1. Архивная опись
Архивная опись: архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания
Опись выполняет информационную, поисковую, справочную и учетную функции.
Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.
Работнику делопроизводственной сферы приходится ежегодно по окончании делопроизводственного года составлять опись дел структурного подразделения.
Однако описи составляются не на все дела, а лишь на те, которые имеют срок хранения свыше 10 лет. Иногда приходится составлять несколько отдельных описей. Под отдельной описью подразумевается опись, имеющая свою валовую нумерацию.
Отдельные описи составляются на следующие группы дел, образовавшиеся в структурном подразделении в течение года: дела постоянного хранения; дела долговременного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; специфические виды документов (телеметрические, научно-технические, судебно-следственные и т. п.).
Если при учреждении существует какая-то общественная организация (комитет профсоюза, касса взаимопомощи, добровольное спортивное общество), то на документы этой организации также составляется отдельная опись.
Само собой разумеется, что если учреждение вообще не имеет структуры (деления на отделы), составляется одна опись дел всей организации. Одна из задач - распределить все дела на небольшие массивы и составить на каждую группу отдельную опись. По этой описи дела будут переданы в ведомственный архив, и она же послужит основой годового раздела описи фонда учреждения.
| 
