15. Этапы подготовки заседаний коллегиальных органов. Документирование их деятельности в учреждениях, организациях, на предприятиях.

Распорядительные документы при подготовке заседаний коллегиальных органов издаются в условиях единоличного принятия решения. К ним относятся:

·                    Постановление;

·                    Распоряжение;

·                    Приказ.

Процедура подготовки и принятия распорядительных документов в условиях коллегиальности  содержат следующие этапы:

1.                Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2.                Вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3.                Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4.                Принятие решения по вопросу (рассмотренным материалам).

5.                Оформление протокола заседания.

6.                Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

Процедура подготовки, и принятия и исполнения распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения описана в соответствующих нормативных правовых документах исполнительных органов местного самоуправления и Порядке подготовки и принятия распорядительных документов, договоров мэрии и контроля за их выполнением состоит из следующих этапов:

1.                Обоснования принятия распорядительного документа, сбора и анализа информации;

2.                Подготовкиа проекта распорядительного документа;

3.                Оформления проекта распорядительного документа;

4.                Регистрации и Ссогласованияе проекта документа распорядительного документа;

5.                Внесения проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6.                Подписания распорядительного документа;

7.                Регистрациия и рассылки распорядительного документа;

8.                Контроля за подготовкой и оформлением, регистрацией и согласованием, исполнением распорядительного документа;

9.                Исполнения распорядительного документа;

10.            Хранения распорядительных документов и передачи в архив.

Протоколы

Протокол - документ, отражающий процесс принятия управленческих решений и сами решения в ходе собра­ний, заседаний, совещаний.

Протокол оформляется во время заседания сотрудни­ком, ответственным за ведение работы с документами, ко­торый конспектирует или записывает на диктофон выступ­ления участников заседания.

Как правило, проведению заседания предшествует оп­ределенная подготовительная работа: участникам разда­ется информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол оформляется на внутреннем бланке предпри­ятия и содержит следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дата заседания;

- индекс;

- место заседания;

- гриф утверждения (в случае, если протокол подлежит утверждению);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Датой протокола является дата проведения совещания (заседания,собрания).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

Вводная часть содержит постоянную информацию: