|
В
соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение
управления ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование
и организацию работы с официальными документами» (7). Таким образом, данное
определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности
два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих
направления:
·
документирование;
·
организация работы с документами.
Документирование управленческой деятельности
предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам
действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных
носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это
следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е. записанную и
оформленную надлежащим образом) "на материальном носителе информацию с
реквизитами - совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих
надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего
и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать" (7).
В свою очередь, управление документацией
предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам
действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению
(выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация - это не
что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с
определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе
деятельности предприятия (18, с. 63).
В настоящее
время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное
обеспечение управления» (ДОУ).
Такое
определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в
организации.
Документационное
обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах
самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами,
общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим
документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое
специально назначенное должностное лицо.
«Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на
основе единой технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением
установленного порядка работы с документами… осуществляются структурным
подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению
управления» — таковы функции службы документоведения в соответствии с
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в
Минюсте РФ 27 января 2006 г.
№ 7418 (12).
Для того чтобы
разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их
составления, оформления, формы и методы работы с документами.
Для всех
организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы
собственности или функций установлены единые требования по составлению и
оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных
положениях Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других
нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.
Работа
управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной
организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости
делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с
документами.
Средства
механизации подразделяются на:
·
технические средства составления и изготовления
документов (пишущие автоматы);
·
технические средства для копирования и оперативного
размножения документов (электрографическое копировальное оборудование –
ксерокс, а также средства оперативной полиграфии – гектографы, ротапринты,
ротаторы);
·
технические средства экспедиционной обработки
документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие
машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства,
бумагорезательное оборудование и др.);
·
средства хранения документов (различного рода шкафы,
стеллажи, картотеки) (22, с. 113).
| 
