань тысячелетняя". г. Казань - г. Елабуга
2.2. Особенности работы с документами в экскурсионном бюро
Перечислим основные документы, которые оформляет экскурсионное бюро при организации экскурсии.
Между экскурсионным бюро и туристом заключается договор, в котором отражено:
описание туристского путешествия, пунктов пребывания, продолжительности пребывания, условий размещения, программы обслуживания в каждом пункте путешествия;
описание достопримечательностей, особенностей местности и климата, погодных условий на период поездки, особенностей пребывания и информацию о правилах и специфике поведения во время турпоездки, в том числе об уважении местных обычаев и святынь. Наличии инфекционных и паразитарных заболеваний и выдаче клиенту памяток по их профилактике, разъяснении необходимости прививок перед посещением ряда стран;
- перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;
- информацию о приеме родителей с детьми и возможных возрастных ограничениях и ограничениях по медицинским показаниям;
- рекомендации при оформлении медицинской страховки (информация о правилах поведения туриста при наступлении страхового случая);
указание о том, что для предоставления туруслуги требуется минимальное количество участников и предельный срок ннформирования клиента в случае, если поездка будет аннулирована по причине недобора группы.
полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения), почтовый адрес и реестровый номер экскурсионного бюро;
сведения о туристе, а также его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;
общая цена туристского продукта в рублях;
информация о потребительских свойствах туристского продукта - о программе пребывания, маршруте и об условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, об условиях проживания (месте нахождения средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке туриста, о наличии экскурсовода (гида), гида-переводчика, инструктора-проводника, а также о дополнительных услугах;
права, обязанности и ответственность сторон;
условия изменения и расторжения договора;
сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком претензий к экскурсионному бюро в случае нарушения им условий договора;
сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности и по банковской гарантии.
Описание туристского путешествия конкретизируется в программе обслуживания, которая включает:
- маршрут путешествия;
- перечень турфирм-исполнителей услуг;
- перечень экскурсий;
- комплекс досуговых мероприятий;
- продолжительность пребывания в каждом пункте маршрута:
- виды и категория транспорта для внутримаршрутных перевозок;
- информацию о порядке поселения в гостинице.
Договор составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме (Приложение 2).
Туристическая путевка экскурсионного бюро является неотъемлемой частью договора о реализации туристского продукта и содержит условия экскурсии и общую цену туристского продукта.
Туристу также выдается информационный листок (памятка), который является гарантией того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре. Он оформляется в двух экземплярах и содержит общую информацию об экскурсии, на которую направляется турист, сведения о транспорте, которым можно добраться до места экскурсии, краткие правила переезда и провоза багажа, возможные угрозы жизни и здоровью и т. д.
Внутренними документами экскурсионного бюро являются маршрут экскурсии.
Обычный объем текста для автобусной экскурсии, рассчитанной на 3 часа, - 40-50 страниц и 25-30 страниц - для пешеходной.
Текст предваряет титульный лист с указанием названия краевого, областного (городского) совета по туризму и экскурсиям, экскурсионного учреждения, наименования темы, фамилий авторов и даты утверждения.
Текст должен включать введение и заключение, содержать характеристику объектов и конкретный материал, раскрываемый экскурсоводом.
Один из авторов является ответственным за текст. В его обязанности входит систематическое внесение дополнений и изменений в текст.
Одновременно с составлением текста экскурсии авторы подготавливают краткую аннотацию.
Построение экскурсии
Текст, как и методическая разработка, должен отражать содержание экскурсии. Ее восприятие как единого целого достигается логикой построения. В основе экскурсии должен лежать логический план, который соответствует общей композиции экскурсии.
Каждая экскурсия состоит из трех главных частей: вступления, основной части и заключения.
Все документы, принимаемые в экскурсионном бюро подлежат регистрации в журнале, а также подписываются руководителем.
В экскурсионном бюро «Вояж» функционируют следующие документопотоки:
Входящий документопоток складывается из:
- документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации управленческой деятельности для туристических компаний и экскурсионных бюро. По видовому составу к этим документам относятся: постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров об оплате за обучение (счет-фактуры, платежные поручения и др.);
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в учреждении и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в организации, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах предприятия. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.
В области работы с кадрами в экскурсионном бюро приняты должностные инструкции всех работников, в том числе и экскурсоводов.
Анализ документов экскурсионного бюро «Вояж» показал отсутствие инструкции по делопроизводству.
Заключение
В представленной курсовой работе рассмотрены особенности документационного обеспечения управления экскурсионного бюро. В заключение можно сделать следующие выводы.
Документационное обеспечение управления в экскурсионном бюро регламентируется законодательством РФ. Основные требования к обязательной документации содержаться в Гражданском, Трудовом кодексе, Федеральном законе «О туристической деятельности». Оформление документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а также государственными стандартами организации туристско-экскурсионных услуг.
Выделяются входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.
Особенности документационного обеспечения управления рассмотрены на примере экскурсионного бюро «Вояж».
Основными документами, которые принимаются в бюро являются:
-организационно-распорядительные (Устав экскурсионного бюро, Должностные инструкции экскурсоводов, менеджеров и др.)
- справочно-информационные (рекламные листы, описание маршрутов и др.)
При организации экскурсий в экскурсионном бюро заключается договор на оказание экскурсионных услуг, который определяет права и обязанности, как организации, так и туристов.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
На каждую группу туристов оформляется туристическая путевка.
Для каждого участника экскурсии составляется информационный лист описания экскурсии.
Для повышения эффективности работы с документами в экскурсионном бюро «Вояж» необходимо принять инструкцию по делопроизводству.
Библиография
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 30 декабря 2006 г.).
2. Федеральный закон от 24.11.1996 N 132-ФЗ (ред. от 22.08.2004) "Об основах туристической деятельности в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 04.10.1996)// "Собрание законодательства РФ", 19.08.1996, N 34, ст. 4029, "Российская газета", N 159, 22.08.1996.
3. ГОСТ Р6.30-2003 УСОРД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М., 2003.
4. Герд В. А. Экскурсионное дело. М.-Л., Госиздат, 2008.
5. Гейнике Н. А. Методы и практика экскурсионного дела. М., 2005.
6. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство. Учебник. М.: МЦФЭР, 2006.
7. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., пераб.,и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005.
8. Красавин А.С. Документирование и организация работы с кадровыми документами: практическое пособие. – М.: ИНФРА-М, 2004.
9. Ларин, М.В., Сокова, А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. 2-е изд.М., 2006.
10. Сухов, Р.И. Организация работы туристского агентства. Учебное пособие. М.; Р-Дону, 2006.
Приложение 1
Перечень документации для туристической фирмы, являющейся обществом с ограниченной ответственностью.
Основная документация:
Положение об Общем собрании (учредителей) участников общества;
Примерное Положение о Совете директоров общества;
Положение о Дирекции общества;
Положения о структурных подразделениях общества;
Документ, регламентирующий делопроизводство в обществе (Инструкция по делопроизводству);
Общий Бланк приказа по обществу;
Бланк общества;
Бланк письма общества;
Угловой штамп общества;
Угловой штамп общества с резолюцией руководителя об утверждении документа;
Номенклатура дел общества;
Положение об архиве общества;
Перечень сведений являющихся коммерческой (служебной) тайной общества;
Инструкция по противопожарной безопасности в обществе;
Инструкция по соблюдению санитарно-гигиенических правил и норм в обществе;
Порядок отчетности общества по воинскому учету перед военными комиссариатами;
Порядок статистического учета и отчетности в обществе;
Документ об организационно-управленческой структуре общества - Структура общества, включающая аппарат управления (отдельно) и прочие структурные подразделения (отдельно);
Штатное расписание работников общества, отдельно для аппарата управления общества и для прочих структурных подразделений общества;
Должностные инструкции;
Должностные инструкции аппарата управления и работников дирекции общества:
Должностные функции учредителей (участников) общества;
Должностные инструкции:
Директора туристической фирмы;
Заместителя директора туристической фирмы;
Главного бухгалтера;
Кассира;
Секретаря;
Курьера;
Юрисконсульта;
Работника по кадрам;
Ответственного за архив.
Должностные инструкции руководителей и сотрудников структурных подразделений общества.
Должностные инструкции:
Начальника структурного подразделения по оказанию туристских услуг;
Менеджера по внутреннему туризму;
Менеджера по внешнему туризму;
Менеджера по детскому туризму;
Помощника менеджера;
Технического работника.
Инструкция-памятка по теории науки управления (менеджмента) для руководства и сотрудников турфирмы;
Инструкция-памятка по менеджменту для сотрудников (менеджеров) турфирмы;
Инструкция-памятка по менеджменту для руководителя турфирмы.
Документация по кадрам:
Общий приказ по обществу о создании системы документации по кадрам и утверждении типовых форм документации по кадрам;
Правила внутреннего трудового распорядка общества;
Типовые формы приказов по кадрам с образцами формулировок приказов по кадрам, в соответствии с Унифицированными формами Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а;
Типовые формы приказов по кадрам и с образцами записей в трудовые книжки работников;
Инструкция по заполнению трудовых книжек;
Типовые формы трудовых договоров-контрактов с руководством и работниками общества;
Типовая форма личной карточки работника (Унифицированная форма Т-2);
Типовые формы кадровой документации по отпускам и командировкам
(Унифицированные формы №№ Т-7, Т-10, Т-10а.);
Типовые формы заявлений на имя руководителя о приеме на работу, увольнения с работы и т.п.;
Типовые формы штатного расписания аппарата управления и общего штатного расписания (согласно Унифицированной форме №Т-3);
Типовые формы договоров по индивидуальной и коллективной, полной материальной ответственности работников;
Типовые формы доверенностей;
Перечень вопросов вводного инструктажа работников общества;
Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте;
Табель учета использования рабочего времени.
Правовая документация (договоры).
Список договоров.
Договоры туристских услуг с клиентом.
1. Договор о туристическом обслуживании клиента универсальный (внутренний тур).
2. Договор о туристическом обслуживании клиента универсальный (выездной зарубежный тур).
3. Договор на предоставление туристских и экскурсионных услуг (выездной зарубежный тур).
4. Договор на оказание туристических услуг (выездной зарубежный тур).
5. Договор о туристическом обслуживании (выездной зарубежный тур).
6. Договор на оказание туристических услуг (внутренний детский тур).
7. Договор на предоставление туристских и экскурсионных услуг (внутренний тур).
8. Договор о предоставлении туристских услуг корпоративному клиенту.
9. Договор о предоставлении туристских услуг корпоративному клиенту (краткий).
Агентские договоры.
10. Агентский договор на реализацию туров (внутренний).
11. Агентский договор на реализацию туров (краткий) - 2 варианта.
12. Агентский договор на реализацию туров иностранного туроператора (вознаграждение – разница между стоимостью тура у Принципала и продажной стоимостью).
13. Договор купли-продажи туристического продукта от туроператора турагенту.
14. Агентский договор с турбазой.
15. Агентский договор на предоставление туристских услуг по бронированию.
16. Договор комиссии на реализацию санаторно-курортных путевок.
Визовые договоры.
17. Договор на оформление визовых документов для граждан РФ.
18. Агентский договор на оформление визовых документов (для иностранцев).
19. Договор комиссии по оказанию услуг, связанных с оформлением визовых документов в консульской службе (для иностранцев).
Договоры по страхованию.
20. Агентский договор на оказание страховых услуг гражданам, выезжающим на отдых за границу.
21. Образец договора обязательного личного страхования пассажиров, согл. Приложению № 2 к письму Росстрахнадзора от 24.06.1994г. № 05/1-6р/01.
Прочие договоры..
22. Договор аренды транспортного средства с экипажем.
23. Договор поручения на закупку авиабилетов (группа турфирм поручает одной турфирме).
24. Ассоциативный договор между несколькими турфирмами об обеспечении совместной туроператорской и турагентской деятельности.
25. Договор мены турпродуктами.
26. Договор цессии (переуступки долга).
Формы правовых документов и нормативы.
1. Выдержки из актов действующего законодательства РФ, регулирующих договорную практику по туристской деятельности. (1. ГК РФ ч.1, 2. ГК РФ ч.2, 3. Закон РФ от 07.02.1992г. № 2300-1 «О защите прав потребителей», 4. Федеральный закон РФ от 24.11.1996г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ»).
2. Бланк туристической путевки. Типовая форма Тур-1.
3. Бланк туристической путевки.
4. Типовая форма документа – сведения для оформления Российской въездной-выездной визы.
5. Типовая форма документа – сведения для оформления ходатайства о регистрации визы. Документация по бухгалтерии.
Перечень документов.
Типовые формы документации по ведению бухгалтерского учета общества по упрощенной форме учета:
Положение (приказ) по учетной политике на очередной год;
Варианты приказов по учетной политике.
Непосредственно по упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности.
Налоговая декларация по единому налогу,
уплачиваемому в связи с применением
упрощенной системы налогообложения;
Заявление о переходе
на упрощенную систему налогообложения;
Уведомление об отказе от применения
упрощенной системы налогообложения;
Сообщение об утрате права на применение упрощенной системы налогообложения;
Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения;
Книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни, Форма No. К-1.
По страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
Декларация по страховым взносам на
обязательное пенсионное страхование для лиц,
производящих выплаты физическим лицам;
Расчет по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам;
Заявление о регистрации в территориальных органах ПФР страхователя, уплачивающего страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации в виде фиксированного платежа;
Заявление о регистрации в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации страхователя – организации.
По государственным внебюджетным фондам.
Расчетная ведомость по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации.
По формам первичных документов.
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Табель учета использования рабочего времени и расчет заработной платы (Унифицированная форма N Т-12);
Табель учета использования рабочего времени и расчет заработной платы (Унифицированная форма N Т-13);
Расчетно - платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49);
Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51);
Платежная ведомость (Унифицированная
форма N Т-53;
Лицевой счет (СВТ) (Унифицированная форма N Т-54а);
Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60);
Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (Унифицированная форма N Т-61);
Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73);
Реестр депонированной заработной платы.
По учету результатов инвентаризации.
Акт инвентаризации наличных денежных средств (Унифицированная форма N ИНВ-15);
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Унифицированная форма N ИНВ-17);
Справка к акту инвентаризации расчетов с
покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17);
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-22).
По учету основных средств и
нематериальных активов.
Акт о приеме- передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (Унифицированная форма N ОС-1);
Инвентарная карточка учета объекта основных средств (Унифицированная форма N ОС-6);
Инвентарная книга учета объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-6б);
Акт о приеме (поступлении) оборудования
(Унифицированная форма N ОС-14);
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа), Форма No. В-1.
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-2);
Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-4);
Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-8).
По расчетным документам.
Платежное поручение (форма 0401060);
Аккредитив (форма 0401063);
Платежное требование (форма 0401061); Инкассовое поручение (форма 0401071);
Платежный ордер (форма 0401066);
Реестр счетов (форма 0401065);
Реестр переданных на инкассо расчетных документов (форма 0401014);
Заявление об акцепте, отказе от акцепта (форма 0401004);
Объявление на взнос наличными (форма 0402001).
По учету кассовых операций
Приходный кассовый ордер (Унифицированная
форма N КО-1);
Расходный кассовый ордер (Унифицированная
форма N КО-2);
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Унифицированная форма N КО-3);
Кассовая книга (Унифицированная форма N КО-4);
Книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (Унифицированная форма N КО-5);
Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1).
Приложение 2
ДОГОВОР № 25
НА ЭКСКУРСИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
г. Челябинск
«25» мая 2010 года
Общество с ограниченной ответственностью «Вояж», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Гусейнова Г. А., действующего на основании Устава, и общество с ограниченной ответственностью Вояж, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора, действующего на основании Устава, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем.
1. Предмет договора
1.1. Исполнитель обеспечивает экскурсионное сопровождение либо осуществляет стандартную обзорную экскурсию, экскурсию по музею или иному объекту туристского показа, экскурсию по специальной программе и другое, по предварительной Заявке Заказчика.
1.2. Исполнитель предоставляет _______25________ экскурсантам услуги, по заказанной
(количество человек)
теме экскурсии, в сроки с «25»мая 2010г. по «25» мая 2010 г. на территории Российской Федерации следующим видом транспорта _автобус________
_____________________________________________________________________________.
Услуги гидов-переводчиков _____русского_________________________языка.
(указать язык, на котором проводится экскурсия)
1.3. Все действия сторон по продаже услуг не выходят за гражданско-правовые рамки договоров возмездного оказания услуг.
1.4. Продаже подлежат услуги, включающие организацию экскурсионного обслуживания, услуги гидов-переводчиков и другие услуги, необходимые для совершения путешествия, индивидуальных лиц и групп граждан.
1.5. Услуги экскурсовода (гида) трактуются в рамках настоящего договора следующим образом: действия по сопровождению и ознакомлению экскурсантов с туристическими ресурсами, осуществляемые в информационных, учебных, познавательных, культурно-просветительных и других целях творческими работниками, обладающими соответствующей квалификацией.
Услуги гида-переводчика – действия по сопровождению и ознакомлению экскурсантов с туристическими ресурсами, осуществляемые посредством последовательного и/или синхронного перевода творческим работником, обладающим соответствующей квалификацией.
2. Обязанности сторон.
2.1.Обязанности Заказчика:
2.1.1. Предоставить Исполнителю письменную Заявку установленного образца на оказание экскурсионных услуг, приведённую в Приложении № 1, которое является неотъемлемой частью настоящего договора.
2.1.2. Направить Заявку по факсу, e-mail, или другим доступным способом связи не позднее, чем за 24 часа до предполагаемого момента оказания услуг индивидуальному лицу, и не позднее, чем за 72 часа и более до предполагаемого момента оказания услуг туристической группе.
2.1.3. Заказчик имеет право изменить ранее направленную Заявку Исполнителю или аннулировать её, направив соответствующее уведомление об изменении или аннулировании не позднее, чем за 24 часа до расчётного часа (12.00 часов текущих суток по Московскому времени) без учёта выходных и праздничных дней, установленных законодательством Российской Федерации, до предполагаемого момента оказания услуг индивидуальному лицу, а для группы экскурсантов до даты начала оказания услуг.
2.1.5. В случае не явки экскурсантов Заказчика в назначенное время, то по истечение 1 часа, Заявка считается выполненной Исполнителем и подлежит оплате заказчиком в полном объёме.
2.1.4. Заказчик обязуется предоставить Исполнителю до начала работы по настоящему договору количественный состав экскурсантов.
2.1.5. Своевременно оплатить услуги, входящие в экскурсионное обслуживание, согласно п.3.2.2. настоящего договора.
2.1.6. Нести полную ответственность за жизнь и здоровье, а также за поведение несовершеннолетних участников экскурсии. Возместить Исполнителю материальный ущерб, нанесенный участниками экскурсионного показа.
2.2. Обязанности Исполнителя:
2.2.1. Предоставить Заказчику набор услуг в соответствии с п.1 настоящего Договора, а при отсутствии возможности оказания услуг по указанной Заявке, сообщить об альтернативном варианте.
Обеспечить условия безопасности экскурсантов на маршруте.
2.2.2. В случае подтверждения Заявки Исполнитель гарантирует предоставление услуг экскурсантам в соответствии с условиями Заявки.
2.2.3. Предоставить экскурсантам Заказчика необходимую и достоверную информацию об услугах, их видах и особенностях.
2.2.4. Исполнитель обязуется информировать Заказчика обо всех изменениях цен и условий оказания услуг по факсу, e-mail или другим доступным способом связи, не позднее, чем за 5 (Пять) дней до предполагаемой даты таких изменений. В случае если Заказчик не сообщит в течение 3 (Трех) дней о принятии таких изменений от Исполнителя, Заявки принятые от Заказчика до получения им информации о таких изменениях, обслуживаются Исполнителем по новой цене и на новых условиях оказания услуг.
2.3. Исполнитель не несет ответственность за ущерб, нанесенный экскурсантами Заказчика третьей стороне или ущерб, нанесенный экскурсанту Заказчика третьей стороной.
2.4. Оказание туристических услуг экскурсантам Заказчика осуществляется только при наличии документа, подтверждающего факт оплаты Заказчиком экскурсионного обслуживания.
3. Порядок расчётов.
3.1. Расчет между Исполнителем и Заказчиком, производится по ценам, указанным в Приложение № 2, которое является неотъемлемой частью настоящего договора без учета налога на добавочную стоимость. Заказчик оплачивает, стоимость услуг в соответствии с выставленным Исполнителем счетом.
3.2.1. Счет выставляется по каждой конкретной Заявке и является подтверждением принятия Исполнителем Заявки на предоставление экскурсионных услуг экскурсантам Заказчика.
3.2.2. Заказчик оплачивает счет в течение 3 (трех) банковских дней с момента его получения, но не позднее, 24 часов до момента оказание экскурсионных услуг экскурсантам Заказчика, если иное не оговорено в дополнительном соглашении между Сторонами настоящего договора. (Либо производит предварительную оплату услуг в срок до «25» мая 2010 г. в сумме 5 тысяч_ и производит окончательную оплату услуг в срок до «25» мая 2010 г. в сумме 10 тыс. руб).
3.2.3. К каждому счёту Исполнитель направляет Заказчику Акт выполненных работ за истекший период. Датой оплаты считается день зачисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя, либо взнос наличных денежных средств в кассу предприятия. Все претензии принимаются в течение 5-ти дней от даты окончания оказания услуг и учитываются в последующих Актах.
3.2. В случае просрочки платежа Исполнитель оставляет за собой право приостановить прием Заявок до поступления причитающихся сумм на расчетный счет или в кассу Исполнителя.
3.3. Исполнитель не несет ответственность по возмещению денежных затрат Заказчику за оплаченные экскурсионные услуги, если Заказчик в период обслуживания по своему усмотрению или в связи со своими интересами не воспользовался всеми или частью заказанных услуг, и не возмещает расходы, выходящие за рамки оговоренных в настоящем договоре и Приложений к нему.
4. Конфиденциальность.
4.1. Условия настоящего договора, а так же дополнения (Приложения) к нему конфиденциальны и не подлежат разглашению третьим лицам.
4.2. Стороны принимают все необходимые меры для того, чтобы сотрудники, агенты, без предварительного письменного согласия другой Стороны не информировали третьих лиц об условиях данного договора, Приложений и дополнений к нему.
5. Срок действия договора.
5.1. Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до «25» мая 2010_ г. В дальнейшем договор может автоматически пролонгироваться на очередной календарный год, если только одна из сторон не позднее, чем за месяц до истечения срока действия договора письменно не заявит другой стороне о своем желании расторгнуть договор.
5.2. Действие договора может быть прекращено досрочно по соглашению сторон, а также путем одностороннего отказа одной из сторон от исполнения договора.
Такой односторонний отказ допускается в случае, если одна из сторон систематически (два и более раз) не исполняет или ненадлежащим образом исполняет свои обязательства по договору.
5.3. Во всех случаях расторжения договора по п.п. 5.1, 5.2, стороны сохраняют все свои обязательства по настоящему договору в период - с даты объявления одной стороной другой стороне о расторжении договора до даты собственно расторжения договора. В случае, если на момент истечения срока действия договора между сторонами будут существовать незавершенные расчеты, либо другие неисполненные обязательства сторон по договору, последний будет действовать до момента надлежащего исполнения таких неисполненных обязательств, либо до другого момента, установленного соглашением сторон.
6. Форс-мажорные обстоятельства.
6.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору, если докажут, что это было вызвано возникновением обстоятельств непреодолимой силы (война, стихийные бедствия, решения органов государственной власти и управления, а также другие обстоятельства, не зависящие от воли сторон, и не поддающиеся их контролю).
Стороны обязаны уведомлять друг друга о возникновении обстоятельств непреодолимой силы не позднее 3 (трех) рабочих дней с того момента, когда информирующая сторона узнала об их возникновении.
Такие уведомления направляются сторонами посредством факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей зафиксировать факт отправки и получения информации (документов) сторонами.
Если действие обстоятельств непреодолимой силы будет продолжаться более одного месяца, стороны вправе принять (без предъявления взаимных претензий) решение о прекращении действия Договора, либо о приостановлении его действия.
7. Прочие условия договора.
7.1. Стороны заявляют и гарантируют, что каждая из них, а также подписывающие договор представители сторон имеют легитимный юридический статус и правоспособность, позволяющие им заключить договор.
7.2. Любые изменения к договору будут действительными в случае совершения их в письменной форме по обоюдному согласию сторон.
7.3. По заключении договора предшествующие этому переговоры и переписка по вопросам, урегулированным договором, теряют силу.
7.4. Стороны обязаны информировать друг друга об изменении адресов и
реквизитов, оформленных в Договоре.
7.5. Все возникшие споры решаются путём переговоров. В случае не достижения договорённостей, споры разрешаются в арбитражном суде г. Москвы.
7.6. Договор составлен на русском языке, понятном для обеих сторон, и подписан в 2 (двух) экземплярах (по одному для каждой из сторон), имеющих одинаковую юридическую силу.
|
