Протокол. Определение. Приведите подробное изложение правил составления и оформления реквизитов полного протокола с указанием всех требований

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях колле­гиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех слу­чаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их рас­шифровки. Вести протокол должен секретарь или специально на­значенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной за­писи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А 4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразде­ления), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окон­чательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12—14.03.04. Номер протокола является порядковым номером за­седаний коллегиального органа в течение года (в учебном заве­дении — учебного года). В реквизите «место заседания» указыва­ется город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название кол­легиального органа в родительном падеже, например «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформле­ния заголовочной части (это можно сделать до начала заседа­ния) приступают к составлению текста. Текст протокола подраз­деляется на две части: вводную, где указываются председатель­ствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основ­ную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» на­чинают протокол; печатается через два интервала, после заго­ловка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с про­писной буквы. После тире указывают фамилию председателя, ини­циалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:      Председатель — Харченко В. И.

Секретарь — Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок офор­мления этого раздела следующий. В протоколе заседания посто­янно действующего реального органа присутствующие посто­янные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должно­сти. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофа-мильный список прилагается к протоколу, о чем делается соот­ветствующая запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акцио­нерного общества указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присут­ствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисля­ются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора ... (фамилия, инициалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы ... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прила­гаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания при­лагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, со­ответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПО­СТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким обра­зом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повес­тки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обо­значающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записы­ваются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В. К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К. П. К 8 часам утра следующего дня вода была полнос­тью откачана и последствия аварии ликвидированы.