Глава 1. Деятельность референта компании

1.1. Работа с документами

Организация и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Состав документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Документация регулируется ГОСТом Р 6.30-2003.

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вы­числительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, поста­новления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело(Грачев, 2008: 54).

   На предприятии различают три основных потока документации:

-       входящие документы, поступающие из других организаций;

-       исходящие документы, отправляемые в другие организации;

-       внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.             

   Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично” и в адрес общественных организаций.

   Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

-       направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

-       направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям (Шекшня, 2007: 48). 

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.