Содержание

Введение 3

1. Роль секретаря в передаче информации посредством современных             средств 6
1.1. Роль секретаря в управленческой деятельности 6
1.2. Подготовка исходящих документов к передаче посредством 
современных средств 10

2. Особенности технических средств передачи информации 16
2.1. Виды технических средств передачи информации 16
2.2. Характеристика средства внутри- и внеофисной транспортировки 
документов 19
2.3. Критерии выбора средств передачи информации 31

Заключение 33
Список использованной литературы 36

Заключение

В заключении необходимо отметить, что одним  из важных вопросов организационного обеспечения делопроизводства является создание и развитие службы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организациях различного уровня, статус службы в системе управления, задачи и функции этой службы.

Согласно государственному стандарту: «Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Это определение делопроизводства приведено для того, чтобы показать место и роль делопроизводства в системе управления организацией и, следовательно, возможности организационного обеспечения этой отрасли деятельности.

В организациях, где делопроизводство считается отраслью деятельности, создаются и укрепляются самостоятельные структурные подразделения по управлению делопроизводством и документацией. В противном случае служба делопроизводства (если она формально образована) находится, как правило, в составе хозяйственного подразделения. Как видно, место и роль службы делопроизводства принципиально различны.

Создание служб делопроизводства как самостоятельных структурных подразделений, на мой взгляд, обусловлено многими причинами, из которых отмечу две. Первое, процессами создания и обработки документов надо управлять, аналогично необходимости управления людьми, финансами, ресурсами, снабжением и т.д. В практической деятельности организаций для управления этими процессами необходимо создавать самостоятельное структурное подразделение. Во-вторых, самостоятельность службы делопроизводства, как показывают исследования, прежде всего влияет на качество составления и обработки документов в организации.

В заключении необходимо отметить, что руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов на­деляется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответ­ственно издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации фи­нансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управ­ления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структур­ным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объ­ектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управле­ния. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управ­ления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

Решение проблемы делопроизводства на предприятиях и в организациях в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников службы делопроизводства. Безусловно, количество и профессионализм работников играют важную роль. Но их работа должна быть организована. Именно организация работы службы делопроизводства на научной основе позволяет более качественно решать многие вопросы делопроизводства. В этом плане важное значение имеет отношение к делопроизводству первого руководителя организации. Если первый руководитель заинтересован в улучшении работы с документами и предпринимает практические шаги в этом направлении, особенно в организационном плане, то уровень и качество работ в этой сфере значительно повышается. «Игнорирование» же первым руководителем решения актуальных и сложных вопросов организации делопроизводства, особенно в плане создания самостоятельной службы на предприятиях и в организациях, приводит, как правило, к негативным последствиям.

Список использованной литературы

1.        Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (в ред. от 12.07.2006 № 2-ФКЗ) // Российская газета. – 1993. - № 237; Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. - № 29. – Ст. 3119.

2.        Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) (в ред. от  30.12.2006 № 276 - ФЗ): федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51 – ФЗ  // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1994. - №  32. - Ст. 3301; Собрание законодательства Российской Федерации. - 2007. - №  1. - Ст. 39.

3.        Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая): федеральный закон от 26.01.1996 № 14 –ФЗ  (в ред. от  30.12.2006 № 276 - ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996. - № 5. - Ст. 410;  Собрание законодательства Российской Федерации. - 2007. - №  1. - Ст. 39.

4.        Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ): федеральный закон от 30 декабря 2001 № 195-ФЗ (в ред. от 30.12.2006 № 270 – ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 1 (часть I). - Ст. 1; Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 1 (часть I). - Ст. 1; Собрание законодательства Российской Федерации. - 2007. - № 1. - Ст. 33.

5.        Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. от 30.12.2006 № 271 - ФЗ): федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 1 (часть I). - Ст. 3.

6.        Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации: федеральный закон от 14 ноября 2002 № 138-ФЗ (в ред. от 05.12.2006 № 225 – ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. - № 46. - Ст. 4532; Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – № 50. - Ст. 5303.

7.     Об обществах с ограниченной ответственностью (в ред. от 18.12.2006 № 231 – ФЗ): федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1998. - № 7. - Ст. 785; Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. - № 52 (ч.1). – Ст. 5497.

8.     О минимальном размере оплаты труда (в ред. от 29.12.2004 № 198 – ФЗ): федеральный закон от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2000. - № 26. - Ст. 2729; Собрание законодательства Российской Федерации. - 2005. - № 1 (часть I). - Ст. 24.

9.      О несостоятельности (банкротстве): федеральный закон от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ (в ред. от 05.12.2007 № 13 - ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. - № 43. - Ст. 4190;  Российская газета. – 2007. - № 28.

10. О занятости населения в Российской Федерации (в ред. от 29.12.2006 № 258 – ФЗ): закон РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. - 1991. - № 18. - Ст. 566.

11. Российская Федерация. Президент. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005 № 1111):  указ от 06 марта 1997 г. № 188 // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1997. - № 10. - Ст. 1127; Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005. - № 39. - Ст. 3925.

12.  Российская Федерация. Правительство. О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки (в ред. от 20.12.2003 № 767): постановление  от 14 октября 1992 г. № 785 // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1992. - № 16. - Ст. 1253; Собрание законодательства Российской Федерации. - 2003. - № 52 (часть II). - Ст. 5067.

13. Российская Федерация. Правительство. Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы: постановление  от 11 апреля 2003 г. № 213 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2003. - № 16. - Ст. 1529.

14. Российская Федерация. Правительство. О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (в ред. от 06.02.2004 № 51): постановление от 16 апреля 2003 г. № 225 // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2003. - № 16. - Ст. 1539; Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. - № 8. - Ст. 663.

15.     Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) // ИПК Издательство стандартов, 1999.

16.    Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // ИПК Издательство стандартов, 2003.

17.    Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. Учебно-практическое пособие // Серия «Учебники и учебные пособия». – Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2002. – 352 с.

18.    Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (треьования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003):Практическое пособие // Серия «Справочники». 2-е изд. Испр. И доп. – Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2004. – 224 с.

19.    Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

20.    Делопроизводство: Учеб. для нач.проф.образования / Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – 176 с.

21.    Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Изд-во РДЛ, 2001. – 322 с.

22.    Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.  – 382 с.