СКАЧАТЬ РАБОТУ БЕСПЛАТНО -
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Учетные регистры и их классификация
В процессе хозяйственной деятельности в организации осуществляется множество различных хозяйственных операций, которые оформляются соответствующими документами. Данные документы после проверки и обработки группируются и записываются в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется данный этап учетной работы, называются учетными регистрами.
Учетные регистры являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность организации.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.
Учетные регистры группируются по ряду признаков (рис. 1).
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составляющие и подписывающие их.
Регистры хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию).
Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных неэкономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.
Регистры синтетического учета предназначены для систематизации информации по синтетическим счетам в обобщенном денежном выражении (оборотные ведомости).
Регистры аналитического учета отражают подробное содержание хозяйственных операций и ведутся в развитие синтетических счетов (карточки складского учета материалов, карточки пообъектного учета основных средств).
Комбинированные регистры учета, объединяющие синтетические и аналитические записи, что повышает достоверность и экономичность учета (журналы-ордера).
Накопительные и группировочные ведомости – это регистры, занимающие промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами.
Накопительные ведомости используются для накопления в течение месяца частных сумм из первичных документов по однородным хозяйственным операциям или объектам бухгалтерского учета.
Группировочные ведомости применяются для предварительной группировки и последующего распределения затрат по объектам учета. В отличие от накопительных группировочные ведомости отражают лишь месячные итоги по всей совокупности оправдательных документов.
Бухгалтерские книги – сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата различного графления, заверенные главным бухгалтером. Книги имеют двустороннее строение, одна сторона отводится для дебетовых, другая – для кредитовых бухгалтерских записей.
Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода их действия (месяц, квартал).
Карточки являются разновидностью свободных листов. Изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (приспособлены для хранения в специальных ящиках, картотеках). Карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируется номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия. Для карточек характерно одностороннее строение. На правой стороне помещаются дебетовые и кредитовые записи. Другие данные, являющиеся общими для них, находятся в карточке слева.
Карточки количественной формы ведутся для учета товарно-материальных ценностей на складе и только в количественном выражении.
Наибольшее распространение получили регистры количественно-суммового учета из-за их простоты и возможности использования для учета затрат на производство, т.е. по тем счетам, которые необходимо группировать по отдельным видам показателей. К ним относятся свободные листы, карточки, книги аналитического и синтетического учета.
Записи в учетные регистры производят вручную и на машинах линейным и шахматным способом. В первом случае дебетовые и кредитовые записи делаются на одной строке (контокоррентные карточки). При шахматной форме записи сумма по хозяйственной операции записывается лишь один раз, но одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов (шахматные ведомости). Таким образом, содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.
1.2. Порядок записей в учетные регистры
По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи производятся в хронологическом порядке их совершения и поступления (например, журнал отправки продукции покупателям, книга покупок, ведомость поступления денежных средств в кассу предприятия и т.п.).
В систематических бухгалтерских регистрах осуществляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примером такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) по учету затрат по видам продукции и по предприятию в целом.
Систематическая и хронологическая записи (формы регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете) объединяются в одном учетном регистре – журнале-ордере, где они дополняют друг друга.
По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (проще их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами).
В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной информации только в денежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста.
В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. В материальном учете записи ведутся в количественных и натуральных измерителях (ведомость движения материалов).
По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.
Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обобщения общей учетной информации в Главной книге. Характерной особенностью книг является то, что их заполняет один человек. В некоторых книгах все листы не только нумеруются, но и прошиваются и скрепляются печатью и надписью. Примерами таких книг являются кассовая книга, книга учета движения ценных бумаг.
Ведомости представляют собой листы либо отдельные, либо скрепленные между собой. Данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей делает возможным разделение учетной работы, так как они любым способом могут распределяться между счетными работниками, что облегчает своевременные записи в учетные регистры.
Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера или других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.
Карточки применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются главным образам для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.
Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или при помощи вычислительной техники (компьютеров).
К учетным записям предъявляются следующие требования: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность.
Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных, утвержденных документов. В необходимых случаях (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует обеспечению своевременности учета хозяйственных фактов.
Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином учетном регистре.
На основании данных сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких простых документов, производятся бухгалтерские записи в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами и др. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных простых документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые служат основанием для записи в соответствующий учетный регистр. Окончание записи отмечается на каждом документе путем проставления номера учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором этот документ отражен. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки.
Записи в учетные регистры необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) отражаются в учетных регистрах операции по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), операции по расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, книге покупок) и другие операции. Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) операций итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным итогом. В течение отчетного периода первичные документы по расходу материалов, начислению заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по производственным счетам, а внутри них – по изделиям, заказам и статьям затрат.
В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых делаются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расхода материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.
При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период значительно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.
Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующий учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.
Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением.
Наиболее существенными элементами бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:
дата записи в регистр;
номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
обоснование содержания записи;
принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического
учета;
сумма.
Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты.
В графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишется кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственной операции.
Бухгалтерские записи должны быть по смыслу точными и ясными, т.е. они должны отражать хозяйственные факты в полном соответствии с действительностью и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров, к тому же по аккуратно оформленному документу, позволяет легко обнаружить возможную ошибку и сразу же исправить ее. На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за период и исчисляется сальдо на бухгалтерских счетах.
1.3. Способы исправления ошибок в учетных регистрах
При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть своевременно выявлены и исправлены.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
При большом количестве бухгалтерских записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок используется сплошная проверка. Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции.
Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.
При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.
После того, как ошибки найдены, производят их исправление. Применяется несколько способов исправления ошибок в учетных регистрах.
Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе подтверждается надписью «исправлено», подписью лиц, подписавших документ, а также проставляется дата исправления.
Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регистрах, исправляются способом «дополнительных проводок». Этот способ применяется при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной.
Способ «Красное сторно» применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.
Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.
Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции.
2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Основные средства (01)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 86800 -
-
Оборот - Оборот -
Сальдо 86800
Амортизация основных средств (02)
(наименование счета)
Дебет Кредит
- Сальдо 24400
8) 3600
Оборот - Оборот 3600
Сальдо 28000
Нематериальные активы (04)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 11420 -
-
Оборот - Оборот -
Сальдо 11420
Амортизация нематериальных активов (05)
(наименование счета)
Дебет Кредит
- Сальдо 2750
9) 8
Оборот - Оборот 8
Сальдо 2758
Материалы (10)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 144300 3) 112600
4) 600
1) 23000
2) 2900
Оборот 25900 Оборот 113200
Сальдо 57000
Основное производство (20)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 12500 11) 154792
3) 112600
5) 17800
6) 4628
9) 8
10) 19256
Оборот 154292 Оборот 154792
Сальдо 12000
Общепроизводственные расходы (25)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо - 10) 9044
4) 600
5) 4400
6) 1144
7) 600
8) 2300
Оборот 9044 Оборот 9044
Сальдо -
Общехозяйственные расходы (26)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо - 10) 10212
5) 6200
6) 1612
7) 1100
8) 1300
Оборот 10212 Оборот 10212
Сальдо -
Готовая продукция (43)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 11800 12) 155792
11) 154792
Оборот 154792 Оборот 155792
Сальдо 10800
Расходы на продажу (44)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо - 13) 8000
13) 8000
Оборот 8000 Оборот 8000
Сальдо -
Касса (50)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 200 -
-
Оборот - Оборот -
Сальдо 200
Расчетные счета (51)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 14060 -
14) 204100
Оборот 204100 Оборот -
Сальдо 218160
Расчеты с поставщиками и подрядчиками (60)
(наименование счета)
Дебет Кредит
- Сальдо 1300
1) 23000
Оборот - Оборот 23000
Сальдо 24300
Резерв по сомнительным долгам (63)
(наименование счета)
Дебет Кредит
Сальдо 1080 -
-
Оборот - Оборот -
Сальдо 1080
Расчеты по краткосрочным кредитам и займам (66)
(наименование счета)
Дебет Кредит
- Сальдо 11700
-
Оборот - Оборот -
Сальдо 11700
Расчеты по налогам и сборам (68)
(наименование счета)
Дебет Кредит
- Сальдо 1230
-
Оборот - Оборот -
|
