Глава 1. Документационное обеспечение управления: основные понятия и типовые процессы

1.1...... ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Понятие документационного обеспечения управления в настоящее время употребля­ется в двух значениях:[1]

1. Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.

2. Структурное подразделение организации, осуществляю­щее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроиз­водства в подразделениях.

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

"Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполни­тельной власти".

Именно второе значение понятия "служба ДОУ" важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразде­ления, делопроизводитель - или работник, совмещающий вы­полнение делопроизводственных обязанностей с функциональ­ными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выпол­нение обязанностей по ведению делопроизводства можно толь­ко на основании приказа (распоряжения) руководителя орга­низации. Однако применительно к положению о службе ДОУ мы будем иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, кан­целярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответствен­но делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

Делопроизводство, документационное обеспечение, управление документами. Как известно, термин "делопроиз­водство" - старый термин, термин "документационное обес­печение (документационное обеспечение управления)", или сокращенно ДОУ, относительно новый, он употребляется на­ряду с термином "делопроизводство" в течение последних 30-35 лет. В настоящее время в литературе нет никаких доста­точно убедительных определений этих понятий, которые бы показывали разницу между ними. Специалисты в области ДОУ, как правило, употребляют их как синонимы и в том значении, которое закреплено ГОСТ Р 51141-98: "Делопроизводство; документационное обеспечение (управления): [2]Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами". Однако, можно отметить, что термин "ДОУ" предпочтительнее употреблять в тех случаях, когда речь идет о делопроизводстве на основе современных информационных технологий, а термин "делопроизводство" - в иных случаях, когда речь идет преиму­щественно о традиционной обработке документов. Но, во-пер­вых, это различие не отражено в официальном определении, а во-вторых, в настоящее время такое разделение представля­ется уже не актуальным[3].

Если вспомнить историю возникновения термина "ДОУ", то окажется, что его появлению способствовало не столько изменение представлений об обозначаемом понятии, сколь­ко вкусы времени. Термин "документационное обеспечение" был создан специалистами в области вычислительной тех­ники по аналогии с другими терминами, применявшимися разработчиками автоматизированных систем управления: программное обеспечение, математическое обеспечение, информационное обеспечение и др., а также по причине того, что само слово "делопроизводство" воспринималось ими как устаревшее.

В последние годы у нас входит в употребление еще один термин - "управление документами", являющийся букваль­ным переводом соответствующего английского термина "records management", обозначающий, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, "совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства про­ведения деловых (управленческих) операций". Сравнив опре­деление данного термина с определением делопроизводства по ГОСТ Р 51141-98, мы увидим, что и в том, и в другом случае речь идет о деятельности ("совокупность планомерных и эф­фективных действий"), связанной с документированием (соз­дание документов) и организацией работы с документами (об­работка, хранение, использование, уничтожение документов). Следовательно, есть все основания говорить о том, что и этот термин не несет ничего принципиально нового в своем опре­делении, что позволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание[4]. 

 В настоящее время содержание понятия  «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин  «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части:

1) документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов;