|
В пятом разделе Государственной
системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией
Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее:
"Документационное обеспечение управления в организации осуществляется
специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного
подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации"(11).
Говоря о наименовании
службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что
сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами,
отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий
отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное
наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его
выборе желательно учитывать следующие факторы:
-
структуру подразделения (имеет или не
имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
-
требования, предъявляемые к названию
(желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и
произносилось);
-
существующие делопроизводственные
традиции (30, с. 26).
Например, в Государственной
системе документационного обеспечения управления рекомендуется
использовать следующие наименования:
-
в министерствах и ведомствах –
управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
-
секретариат (приемная, секретариат
министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии,
протокольное бюро);
-
инспекция при министре (руководителе
ведомства);
-
канцелярия (бюро правительственной
переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро
и др.);
-
отдел писем (жалоб);
-
отдел совершенствования работы с
документами и внедрения технических средств;
-
центральный архив;
-
на государственных предприятиях
(объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских
организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других
организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в
состав которого, как правило, включаются:
-
подразделения по учету и регистрации,
контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических
средств, рассмотрению писем (жалоб);
-
секретариат;
-
экспедиция;
-
копировально-множительное бюро;
-
архив. (9, с. 6)
Однако для тех
организаций, которые категорически не желают использовать старые названия
службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить
варианты наименования, отражающие современные тенденции развития
документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления
документацией (документами).
В небольших
организациях служба документационного обеспечения управления, как
самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом
случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или
другое специально назначенное лицо.
Говоря о службе
документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные
задачи и функции.
К основным задачам
службы ДОУ можно отнести следующие, а именно: (19, с. 45)
1.
обеспечение единого порядка
документирования и работы с документами в организации и ее системе в соответствии
с действующими нормативами;
2.
совершенствование форм и методов работы
с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
В соответствии с
возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1.
функции, связанные с документированием
управленческой деятельности:
-
разработка бланков документов и
обеспечение их изготовления;
-
обеспечение изготовления документов,
стенографирования, копирования и тиражирования документов;
-
контроль за качеством подготовки и
оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры
согласования и удостоверения документов;
2.
функции, связанные с организацией работы
с документами:
-
установление единого порядка прохождения
документов (документооборота организации);
| 
