ДОК - Реферат - бесплатно - КАТАЛОГ ДИПЛОМНЫХ, КУРСОВЫХ РАБОТ

Справочно-информационные документы содержат определенные сведения для принятия решений, позволяющие выбрать тот либо иной способ действия.

Документы этой группы можно подразделить на три подгруппы:

Протокольные документы. В нашей стране сотни тысяч коллегиальных органов, поэтому особое внимание придается документационному обслуживанию их деятельности. Основной формой деятельности коллегиального органа является заседание.

При подготовке и проведении заседания создается ряд промежуточных документов:

План работы организации – это составленный по определенной форме документ, в котором планируется оперативная работа организации, повторяющаяся периодически или выполняемая в разовом порядке в определенный отрезок времени.

План работы имеет типовую форму, которая пригодна для планирования работы отдельных структурных подразделений, групп и лиц.

При составлении плана особое внимание надо обращать на формулировку вопроса, из которого уже видно, актуален вопрос или нет, срочный или его можно рассмотреть несколько позже. К определению даты рассмотрения вопроса надо также подходить творчески, потому что ни поспешное, ни запоздалое решение не достигают цели.

Лица, назначенные ответственными за подготовку конкретного вопроса, должны своевременно оформить проект решения, справки, составить список приглашенных на заседание. По каждому вопросу заседания заранее определяется докладчик, что отражается в плане работы.

Желательно, чтобы каждый коллегиальный орган заседал в «свой» день, например, четверг или каждую третью пятницу месяца.

Форма планов – табличная и содержит реквизиты:

Планы работ подписывают должностные лица, ответственные за их выполнение: индивидуальные планы подписывают их составители; планы работ структурных подразделений – руководители подразделений.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов: такова, к примеру, работа совещательных органов – коллегий, научно-технических советов и т. п.

На практике нередко бывает, что в самый последний момент приходится менять повестку дня. В этом случае руководитель коллегиального органа решает, как быть с теми вопросами, которые выпали в силу объективных причин из повестки дня. И все же желательно, чтобы члены коллегиального органа хотя бы за два дня знали повестку дня. Включение любого внепланового вопроса обязательно должно быть согласовано хотя бы с одним из руководителей коллегиального органа.

Коллегиальный орган правомочен решать вопросы при наличии кворума, т. е. минимального числа присутствующих на заседании членов. Поэтому, если заранее известно, что обеспечить кворум невозможно (кто-то болен, или в командировке, или в отпуске и т. п.), заседание переносится.

На заседании присутствуют как постоянные участники (члены коллегиального органа, руководители структурных подразделений, представители вышестоящих или контролирующих органов), так и приглашенные для решения какого-либо вопроса.

Что касается постоянных участников, то они присутствуют на заседании от начала до конца.

Перед началом заседания все участники должны быть зарегистрированы в списке по следующей форме:

Открывая заседание, председатель ставит вопрос об утверждении повестки дня.

Все заседания коллегиального органа фиксируются в протоколе.

1.2. Оформление протокола

Протокол – это документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывают, обязательно перепечатывают (иногда инструкции требуют обязательного ведения протоколов в пронумерованной книге – в этом случае протокол представляют в рукописном виде) и представляют на подпись председателю заседания и секретарю.

Возможен и такой вариант, когда протокол подписывают председатель коллегиального органа, члены комиссии и секретарь.

В практике встречаются протоколы, составленные одним должностным лицом, например инспектором ГАИ МВД РФ. В этом случае название «Протокол» – традиционное, так как с Точки зрения документалистики – это не что иное, как акт.[3]

Протоколы оформляются на основе устных, рукописных, стенографических и магнитофонных записей. При оформлении протокола часто учитываются справки, проекты решений; переписывать их не надо, а следует сослаться на их реквизиты. Протоколы различают краткие и полные. Краткие протоколы содержат название обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступающих и принятые решения; остальные протоколы – полные.

В зависимости от способа фиксации протоколы могут быть рукописными (машинописными), стенографическими и фонографическими. В первом случае запись ведет секретарь, во втором это делает стенографист, а в третьем весь ход заседания фиксируется на магнитофоне. Понятно, что и стенограмма, и фонозапись подлежат последующему оформлению. Чтобы исключить недоразумения, все выступавшие обязаны ознакомиться со своей частью выступления и расписаться в расшифрованной стенограмме. Кроме того, расшифрованная стенограмма должна быть подписана председателем и секретарем собрания, и только после этого ее разрешается приложить к протоколу.

В формуляр протокола включаются следующие реквизиты:

В формуляр также включаются повестка дня и текст, в котором последовательно излагаются ход обсуждаемых вопросов и принятие решений.

Текст протокола состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также всех присутствующих членов коллегиального органа.

Иногда, особенно в торжественных случаях, собрание может выбрать президиум. В этом случае перед словом «Председатель» пишется «Президиум» и поименно указываются все лица, избранные в президиум собрания. Члены президиума также подписывают протокол. Их подписи располагаются после подписи председателя собрания. Если есть приглашенные, то и они могут быть указаны во вводной части. При этом следует указывать должность и организацию, которую они представляют. При большом количестве присутствующих на заседании или собрании указывается лишь общее число присутствующих. Иногда в таком случае можно к протоколу приложить список присутствующих.

Основной текст протокола подразделяется на пункты в соответствии с вопросами повестки дня. Пункты оформляются по стандартной форме: «Слушали», «Выступили», «Решили».

1. «Слушали» – указываются фамилии и инициалы докладчиков. Если доклад представлен, то в протоколе отмечается: «Доклад (или тезисы доклада) прилагается». В противном случае в протоколе надо кратко изложить основные положения доклада.

1. «Выступили» – сохраняется порядковый номер, который должен соответствовать порядковому номеру «Слушали». Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего. В протокол принято вносить краткую запись тех выступлений, которые содержат элемент новизны, критику, конструктивные предложения.

1. «Решили» – в этом разделе записывается принятое решение. Стиль протокольных решений – приказной, краткий и не допускающий двойного толкования.

Если решение принято без обсуждения, то раздел «Выступили» в протоколе опускается.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дела с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по мере минования надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного пользования, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривался, то в протоколе это обязательно должно быть зафиксировано.

Окончательное оформление протоколов производится после собрания, заседания, совещания. Подписанные протоколы вместе с приложениями хранятся в специальных папках в хронологическом порядке.

На собрании, заседании или на совещании обсуждается, как правило, несколько вопросов, причем часто ничем не связанных между собой. Если заинтересованному лицу потребуется представить куда-либо решение коллегиального органа по вопросам, касающимся его, этому лицу выдается выписка из протокола.

Формуляр «Выписки из протокола» имеет ряд особенностей.

В реквизите «вид документа» указывается «Выписка из протокола». В бланке «выписки» указываются «председатель», «секретарь», «присутствующие», «приглашенные» и полностью реквизит «повестка дня». Текст «выписки» состоит из разделов СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ. В «подписи» указывается, кто протокол подписал, дается расшифровка подписи председателя и секретаря, но личную подпись они не ставят.

«Выписка» заканчивается «заверительной надписью». Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы по документационному обеспечению управления (ДОУ).

1.3. Оформление докладных и объяснительных записок

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

1.4. Правила оформления акта

К информационно-справочным документам относится акт – документ, подтверждающий факты, события, действия.

Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации или распоряжением вышестоящей организации. В состав комиссии включают специалистов, способных разобраться в фактах, подлежащих обследованию. В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (например, когда бухгалтер-ревизор проводит плановую проверку финансовой деятельности детского сада).

Существует большое количество разновидностей актов: акты приема-передачи дел, акты ликвидации, проведения испытаний, акты списания материальных ценностей, коммерческие акты, акты инвентаризации, акты несчастных случаев и др.

Во время проверки ведутся предварительные записи, которые должны быть точными и объективными. Факты, включенные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии.

Датой акта является дата актируемого события, а не дата оформления и подписания документа.

Заголовок к тексту акта может формулироваться отглагольным существительным в именительном падеже, например: «Списание бензина».

Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую, включающую выводы. В первой части указывается основание для составления акта (полное наименование документа в именительном падеже, в связи с которым образована комиссия, его дата, номер и заголовок к тексту), перечисляется состав комиссии: председатель (должность с указанием названия организации, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы) в алфавитном порядке. Их печатают через 1,5 межстрочного интервала и нумеруют арабскими цифрами. Иногда указывают присутствующих (должность, фамилия, инициалы).

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.

Во второй части акта излагаются цели, задачи актирования, фиксируются установленные события, факты; иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.

Акт оформляется в необходимом количестве экземпляров, в конце его может быть указано их количество и местонахождение. Например:

Акты подписывают все члены комиссии. С ними могут знакомить и заинтересованных в их содержании лиц, которые визируют акты. Некоторые виды актов (приема законченных строительных объектов; списания; выполнения работ; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации и др.) утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.

1.5. Оформление других справочно-информационных документов

Слово «справка» в делопроизводстве имеет два значения.

1. Справка – данные или сведения, не оформленные документами. Отсюда и выражения: справочное значение документов, навести справку, получить справку (получить сведения), дать справку (дать сведения).

2. Справка – документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц и учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.).

Справка приобретает форму в зависимости от назначения и объема содержания.

Справки, связанные с основной хозяйственной деятельностью организации, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим организациям, а вторые – для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, внутренние – составителем.

1. Наименование предприятия, выдающего справку.

4. Указание на лицо, которому выдается справка.

7. Подписи должностных лиц (справки могут быть засвидетельствованы и одной подписью).

Справки можно писать от руки, на пишущей машинке или ПЭВМ.

Если содержание справок часто повторяется, необходимо подготовить их бланки формализованного вида, имеющие адресные данные организации и трафаретный текст. Однако бланки справок одного содержания не следует переделывать от руки или на ПЭВМ в справки другого содержания.

При выдаче справки регистрируются как исходящие документы.

Удостоверение – документ, устанавливающий конкретный факт. Например, данное лицо занимает в таком-то учреждении такую-то должность, или такому-то лицу предоставлено право проводить ревизии и т. п.

Удостоверения всегда именные. Их составляют на бланках предприятия в одном экземпляре, чаще всего используют специальные бланки. Удостоверения подлежат обязательной регистрации и выдаются только под расписку.

Удостоверения личности имеют такие же реквизиты, как и справки. Кроме того, в отдельных случаях необходимы фотокарточка и личная подпись владельца удостоверения.[5]

Если на удостоверении личности есть фотокарточка, то она обязательно скрепляется печатью предприятия. В удостоверении личности указывается срок его действия (как правило, удостоверение выдается на год). При освобождении от должности удостоверение личности необходимо сдать.

При направлении работника на определенный объект ему выдают командировочное удостоверение.

Такие удостоверения выдают только после издания соответствующего приказа, подписанного руководителем предприятия.

Дополнительные реквизиты командировочного удостоверения (по сравнению со справкой):

4. Серия и номер паспорта командируемого лица.

Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале но следующей форме:

По возвращении работника из командировки командировочное удостоверение сдается вместе с другими оправдательными документами в бухгалтерию предприятия.

Расписка – это документ, подтверждающий получение каких-либо денежных, материальных ценностей или документов.

Расписки составляются по произвольной форме. В расписке может содержаться обязательство, которое записывается с указанием срока возврата. Реквизиты расписки:

2. Должность, фамилия, имя и отчество лица, составляющего расписку.

5. Перечень ценностей с указанием количества, цены, суммы (цифрами и прописью).

Все свободные места, особенно между текстом и подписью, должны быть прочеркнуты. Все цифры обязательно следует указывать также и прописью. Иногда на расписке делается оговорка:

«Составлена в присутствии свидетелей тт....».

Свидетели своими подписями заверяют расписку.

В зависимости от содержания выделяют еще и расписки на получение документов. Такого рода расписки печатаются, как правило, типографским способом, а нужные недостающие сведения вписывают в них.

Режим хранения расписок такой же, как денежных и ценных документов.

Заключение (отзыв) представляет собой рецензию на документы самой организации, подведомственных подразделений, инструкции и разработки.

Этот вид документов распространен в институтах, например рецензии на научные работы, статьи, диссертации, дипломные работы, проекты стандартов и др.

В заключении (отзыве) содержатся краткое изложение существа вопроса, общая оценка рассматриваемого документа.

Рядом с подписью он должен указать свою должность и поставить дату составления.

Заключение, составленное и подписанное лицом, не имеющим права подписи исходящих документов, отсылается из организации с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

В заголовке к тексту указывается название документа, на который подготовлено заключение.

2. Правила оформления реквизитов

Рассмотрим правила оформления реквизитов к объяснительной записке.

Реквизитами внешней объяснительной записки, помимо реквизитов бланка, являются:

Реквизитами внутренней объяснительной записки являются:

Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами.

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08. 08. 2003. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2003. 08. 22.

Заголовок необходим для всех видов документов. Он должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)?

Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким, без указания наименования предприятия.

3. Оформление объяснительной записки

О причинах задержки обновления тематического комплекта «ИСАР»

Обновление тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» у пользователей не было произведено в установленный срок в связи с переносом выхода добавки № 7 к тематическому комплекту на 8 июля 2004.

Заключение

В работе были рассмотрены особенности составления справочно-информационной документации в организации. В заключение можно сделать следующие выводы.

Информационно-справочные документы являются внутренними документами организации. К ним относятся протоколы, акты, планы-графики, различного рода справки, внутренняя переписка сотрудников и т.д.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Каждый справочно-информационный документ имеет свои особенности оформления. Так, для протокола существует своя схема составления, для акта аналогично. Но, несмотря на это основные реквизиты документа сохраняются. В частности, наименование документа, дата, номер, подпись, печать и др.

Список использованных источников

2. Астахова Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. 2005. № 2. С. 3-9.

5. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2004. 220 с.

6. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2003 320 с.

7. Митченко О. Ю. О документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления // Делопроизводство. 2004. № 3. С. 25-32.

8. Сокова А. Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство. 2004. № 4. С. 4-8.

9. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2001. 80 с.

10. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2001. 144 с.

[1] Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2005. 272 с.

[2] Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2003 320 с.

[3] Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2004. 272 с.

[4] Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2001. 144 с.

[5] Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2003 320 с.

Статистика

Форма входа

Поиск

Категории раздела

1. Справочно-информационные документы

1.1. Понятие и состав справочно-информационных документов