Глава 1. Теоретические требования к организации кадрового документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Управление человеческими ресурсами – главная функция любой организации (предприятия, фирмы, корпорации, банка и других юридических лиц). Политика организации меняется на глазах – от подхода к определению будущих потребностей людей и развитию их потенциала. В последнее время кадровая служба по сравнению с другими подразделениями приобретает первостепенное значение в работе организации, поскольку от ошибок при подборе кадров во многом зависит судьба самой организации[1].
Поэтому главными задачами кадровой службы является документальное оформление и управление трудовыми отношениями таким образом, чтобы достичь всех целей, запланированных в организации.
В своей работе служба персонала руководствуется действующим трудовым законодательством, уставом и другими внутренними регламентами организации. Основным документом, определяющим ее деятельность, выступает «Положение о службе персонала», имеющее следующую типовую структуру:
- общая часть- полное наименование подразделения, подчиненность, статус руководителя, порядок его назначения и смещения с должности;
- функциональные обязанности, ранжированные по степени их важности (изложены далее);
- полномочия, переданные в компетентность данной службы для эффективного исполнения возложенных на нее функций (прежде всего, в части взаимоотношений с другими подразделениями, например, по вопросам передачи информации, проведения аттестаций сотрудников и т.п.);
- ответственность (административная и экономическая) за ненадлежащее исполнение установленных функций;
- приложения - утвержденная президентом ОСУ службы персонала и полный комплект должностных инструкций ее сотрудников[2].
Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного предприятия. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство[3].
Государственный стандарт "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
В соответствии с названным Стандартом делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие)[4].
Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. Небрежность в ведении кадрового делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д.[5]
Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например[6]:
- оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
- организовать учет личного состава;
- обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
- обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
- оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
- обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
- организовать учет рабочего времени;
- обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
- организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.
[1]Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. // Трудовое право, 2008. – №9. – С.18 – 27.
[2]Алавердов А.Р. Управление персоналом организации. – М.: Маркет ДС, 2012. – С. 28.
[3]Грузинов В.П. Экономика предприятия / В.П. Грузинов. – М.: Финансы и статистика, 2007. –С. 104.
[4]Кугушева Т.В. Делопроизводство: учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – С. 37.
[5]Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. // Трудовое право, 2008. – №9. – С.18 – 27.
[6]Саакян А.А. , Зайцев Г.Г.,Лашманова Н.В., Дягилева Н.В.Управление персоналом в организации. – Спб.: Питер, 2006. – С. 15-17.
| 
