СКАЧАТЬ РАБОТУ БЕСПЛАТНО -
Основные термины и определения, применяемые в процессе документационного обеспечения управления рассматриваются в работе В.В. Кардашевского «Документационное обеспечение управления. Словарь-справочник» (26), М.Ю. Рогожина «Справочник кадровика» (52), Д.Л. Щур «Справочник по делопроизводству» (67).
В отдельных работах предлагается система образцов и шаблонов документов в области делопроизводства: М.В. Стенюков «Образцы, шаблоны документов по делопроизводству» (60).
Современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий рассматриваются в работе С.Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления» (35), В.В. Паневчика «Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления» (48).
Таким образом, вопросы, связанные с организацией и функционирование системы документационного обеспечения на предприятии и в организации, достаточно разработаны. Однако мало изучены и представлены результаты исследований в области направлений совершенствования документационного обеспечения управления в практике российских предприятий.
Основными методами исследования в данной работе являются анализ и обобщение литературных источников, наблюдение, изучение документов, опрос.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка использованных источников и литературы, а также приложений.
Во введении сформулирована актуальность и практическая значимость выбранной темы, дана общая характеристика исследуемой темы, т.е. определены объект и предмет исследования, сформулирована цель исследования и задачи, которые помогут достичь поставленной цели. Также дана характеристика степени разработанности исследуемой проблемы в профессиональной литературе. Обоснована логика раскрытия темы выпускной квалификационной работы, дана характеристика структурных разделов.
В первой главе рассматриваются теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрываются основные понятия документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрывается сущность работы служб документационного обеспечения деятельности предприятия. Приводится технология обработки документов.
Во второй главе проводится анализ документационного обеспечения деятельности предприятия на примере ФГУП ЧЭРЗ. Дается общая характеристика предприятию, проводится оценка документационного обеспечения деятельности предприятия.
В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ФГУП ЧЭРЗ и проводится оценка их эффективности.
В заключении приведены результаты и сделаны основные выводы по результатам исследования.
Список использованных источников и литературы включает 73 наименования. Приложения дополняют текст выпускной квалификационной работы рисунками, схемами.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1. Понятие документационного обеспечения деятельности предприятия
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (73, с. 15) (рис. 1).
Рис. 1. Схема документационного обеспечения управления
Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. (69, с. 20).
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Учитывая тот факт, что процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения, то соответственно можно выделить основные задачи, решаемые в делопроизводстве (64, с. 18):
1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними (73, с. 16).
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Схема документооборота показана на рис. 2.
Рис. 2. Схема документооборота
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение (71, с. 20).
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п. (71, с. 22).
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа (71, с. 23).
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз (63, с. 28).
Существует целый ряд вариантов классификации документов (см. табл. 1).
Таблица 1
Виды классификации документов
Принцип классификации Подклассы
По происхождению Служебные, личные
По срочности Срочные, несрочные
По гласности Секретные, сов. секретные, для служебного пользования, несекретные
По форме Типовые, индивидуальные
По срокам хранения Временного хранения, долговременного, постоянного
По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние
По типу носителей Бумажные, электронные
Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся (60, с. 53):
– организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
– распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
– информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
– документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).
Основными задачами документационного обеспечения деятельности предприятия являются (58, с. 37):
– сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
– обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
В целом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет (64, с. 20).
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так (40, с. 10):
– руководство теряет целостную картину происходящего;
– структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
– это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
– приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
– для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
– оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.
В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли.
Осознав важность совершенствования документационного обеспечение управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур (9, с. 37).
Таким образом, деятельность предприятия невозможна без документационного обеспечения, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Основными задачами делопроизводства является документирование, организация работы с документами, систематизация архива.
При этом документооборот или движение от момента их создания до момента окончания работы с ними включает два контура: внешний и внутренний.
1.2. Служба документационного обеспечения деятельности предприятия
Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами (8).
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. (8).
Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования (59, с. 19):
1) в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
– секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
– инспекция при министре (руководителе ведомства);
– канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
– отдел писем (жалоб);
– отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
– центральный архив;
2) на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
– подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
– секретариат;
– экспедиция;
– копировально-множительное бюро;
– архив.
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо (8).
Однако независимо от названия главными задачами данных служб является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций управления.
К основным операциям, проводимым службой документационного обеспечения относятся (39, с. 34):
– учётно-справочная работа и регистрация документов,
– оформление и выпуск распорядительной документации учреждений,
– проверка соблюдения стандартов на документы,
– изготовление, размножение, копирование служебных документов,
– доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка,
– контроль за исполнением документов,
– использование, формирование, оформление, хранение дел.
Выделяют следующие функции служб документационного обеспечения управления (8):
1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.
2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.
3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.
4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.
5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
6. Учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями (8):
– секретариат;
– экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
– подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
– подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
– подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
– подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
– отдел совершенствования делопроизводства;
– копировально-множительное бюро;
– протокольная группа;
– редакционная группа;
– приемная;
–архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь (42, с. 120).
Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления представлены в табл. 2.
Таблица 2
Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления
Наименования подразделения службы ДОУ Выполняемые подразделением функции
секретариат информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)
планирование рабочего дня руководителей
предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов
составление и оформление документов по заданиям руководителей
аналитическая работа по документам по заданию руководителя
организация телефонных переговоров руководителей
организация командировок и деловых встреч руководителей и др.
экспедиция прием корреспонденции, поступающей в адрес организации
распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения
обработка отправляемых из организации документов
подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
ведение информационно-справочной работы по документам организации
подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
контроль за правильностью оформления документов
формирование дел
подготовка дел к передаче на хранение в архив организации
подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов организация контроля за сроками исполнения документов
постановка документов на контроль
проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей
предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов
снятие документов с контроля
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов
подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)
подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством
направление обращений граждан на исполнение
контроль за сроками исполнения обращений граждан
отправка писем-ответов гражданам
обобщение результатов исполнения обращений граждан
формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан
подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан
подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
считывание документов
отдел совершенствования делопроизводства разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)
разработка и корректировка номенклатуры дел организации
консультирование работников организации по вопросам работы с документами
методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях
проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации
организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству
разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве
постановка задач автоматизации делопроизводства
копировально-множительное бюро копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников
протокольная группа разработка планов работы коллегиальных органов
оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам
оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов
контроль за исполнением решений коллегиальных органов
оформление выписок из протоколов и др.
редакционная группа редактирование документов, издаваемых в организации
корректорская правка
подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования
приемная
(может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан) организация приема посетителей руководством организации
составление плана работы приемной
ведение учетной документации по личному приему граждан
организация исполнения документов, полученных при личном приеме
обобщение результатов приема посетителей
подготовка предложений по совершенствованию работы приемной
архив (организации) ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива
прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива
учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов
создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива
организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования
проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования
организация работы по составлению номенклатуры дел организации
оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами
участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления
участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления5
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную (8).
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма.
Выбирая ту или иную форму необходимо придерживаться следующих принципов (39, с. 49):
– оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
– современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т. п.);
– целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
– умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).
Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов (8):
1) норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;
2) норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;
3) норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;
4) норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);
5) норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).
При расчете необходимой численности работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая вычисляется по следующей формуле:
(1)
где То – общая годовая трудоемкость работ;
Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;
Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.
При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами:
- через нормы времени:
(2)
где Vi – объем работ i -го вида, выполняемый за год;
Нврi – норма времени на выполнение i -й работы;
- через нормы выработки:
(3)
где Нвырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.
Годовая трудоемкость ненормируемых работ определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:
(4)
где Нннj – трудоемкость ненормируемой j -й работы;
Vj – объем работы j -го вида, выполняемый за год.
После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:
(5)
где Ч – численность персонала;
То – общая годовая трудоемкость работ;
Фн – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год (условно принимается равным 2000 часов или 259 рабочих дней 7 );
Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле:
(6)
Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.
Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно (8):
– руководители;
– специалисты;
– другие служащие (или технические исполнители).
К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности (8):
– заведующий архивом;
– заведующий канцелярией;
– заведующий копировально-множительным бюро;
– заведующая машинописным бюро;
– заведующий экспедицией.
На практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала.
К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности (8):
– документовед;
– инспектор по контролю за исполнением поручений.
На практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории.
К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности (8):
– архивариус;
– делопроизводитель;
– машинистка;
– секретарь-машинистка;
– секретарь руководителя;
–секретарь-стенографистка;
– стенографистка;
– экспедитор.
Если говорить об оценке эффективности работы служб ДОУ, часто используют следующие критерии оценки, показатели деятельности, которые можно условно подразделить на три группы: качественные, количественные и комбинированные (42, с. 269).
К первой группе следует отнести качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, культурой управленческого труда и корпоративной культурой, использованием (наличием) информационных технологий и др.
Ко второй – показатели, по которым возможна количественная оценка оперативности и объемов работы (объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, количество выявленных фактов потери документов и др.). Некоторые критерии носят комбинированный характер: они включают как описательную оценку, так и количественные параметры (например, полнота реализации возложенных функций, квалификация работников, уровень автоматизации, техническое оснащение рабочих мест, оперативность работы и др.).
Соблюдение требований нормативных документов остается основополагающим критерием работы делопроизводственных служб. Задача заключается в том, чтобы, с одной стороны, сопоставить реально выполняемые функции с нормативно закрепленным комплексом, а с другой – оценить соответствие организации и технологии работы не только сегодняшним требованиям, но и требованиям завтрашнего дня. Поэтому существенное значение приобретает оценка работы служб ДОУ с позиций полноты реализации их функций. Пока еще перспективные направления работы, связанные с использованием новых информационных технологий и элементов электронного документооборота, не всегда отражаются в документах, регламентирующих деятельность служб ДОУ. Данное обстоятельство, а также в отдельных случаях недооценка роли делопроизводственных служб и ограниченность финансовых ресурсов становятся сдерживающими факторами при внедрении современных информационных технологий (41, с. 76).
Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный показатель, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования документооборота. Даже сам факт наличия или отсутствия информационной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве и оперативности работы. При этом в условиях использования корпоративных систем документооборота и электронного документооборота на первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства (35, с. 138).
Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями (учреждениями, предприятиями). Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации (39, с. 86).
Пользоваться данными об объемах документооборота нужно достаточно аккуратно. Нередко объемом документооборота называют как количество зарегистрированных документов (официальный показатель, отражающий объем документооборота), так и количество документов, включая их копии (показатель, характеризующий объем работы копировально-множительной службы и экспедиции) (39, с. 90).
Показатель штатной численности службы ДОУ в совокупности с показателями, отражающими объем документооборота и его динамику, позволяет судить о нагрузке на работников службы ДОУ. Здесь также играют роль и другие факторы, в том числе используемая технология, структура учреждения и службы ДОУ, территориальное размещение структурных подразделений. Для анализа трудозатрат и планирования объема работ для службы ДОУ в целом и отдельных работников используются нормы времени или выработки на основные виды работ. В частности, существуют Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, надо иметь в виду расширение использования компьютерных систем нового поколения. Следует отметить, что автоматизированные системы, внедрявшиеся около десяти лет назад, были, как правило, нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т.п.). Однако в итоге существенно снижаются суммарные трудозатраты организации в целом на передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу и др. (8)
Часть работ, выполняемых службами ДОУ, по своему характеру относится к административно-управленческой деятельности и не подлежит жесткому нормированию путем установления норм времени или выработки. На практике проблема нормирования таких работ решается экспертным путем, в том числе путем установления процента от общего бюджета рабочего времени организации или подразделения, определения норм управляемости, норм обслуживания или нормативов соотношений (8).
Соответствие квалификационным требованиям свидетельствует о способности работников выполнять установленные виды работ. С учетом задач автоматизации документооборота в квалификационных характеристиках руководителей и специалистов службы ДОУ и должностных инструкциях работникам (прежде всего для государственных учреждений) целесообразно отражать требования к знанию основ корпоративной системы документооборота и работы с электронными документами.
Организационные формы работы служб ДОУ во многом связаны с объемом документооборота, выполняемыми функциями, а также штатной численностью (см. табл.3). В настоящее время в условиях сочетания традиционного и электронного документооборота в зависимости от его объема, на наш взгляд, можно выделить несколько вариантов организации службы ДОУ (8).
Табли
|
